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Como a digitalização de documentos está revolucionando as empresas

em Negócios
quinta-feira, 13 de junho de 2024

Imagem: juststock_CANVA

Em um mundo cada vez mais digital, a transformação tecnológica tornou-se essencial para o sucesso dos negócios. Segundo um estudo da Gartner, 87% dos executivos seniores consideram a transformação digital uma prioridade organizacional, fundamental para impulsionar o crescimento e melhorar a experiência do cliente.

A digitalização de documentos, uma vertente crucial dessa transformação, viu um aumento significativo de 54% na adoção no Brasil após a pandemia, conforme pesquisa da Forrester. Mas como esse processo realmente funciona dentro das organizações?

Marcelo Araújo, diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais, desvenda as etapas fundamentais para a implementação da digitalização.

“O primeiro passo é realizar uma análise detalhada dos arquivos físicos, identificando tipologias, métricas e temporalidade. Em seguida, verifica-se a possibilidade de descarte dos documentos físicos, respeitando prazos e características legais. A definição de metadados para indexação na plataforma e a categorização de volumetrias de caixas, páginas e tipos documentais são etapas essenciais”, explica Marcelo.

Após essa análise, a digitalização se inicia com a retirada segura dos documentos físicos, sua protocolização e cadastramento conforme as diretrizes estabelecidas. “O documento digitalizado é então indexado no sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), passando por um rigoroso controle de qualidade antes de ficar disponível para a empresa”, acrescenta o diretor.

Implementar a digitalização não é apenas sobre acompanhar inovações; trata-se de transformar o modo como as empresas operam. “A digitalização garante segurança da informação, praticidade nas consultas, agilidade em atividades internas, gestão disciplinada de documentos e acessos simultâneos e ilimitados. É uma revolução na forma de gerir informações”, destaca Marcelo.

Além dos benefícios operacionais, a digitalização contribui significativamente para a sustentabilidade, reduzindo a necessidade de papel e o impacto ambiental. Dados do Panorama dos Resíduos Sólidos no Brasil 2020 indicam que resíduos de papel representam 26% do lixo em aterros sanitários.

“Adotar a digitalização é investir no futuro, assegurando que os negócios evoluam em todas as frentes”, conclui Marcelo. – Fonte e outras informações: (https://www.eboxdigital.com.br).