Excesso de reuniões – Será que apenas um e-mail resolve?

Conceiyção Montserrat (*)

Com a questão da Pandemia, tivemos que nos reorganizar para atender nossa demanda de trabalho. O que não estávamos preparados, era em como lidar com a comunicação a distância, em como manter nossa rotina interna dos escritórios, com tantos assuntos abordados diariamente. A solução foi fazer reuniões online e discutir estes assuntos.

A questão é que somos emocionais, precisamos falar e explicar a linha de raciocínio, uma ideia, um projeto, detalhes de condução junto ao cliente, enfim… todos os assuntos estão sendo abordados em reuniões online, que por muitas vezes são desnecessárias para muitos dos participantes.

Por muitas vezes, o funcionário ou colaborador tem que participar de reuniões, conferências em horários simultâneos. E como fazer com esta situação?
Na maioria das vezes o profissional participa dos compromissos de forma irregular, ou seja, um pedaço em cada compromisso, para não demonstrar ausência ou falta de interesse.

Mas na prática, isto causa estresse no profissional, ele não compreendeu o que foi apresentado, depois ele é cobrado por algo que desconhece e se frusta por não poder atender de forma consistente as suas obrigações. Neste caso, o ideal é que o gerente ou gestor organize os assuntos, verifique se realmente é necessário, uma reunião para discutir a pauta e quem de fato deve participar.

O momento agora permite que possamos otimizar o tempo dos profissionais envolvidos e dar autonomia para que eles apresentem soluções para uma situação, exercitando o lado criativo de cada colaborador. Com isto, a empresa tem a possibilidade de descobrir novos talentos e inserir esta descoberta no crescimento da empresa.

Valorizar o tempo, definir se os assuntos serão por reuniões virtuais, comunicação e discussão por e-mail é o mais correto a ser feito. Muitas vezes a comunicação por e-mail otimiza o tempo de fazer a reunião online para um assunto que não seja tão relevante. Devemos focar em ajudar todos os envolvidos a oferecerem o melhor para a empresa, fazendo uma organização com os líderes dos setores e apresentando novos formatos de discussão nos assuntos importantes dentro da empresa.

Descobrindo um jeito novo de se comunicar, que funcione, para todos os envolvidos dentro da empresa, é a melhor solução. Pois, teremos alguns meses ainda incertos dos procedimentos sociais e corporativos. Sendo toda ideia e solução muito bem vinda nestes dias atuais. O importante é não utilizar muito tempo útil em reuniões que não são produtivas e direcionar as comunicações das decisões e novidades através de canal específico por e-mail.

Vale a pena estudar suas necessidades e otimizar o tempo de seus colaboradores objetivando o crescimento da empresa e a produtividade de cada um e quem sabe apenas um email resolve?.

Pense nisto!

(*) – É CEO da Montserrat Consultoria (www.montserratconsultoria.com.br).

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