Digitalização de documentos e descarte do documento físico

Eduardo Moises

De acordo com a Lei nº 12.682/2012, um documento digital possuirá o mesmo valor probatório que seu respectivo original apenas quando o processo de digitalização for realizado de forma a manter a integridade e a autenticidade do documento e contiver a assinatura por meio de um certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Entretanto, os requisitos legais para que os documentos digitalizados tenham o mesmo efeito jurídico que seus originais não são nada simples, não bastando escanear os documentos da sua empresa “de qualquer jeito” e pensar que já pode ir jogando fora os originais. Os requisitos são:

  • Estar em formato PDF/A (quando se tratar de textos impressos ou manuscritos, com ou sem ilustrações); ou PNG (quando se tratar de fotografias, cartazes, plantas ou mapas);
  • Possuir resolução mínima de 300 dpi (exceto no caso de plantas e mapas, hipótese na qual são exigidos 600 dpi);
  • Atender aos requisitos de cor, conforme cada tipo de documento, que pode ser monocromático (preto e branco), escala de cinza ou RGB (colorido);
  • A compressão do arquivo deve ser realizada sem perda, de forma que o arquivo descomprimido deve ser idêntico ao arquivo original;
  • O arquivo deve conter, no mínimo, os seguintes metadados: título descritivo do documento, palavras-chave que representem o conteúdo do documento, nome do autor, data e local da digitalização, identificador do documento digital (que deve ser um identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura), nome do responsável pela digitalização, tipo de documento, Hash (ou checksum) do arquivo (algoritmo que mapeia a sequência de bits do arquivo com a finalidade de verificar sua integridade);
  • Ser assinado digitalmente, pelo responsável pela digitalização, com certificação digital no padrão ICP-Brasil.

armazenamento dos arquivos também deve atender aos seguintes requisitos:

  • Proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados;
  • Indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado;
  • Armazenado de forma que permita a conferência do processo de digitalização adotado.

Assim que obedecidos todos esses requisitos, os documentos originais digitalizados poderão ser descartados.

Tendo em vista o ora explanado, contata-se que a maioria das pequenas e médias empresas preferirão conviver com o bom e velho arquivo morto, mas buscando eliminar, na medida do possível, a impressão de documentos físicos desnecessários.

Vale lembrar que Notas Fiscais Eletrônicas, boletos bancários, comprovantes de pagamentos eletrônicos, relatórios gerenciais internos extraídos de um software, etc.podem ser guardados apenas digitalmente sem nenhum problema, não havendo necessidade de sua impressão para posterior armazenamento.

Documentos originais importantes, como: contratos, recibos de pagamento, documentos da folha de pagamento, livros fiscais e contábeis obrigatórios, notas fiscais em papel, etc.; precisam ser mantidos de forma organizada pelo período de prescrição correspondente.

Ademais, mesmo que as empresas não atendam aos requisitos de digitalização acima expostos, acreditamos que a “digitalização simples” dos documentos continua sendo extremamente útil e recomendável para facilitar a gestão dos arquivos da empresa no dia-a-dia. Entretanto, ressalta-se que, neste caso, é importante guardar os documentos originais pelo período de prescrição correspondente a cada tipo de documento, que, normalmente, varia de 2 a 30 anos, mas podendo ser até por um prazo indefinido, como é o caso do Livro Diário e dos Contratos de Trabalho de Empregados.

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