Reavalie os canais convencionais de comunicação interna

André Franco (*)

A comunicação interna tem papel de destaque no cotidiano das companhias. Estrategicamente, a CI (comunicação interna) ao usar de todos os seus recursos impacta o negócio como um todo, pois alcança os colaboradores com mensagens-chave frequentes, o que promove bom relacionamento, alinhamento, integração e engajamento entre o time da empresa. Segundo um estudo da Arthur J. Gallagher & Co., 60% das empresas não têm uma estratégia de comunicação interna de longo prazo.

Diante dessa dicotomia, é necessário parar para pensar quais são as consequências de uma estratégia de comunicação interna ineficaz ou até mesmo ruim. E mais ainda: avaliar a sua empresa/área diante disso. O que leva ao prejuízo na comunicação interna? – Quem insiste em dizer que os custos de errar na estratégia de CI são subjetivos está por fora. Estratégias ruins geram prejuízos financeiros e no clima da empresa, tomando como exemplo rápido a queda na produtividade e o desengajamento organizacional. É possível metrificar alguns desses erros. Vamos apresentá-los:

  1. – Excesso de e-mails – O e-mail é uma das ferramentas mais utilizadas no mundo corporativo. Entretanto, é comum ver o uso excessivo desse canal. Segundo a Snapcomms, 70% dos colaboradores têm sua rotina interrompida por novos e-mails.
    Essa interrupção tem consequências: de acordo com o mesmo estudo, o colaborador demora 64 segundos para voltar ao trabalho depois de uma interrupção causada pelo e-mail.

Imagine o seguinte exemplo: a empresa “ABC”, que tem um quadro de funcionários com a média salarial anual de R$ 50 mil. Esses colaboradores recebem, em média, 25 e-mails por semana dos times de comunicação e/ou RH contando de cada novidade e emitindo avisos. O prejuízo causado pela distração causada pelo excesso de e-mails chega a R$ 400 mil por ano, numa perspectiva de 1 mil colaboradores, segundo o estudo.

  1. – Reuniões presenciais – Mesmo passando por uma pandemia, é importante mostrar o quão prejudicial as reuniões presenciais desnecessárias podem ser no quesito financeiro. Como saber se esses encontros são desnecessários? Simples! Pare rapidamente e pense: posso deixar de reunir um grupo para passar informações e usar um canal digital para isso? Um aplicativo, por exemplo. Em questão de números, o cenário envolve:

A. – número de colaboradores presentes, em média, nessas reuniões;
B. – tempo gasto por colaborador recebendo avisos gerais que poderiam ser divulgados de forma digital;
C. – quantidade de times participantes nessas reuniões.

Detalhe: esse custo não inclui nenhum tipo de coffee break, que quando incluído na atividade eleva consideravelmente os gastos com comidinhas e bebidas. Imagina o quanto pode ser economizado ao investir em uma estratégia direcionada com o apoio de um canal digital?

  1. – Materiais impressos – De acordo com a pesquisa InfoTrends, 29% dos gastos de comunicação são com materiais impressos. Ao redirecionar esse valor para canais digitais, as empresas atacam em dois pontos: otimização de custos e sustentabilidade. Essa preocupação com a questão sustentável pode, inclusive, refletir na percepção da marca junto aos colaboradores. E sabemos o quanto a boa percepção interna e externa aumenta o valor da marca e facilita etapas como as de retenção e recrutamento de novos colaboradores.

(*) – É CEO do Dialog.ci, startup responsável por desenvolver uma plataforma online de comunicação interna e RH.

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