Benefícios da digitalização de documentos para empresas

Marcelo Carreira (*)

As organizações estão entrando na era digital mais rápido do que nunca. No entanto, ainda existem muitos processos e funções que ainda precisam ser atualizados. Os registros em papel, por exemplo, ainda estão difundidos em várias empresas – o problema é que isso pode estar dificultando o caminho para uma transformação digital.

A solução para isso é que as empresas vejam o valor e os benefícios da digitalização de documentos, a base para iniciar sua jornada de transformação digital. Conheça sete benefícios atraentes da digitalização de documentos e como ela pode agregar valor a toda a sua organização e processos:

  1. – Espaço de escritório maximizado – Em vez de dedicar um valioso espaço de escritório ao armazenamento de registros, você pode realocá-lo para uma área mais lucrativa do seu negócio.

E não importa o tipo – arquivos fiscais, registros de pacientes ou faturas – a digitalização consolida e armazena informações em um banco de dados seguro na nuvem, em vez de em armários de arquivos superlotados.

  1. – Conformidade Aprimorada – Seja no setor de saúde, jurídico ou financeiro, você deseja garantir que sua empresa cumpra os requisitos legais e regulamentares. Documentos em papel não são apenas difíceis de organizar, mas também são fáceis de perder. A digitalização de documentos oferece acesso seguro aos seus documentos mais confidenciais quando você precisar.
  2. – Maior eficiência – Um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem permite que os funcionários concentrem seu tempo nos negócios em questão, em vez de pesquisas intermináveis de documentos. O compartilhamento de documentos eletrônicos com vários membros da equipe em várias localizações geográficas agiliza os processos de negócios de maneira prática e colaborativa.
  3. – Segurança aprimorada – Seus documentos em papel podem ser suscetíveis à deterioração ou danos causados por condições climáticas desfavoráveis ou desastres inesperados. Felizmente, a digitalização de documentos oferece opções aprimoradas de recuperação para minimizar o impacto e fazer com que seus negócios voltem a funcionar rapidamente.

Os documentos digitais são copiados com segurança para evitar que suas informações sejam perdidas permanentemente ou acessadas por terceiros não autorizados.

  1. – Atendimento ao cliente aprimorado – No mundo de hoje, há uma demanda por respostas rápidas. A digitalização fornece aos funcionários acesso rápido às informações, permitindo que eles respondam às solicitações dos clientes mais rapidamente. Como resultado, sua empresa fornecerá níveis de serviço aprimorados, beneficiando-se com o aumento da satisfação do cliente.
  2. – Local de trabalho ecologicamente correto – A conversão para um local de trabalho digital contribui para um sistema de gestão ambiental. Imagine como a simples alteração de seus procedimentos de gerenciamento de documentos poderia reduzir o desmatamento, a poluição e o uso de combustível fóssil.

A digitalização de documentos reduz a quantidade de papel que circula em todo o local de trabalho, ao mesmo tempo em que promove um ambiente mais ecológico.

  1. – Solução econômica – Embora a digitalização de documentos possa ser considerada um investimento inicial caro, ela pode economizar dinheiro a longo prazo. Se você imaginar o tempo e os recursos gastos em papel e registros armazenados em sua organização, poderá economizar ao se tornar digital.

E o melhor de tudo, você pode digitalizar os documentos aos quais precisa de acesso imediato e armazenar o restante em um local de armazenamento de registros externo.

  1. – Benefícios da terceirização da digitalização de documentos – As empresas precisam ser produtivas para expandir seus negócios. Os serviços de digitalização fornecem especialistas em imagens profissionais, scanners de alta velocidade e software de imagem de última geração para transformar seu papel em formatos digitais pesquisáveis.

Quando precisar de um arquivo, você pode recuperá-lo de um repositório baseado em nuvem e compartilhá-lo facilmente com a equipe.

Terceirizar seu projeto de transformação digital para um parceiro de gerenciamento de documentos qualificado não apenas ajuda a economizar tempo e dinheiro, mas também permite que seus funcionários se concentrem no negócio em questão.

(*) – É vice-presidente Go-To-Market América Latina da Access.

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