Home office: com a volta ao trabalho em casa, como as empresas têm lidado com os reembolsos e gastos de funcionários

Devido a pandemia do novo coronavírus, no ano passado, as empresas precisaram adaptar o seu dia a dia e o home office se tornou a melhor opção para que o negócio não parasse de funcionar.

Apenas em 2020, segundo um estudo elaborado pela Fundação Instituto de Administração (FIA), 46% das empresas migraram para trabalhos remotos.

Neste ano, com o novo aumento de casos de Covid-19, as companhias que tinham voltado para seus lugares físicos, mais uma vez, precisaram recorrer ao home office. Mas, uma outra preocupação que tem afligido a vida dos empresários é o aumento das contas e a falta de dinheiro. O VExpenses, empresa de gestão de prestação de contas de gastos corporativos, também desenvolveu uma pesquisa que afirma que os gastos com delivery (306%), celular (108%) e internet (116%) aumentaram de forma significativa no ambiente corporativo em relação às quantidades de despesas apresentadas nos relatórios de prestação de contas do período pré-quarentena.

Diante disso, Thiago Campaz, CEO do VExpenses, separou cinco dicas de como as instituições podem auxiliar os colaboradores com a volta do home office e implementar um sistema de reembolso eficaz:

Faça um acordo por escrito – Circule um comunicado interno para todos os colaboradores, assegurando que todos estejam cientes da motivação das medidas tomadas por elas. É importante, inclusive, que ele faça um relato sobre a crise de saúde e que o regime de home office será adotado, ou mesmo mantido, para garantir segurança aos mesmos. Também colete uma confirmação virtual de leitura e ciência do documento dos seus colaboradores.

Monte a infraestrutura – Esse é o momento em que a empresa precisa ponderar se é mais vantajoso oferecer uma ajuda de custo ou reembolso para os gastos adicionais. Para tomar essa decisão, é necessário levar em consideração as políticas de gastos da empresa. Apesar de a ajuda de custo ser um valor fixo que pode ser provisionado todo mês, ela não exige prestação de contas, e assim não é possível auditar onde o dinheiro da empresa está sendo investido. O reembolso, por outro lado, exige a prestação de contas como etapa inicial do processo. Assim, acaba sendo um método mais justo tanto para a empresa, que arcará com o valor exato do custo do home office, quanto para o funcionário, que não sairá no prejuízo caso seus gastos sejam maiores do que o valor fixo estipulado como ajuda de custo. Porém, não esqueça de exigir comprovação desses gastos por meio da apresentação de comprovantes e notas fiscais.

Adapte sua política de reembolso de despesas – Se a companhia não estava acostumada com essa prática, é necessário construir uma política de reembolso de despesas, prevendo todos os gastos de teletrabalho embasados na recente medida provisória.

Use a tecnologia a seu favor – Muitos softwares de gestão remota podem ajudar a gerir a empresa neste momento. Então aposte neles e garanta que o funcionamento do seu negócio continue o mais próximo possível do cenário convencional. Além de otimizarem o tempo gasto com os processos administrativos-financeiros da empresa, essas ferramentas proporcionam até mesmo economia de gastos para a empresa. A adoção de um sistema de gestão de prestação de contas e reembolso de funcionários, por exemplo, possibilita uma economia com despesas de serviços postais e de entrega.

Mude o modo de cobrar sua equipe – Neste momento é preciso que você se adapte e passe a cobrar por resultados. Comece fazendo pequenas cobranças por atividades cumpridas, dessa forma, você garantirá um melhor andamento das atividades da corporação.

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