Controlando a gestão de despesas através de negociações centralizadas

*Fernando Méro

Centralizar as negociações de uma organização dentro da área de compras é um desafio nas grandes organizações, mas que, se superado, traz diversos tipos de ganhos materiais para o resultado das empresas. As despesas sob gestão da área de compras dificilmente serão de 100%, mas podem chegar perto de 85% – 90% com a abordagem correta e criação de alguns processos e conceitos que serão abordados ao longo do texto.

Grandes organizações cada vez mais começaram a preferir aquisições e negociações centralizadas na área de compras corporativas. Aquisições centralizadas implicam que as decisões de compra e aquisição são tratadas e negociadas pela área de compras, a qual possui a expertise necessária para definir qual o melhor formato para dar sequência com a contratação. Por outro lado, as aquisições descentralizadas são aquelas atribuídas para todas as áreas de negócio sem seguir um procedimento padrão – em alguns casos, fora das normas de compliance e sem utilizar do know-how negocial da área de procurement. Não é que as áreas de negócios não saibam negociar, muito pelo contrário muitas delas, até pelo domínio do seu core-business, negocia muito bem, contudo a área de compras reúne conhecimentos específicos acerca de formatos negociais que, em conjunto com a área requisitante, tendem a trazer ótimos resultados para as Cias. Os benefícios da centralização das compras de uma empresa incluem: uso mais eficiente de recursos, estratégias negociais mais bem definidas, modelos de compra mais adequados para cada tipo de serviço (leilões, RFP’s, concorrências simples, aplicação de strategic sourcing, etc…) benefícios de escala, otimização de prazos de pagamento e working capital, melhor uso dos contratos (escopos) e melhor gerenciamento de gastos como um todo.

Quando a organização está em meio a um ambiente pouco mais descentralizado e necessita otimizar suas despesas, é natural que a ênfase seja para as iniciativas estratégicas que possuem maior SPEND e, consequentemente, mais oportunidade de captura de economia. O formato mais adequado para execução deste processo se dá por meio da execução de estratégias de categoria – criar o conceito de compradores BP’s (business partners), ou seja, compradores focados nas categorias mais estratégicas.

O comprador business partner, uma vez institucionalizado, representa a área de compras juntos aos seus clientes internos, como um ponto focal, trabalhando e negociando junto com as áreas requisitantes, oferecendo possíveis novas fontes de suprimentos e trazendo “impessoalidade” para as negociações. A literatura de procurement alega que a área de compras, sempre que bem envolvida nas negociações, tende a trazer entre 5 a 15% de economia para os projetos: trazendo isso para um universo negocial hipotético de R$ 300MM, por exemplo, há grandes chances das negociações estruturadas gerarem uma economia diretamente visível no P&L, de entre R$15MM e R$45MM, quando maior o SPEND capturado, maior a economia.

Entretanto, além da criação do conceito de compradores especialistas em categorias (BP’s), como aumentar ainda mais as despesas sob a gestão da área de compras?

1.-  Construa influência a partir de boa governança, processos e bons resultados.

Se você não implementou nenhuma política de sourcing, não treinou seus compradores – com atenção para as categorias nas quais eles atuarão —, não aplicou os princípios de TCO (total cost of ownership) ou não esteve envolvido na construção de relações com fornecedores, há muito o que fazer. Além de planejar os itens anteriormente citados, há a necessidade de se criar o aculturamento das partes interessadas relevantes para se chegar a um acordo sobre como lidar com os gastos não gerenciados pela área de compras e deixar claro que o trabalho será feito em conjunto, com metas realistas e objetivos compartilhados.

2.- Demonstrar que os processos de compras facilitarão o dia a dia dos clientes internos e trarão mais governança nas aquisições.

É muito importante que o cliente interno esteja confortável com os processos e trâmites que criarão essa interação com a área de compras. Uma forma prática para que isso se torne realidade é levar um fluxograma claro como step by step do processo de compras, explicando como será o a execução da criação da requisição de compras, os SLA’s que a área precisará para executar os projetos e demonstrar toda a governança que os processos estruturados de compras trarão para a organização.

3.- Esclareça que o ambiente será colaborativo.

Deixe claro que todo o trabalho que a área de compras irá efetuar será colaborativo e em conjunto com a área requisitante. É de suma importância que o cliente interno fique completamente seguro de que a área de compras não irá expor negativamente qualquer negociação que tenha algum tipo de falha no passado, e que todos os méritos das futuras negociações serão comemorados em conjunto. A área de compras depende dos clientes internos para conseguir as melhores negociações dentro desse ecossistema colaborativo.

4.- As economias geradas são benéficas para a organização e para os orçamentos das áreas requisitantes.

A área de compras bem estruturada certamente trará economias relevantes para a empresa, seja por meio de negociação de preços, seja por prazos de pagamento e/ou melhorias nos escopos contratados, e o cliente interno precisa entender com clareza que isso, além de ser colaborativo, conforme exposto no tópico 3, trará benefícios não somente para a organização, mas também para a própria área “usuária” da expertise negocial de compras. Com todas as pressões para otimização de custos que o ambiente econômico nos impõe atualmente, qual área não quer um parceiro de negócios para ajudar em seu OPEX/CAPEX? Basta novamente ser muito claro acerca de que os “créditos” serão colaborativos e que todas as áreas sairão beneficiadas com isso.

(*) É Diretor de Expansão, Engenharia, Arquitetura e Contratos no Magazine Luiza e Board Member do Inbrasc (Instituto Brasileiro de Supply Chain), a maior escola de negócios focada em compras, logística e planejamento do Brasil. É formado em Administração de Empresas pelo Mackenzie, especializado em Dinâmica de Negócios pelo INSPER e com MBA pela BSP.

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