Cuidados são necessários para garantir integridade, autenticidade e segurança de arquivos digitais exigidos por lei
Diante dos avanços da transformação tecnológica, muitas empresas têm migrado seus acervos físicos para ambientes digitais a fim de obter mais segurança e automação em seus processos. No entanto, essa modernização exige atenção especial à preservação de documentos obrigatórios, cuja guarda é exigida por lei por prazos que variam de 5 a 35 anos. A correta gestão desses arquivos é essencial para evitar perdas, extravios e problemas legais.
De acordo com Roberto Gonçalves, CEO da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais, o primeiro passo é conhecer quais documentos precisam ser armazenados e por quanto tempo. Contratos, notas fiscais, folhas de pagamento e documentos contábeis, por exemplo, possuem prazos de guarda estipulados pela legislação brasileira.
“Digitalizar é importante, mas não basta apenas escanear e armazenar. É preciso garantir a validade jurídica desses documentos”, afirma o CEO.
A adoção de assinaturas digitais com certificação ICP-Brasil e a utilização de formatos padronizados e não proprietários — como PDF/A — são fundamentais para manter a integridade e autenticidade dos arquivos.
“Além disso, é necessário investir em sistemas que ofereçam controle de acesso, trilhas de auditoria e backups periódicos. Preservar digitalmente é também criar uma trilha confiável que demonstre que aquele documento não foi alterado ao longo do tempo”, acrescenta o porta-voz.
Ainda conforme Roberto, outro ponto relevante é a escolha de uma infraestrutura tecnológica segura e escalável, uma vez que armazenar documentos em servidores locais pode representar riscos, como falhas físicas ou ataques cibernéticos. Soluções em nuvem, quando devidamente homologadas, tendem a oferecer maior resiliência e disponibilidade. No entanto, a empresa responsável pela guarda dos dados deve cumprir critérios de segurança da informação e conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
“Junto a isso, a organização precisa estabelecer políticas internas claras sobre o ciclo de vida documental, definindo responsabilidades, prazos e procedimentos de descarte seguro ao fim do período legal de retenção. A ausência de uma política documental estruturada pode levar a penalidades legais e perdas de dados críticos para o negócio”, complementa Gonçalves.
Para o especialista da eBox Digital, o que complementa esses processos e faz com que as atividades caminhem corretamente é a conscientização da equipe que garante a eficácia. Treinamentos periódicos, disseminação de boas práticas e a criação de uma cultura de preservação digital são diferenciais que podem evitar falhas e certificar a longevidade dos registros.
“Preservar documentos obrigatórios na era digital é um desafio que exige planejamento, tecnologia e conhecimento técnico. Empresas que adotam uma estratégia bem estruturada protegem seus dados com eficiência e também sua reputação e sustentabilidade jurídica”, conclui o CEO.
