Processos manuais, pouca visibilidade sobre os gastos e excesso de retrabalho estão entre os sinais de que a gestão financeira das empresas precisa evoluir
Segundo o Panorama da Gestão de Despesas Corporativas, realizado pela Conta Simples em parceria com a Visa, as PMEs brasileiras dedicam, em média, 21 horas por semana a atividades como pagamentos, conciliações, controle de despesas e fechamento financeiro. Embora a tecnologia tenha mudado a forma como as empresas operam, a gestão financeira de muitas organizações ainda convive com processos manuais que consomem tempo, aumentam o risco de erros e dificultam a tomada de decisão.
A seguir, confira os cinco sinais de que sua empresa ainda opera com a gestão do século passado:
• Você só descobre quanto a empresa gastou no fim do mês
Se o controle financeiro depende do fechamento da fatura ou da conciliação bancária para existir, a empresa opera no escuro. De acordo com o Panorama, 63% das empresas atuam sem visibilidade de gastos em tempo real. Assim, as decisões sobre o orçamento são tomadas com base em informações desatualizadas, e qualquer ajuste de rota acontece com pouca eficiência, o que reduz a capacidade de planejamento financeiro.
• As despesas da empresa ainda são concentradas em um único cartão
Quando a maior parte dos pagamentos passa por um único cartão, muitas vezes sob responsabilidade do fundador ou de um dos sócios da empresa, aumenta o risco de misturar despesas pessoais e corporativas. Além de criar um gargalo operacional, essa centralização faz com que todas as despesas passem por uma única pessoa, desde assinaturas de software, viagens de negócios ou almoços com clientes. O modelo também reduz a governança sobre os gastos e dificulta identificar quem realizou cada despesa, para qual finalidade e dentro de qual orçamento.
• O fechamento financeiro ainda toma um dia inteiro de alguém
Se existe uma pessoa na equipe que passa o dia cruzando extratos, recibos e planilhas todo mês, é um sinal de que o controle só acontece depois que o dinheiro já saiu da empresa. A estrutura financeira até registra as despesas, mas não as organiza no momento em que acontecem. Quanto maior a dependência de processos manuais, maior tende a ser o risco de inconsistências e retrabalho.
• O controle das despesas ainda depende de planilhas ou até de cadernos
Embora sejam ferramentas familiares, planilhas e cadernos registram o que já aconteceu, exigem atualização manual e não se comunicam com os sistemas onde as despesas de fato ocorrem. Não por acaso, 39% das MPMEs brasileiras ainda recorrem a esses recursos para acompanhar despesas, segundo levantamento da Conta Simples, em parceria com a Visa. Em uma operação com múltiplos times, fornecedores e assinaturas recorrentes, ter visibilidade em tempo real dos gastos é requisito para manter o controle financeiro.
• O financeiro passa mais tempo conferindo gastos do que analisando o negócio
Quando o financeiro dedica mais tempo à conferência de comprovantes, reembolsos e lançamentos manuais, sobra pouco tempo para atividades que geram valor, como análise de indicadores, planejamento financeiro e tomada de decisões importantes para o crescimento da empresa. Em vez de atuar de forma estratégica, a área permanece presa a tarefas operacionais que poderiam ser simplificadas.
Para Rodrigo Tognini, CEO e cofundador da Conta Simples, modernizar a gestão financeira não significa apenas substituir ferramentas, mas rever processos. “O objetivo não é apenas reduzir o trabalho manual, mas garantir que o financeiro tenha informações confiáveis e em tempo real para apoiar o crescimento da empresa. Quanto menos tempo a equipe dedica à burocracia, mais consegue contribuir estrategicamente para o negócio”, conclui.
