Eduardo Moisés
Com a evolução tecnológica e a correria do dia a dia, cada vez mais são criadas ferramentas para facilitar a vida dos cidadãos. O isolamento social fez com que muitos empresários se deparassem com uma nova realidade, sendo obrigatório o uso do home office e com isso, de novos jeitos de fazer negócios, reuniões etc.
Um exemplo de ferramenta muito utilizada nos tempos atuais é o contrato digital. O qual não possui barreiras geográficas, sendo assinado em poucos segundos, independentemente da quantidade de interessados e dos locais em que eles estejam, agilizando um processo que poderia durar dias se dependesse do deslocamento físico para colhimento de todas as assinaturas.
Estamos em tempos de melhoria de gestão e controle de documento para fins de segurança e proteção, além da economia com custo de armazenamento. O tempo perdido, bem como dinheiro, na constituição dos contratos físicos é grande para um mundo de inovação em que mudanças de conceitos são essenciais para a gestão.
No último estudo sobre a relação entre gestão de documentos e elevação de faturamento, os dados colhidos mostraram resultados assustadores que evidenciam como muitas das causas para as dificuldades financeiras das empresas podem residir em ineficiências quase imperceptíveis no dia a dia, tais como:
- gestores dispendem cerca de 30 dias por ano apenas procurando informações, devido à desorganização de arquivos físicos;
- profissionais, de forma geral, gastam entre 5% e 15% da sua jornada de trabalho lendo informações, mas até 50% procurando por elas;
- no mínimo 2/3 das informações armazenadas nas empresas poderiam ser removidas ou destruídas por serem obsoletas;
- o custo de recriação de um documento perdido (como um contrato extraviado, por exemplo) pode ser alto, a depender das consequências da perda;
- um documento é copiado, impresso ou escaneado, em média, cerca de 20 vezes, devido ao fato de a tramitação não ser feita de forma digital.
Uma outra pesquisa da IDC apurou que os funcionários passam cerca de 4(quatro) horas por semana para aprovar ou assinar documentos. Se sua empresa assina contratos muito lentamente ou encontra dificuldade em gerenciar muitos documentos de diferentes clientes, nítida a perda de tempo que poderia estar sendo utilizado de forma produtiva na empresa.
Assim, caso sua empresa ainda se encontre nos moldes passados, soterrada em papéis, está na hora de você rever seus processos internos e entender melhor os benefícios da empresa com a velocidade dos contratos eletrônicos. Tais contratos não afetam apenas a flexibilidade do gerenciamento de documentos, mas também a melhoria de desempenho de todas as áreas da empresa.
Em países como Estados Unidos, Alemanha e Japão, a maioria dos contratos assinados foi concluída digitalmente. No entanto, no Brasil, os atrasos na migração de algumas organizações para plataformas digitais geralmente se devem à pura ignorância. Especialmente em relação à legalidade das assinaturas digitais.
A segurança jurídica do contrato com assinatura digital
Um dos grandes benefícios do contrato digital é justamente seu maior nível de segurança, uma vez que os dados são criptografados, ou seja, “travados” de modo que apenas os signatários possam ter acesso ao seu conteúdo. Seu armazenamento também é muito mais seguro (desde que a empresa detenha uma política sólida de backups e recursos de hierarquização de acesso).
As assinaturas, físicas, eletrônicas ou digitais, são projetadas para garantir a autenticidade do assinante.
A assinatura eletrônica não se utiliza de Certificado Digital ICP-BRASIL, pois a comprovação da assinatura é feita através de evidências coletadas no momento da assinatura (Nome completo, e-mail, CPF, ip da máquina utilizada para realizar a assinatura, entre outros); é válida desde que acordada entre as partes que assinam o documento; não possui a mesma validade jurídica de um registro e autenticação no cartório.
Já a assinatura digital, introduzida nacionalmente pelaMedida Provisória 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil),é inequivocamente ligada ao certificado digital do signatário. Cada assinatura digital é vinculada a um documento eletrônico, dessa forma qualquer alteração sofrida pelo documento eletrônico será perceptível pela assinatura digital. Salienta-se que uma assinatura digital realizada enquanto o certificado digital do signatário for válido não pode ter sua autoria negada pelo signatário e tem a mesma validade jurídica que um registro e autenticação do cartório.
Portanto, constata-se que a assinatura eletrônica é o gênero referente a todos os métodos utilizados para assinar um documento eletrônico. É semelhante à assinatura no papel, porém no meio eletrônico. Para ter valor legal, a assinatura eletrônica é composta por três elementos essenciais: comprovação da integridade do documento, identificação e autenticação do autor da assinatura e registro da assinatura.
A certificação digital se apresenta como um caminho sem volta no estabelecimento de um novo padrão de autenticidade, integridade e confidencialidade de documentos, oferecendo agilidade, baixo custo e velocidade nos processos internos de empresas e escritórios contábeis de todos os portes.
Ressalta-se ainda que até rescisão de contratos eletrônicos com assinatura por certificado digital.
Portanto, cabe ao empresário, após análise ampla de seus processos internos, buscar, se o caso, uma plataforma ou ferramenta tecnológica para inovação de seus processos de contratação e rescisão, otimizando a funcionalidade de seu negócio.