Arrumar a bagunça digital é prioridade para quem preza por segurança

Adalberto Generoso (*)

A pandemia acabou acelerando de forma desproporcional a iniciativa das empresas em busca da transição para o trabalho remoto. Entre as várias consequências, positivas e negativas acarretadas por esse movimento, uma das mais sentidas nesse primeiro momento tem sido o aumento significativo na tentativa das violações de dados e arquivos confidenciais das corporações.

Segundo estudos publicados pela Minsait, o número de tentativas de ataques virtuais contra companhias cresceu 75% durante o período pandêmico. Diante desse cenário, cresce no mercado a necessidade por soluções eficazes, simples e seguras de armazenamento e compartilhamento desses dados corporativos.

Dentre as opções que já estão presentes, o grande destaque é o DAM, do inglês digital asset management (gestão de ativos digitais), uma categoria de software que consiste, basicamente, em centralizar, padronizar e distribuir arquivos digitais internos para todos os envolvidos nos processos da companhia.

Baseado num sistema de nuvem, podendo ser instalado e utilizado em qualquer tipo de dispositivo, essa ferramenta se baseia em compilar de forma segura e de fácil acesso todo o ativo digital da empresa. Ou seja, todo e qualquer tipo de material digital, como contratos, notas fiscais, treinamentos, planilhas, projetos, fotos, áudios, vídeos, e arquivos de outros formatos que são de propriedade ou que possuem algum valor para a companhia.

Para garantir a segurança desses documentos e itens armazenados, a solução atua de forma que ocorra uma moderação completa desses itens, com os acessos sendo permissionados e geridos de acordo com o interesse do gestor da ferramenta.

Além das questões organizacional e protetiva, o DAM ainda se destaca dentre os concorrentes do mercado graças ao seu formato inteligente, que permite a otimização de tempo na busca de materiais e produtos, a eliminação automatizada de conteúdos redundantes, defasados ou fora de vigência, além da assertividade na distribuição desses ativos por um canal simplificado e direto com o destinatário.

Como se não bastasse todos esses pontos, é preciso ressaltar ainda o forte impacto financeiro trazido pela implementação desta ferramenta. Estudos internos indicam que as empresas que adotaram o sistema garantiram um benefício de R$ 2.1 milhões ao ano, graças à otimização de toda a cadeia de comunicação, eliminando erros humanos e automatizando os processos.

Mais do que destacar o valor ganho pelo uso de um meio seguro e transparente de compilação de dados, é preciso enfatizar ainda o quão danoso é para uma corporação não contar com um sistema eficaz nesse sentido. Cerca de um terço dos ativos digitais produzidos por grandes corporações não são utilizados, são subutilizados, ou são consumidos fora de vigência.

A consequência desse fator acaba gerando danos financeiros significativos de milhões de reais por ano para esses conglomerados, podendo, inclusive, se estender para passivos jurídicos, sobretudo em casos de utilização de materiais fora de vigência.

A conjuntura desses fatores faz com que a aplicação do DAM seja altamente recomendada para empresas que atuam com um alto volume de consumo e produção desses ativos digitais, independente do tamanho ou setor de atuação.

Vale destacar que o sistema conta com o auxílio de mecanismos baseados em inteligência artificial, possibilitando que o próprio aplicativo se molde e atue de forma assertiva de acordo com as necessidades de cada organização, solucionando a ineficiência de governança corporativa das empresas.

Num mundo cada vez mais digitalizado, as companhias precisam acompanhar a velocidade da sociedade com uma gestão de produtos e documentos digitais de forma organizada, imediata, sem abrir mão do quesito segurança.

A otimização desse armazenamento dos ativos digitais gera uma preciosa economia de tempo e custo operacional, trazendo impactos diretos no quesito financeiro da organização, que sai fortalecido após a implementação dessa ferramenta indispensável nos dias atuais.

(*) – Empreendedor serial com mais de 10 anos de experiência em marketing digital, é co-fundador e CEO da Yapoli (https://www.yapoli.com/).

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