O backoffice é tudo que acontece nos bastidores para o sucesso de qualquer negócio, dos pequenos aos grandes. Ele reúne todos os processos de retaguarda de uma empresa, ou seja, administrativo, financeiro, estoque, jurídico, recursos humanos, entre outros não vinculados à atividade fim. Geralmente, esses setores não têm contato direto com os clientes e cometem o erro de não se comunicarem de forma adequada entre si, mas seus procedimentos são essenciais para os processos internos e tudo que fazem refletem diretamente no lucro da instituição e na satisfação do cliente.
O desafio atual é saber como gerir o backoffice, a fim de integrar todos esses processos e colocar em prática um controle eficaz das atividades. As inseguranças que surgiram devido à pandemia do Covid-19, mostraram que precisamos pensar para além de controles manuais e como é importante ter um sistema de gestão que integre com segurança todos os processos internos da empresa, que também funcione no home office, e que seja hospedado na nuvem.
É preciso investir em tecnologias que permitam um modelo integrado, onde todos conseguem acompanhar o desenvolvimento dos processos, atendimentos de demandas, produtividade entre outros indicadores importantes, seja funcionário ou líder de uma empresa. Conforme destaca Carlos Magalhães, da Xcellence & Co., “ambientes voláteis e incertos apresentarão continuamente novos desafios, exigindo que as organizações antecipem, identifiquem e reajam rapidamente a mudanças rápidas. O futuro Centro de Excelência (CoE) nas empresas pode ajudar os negócios em geral com modelagem sofisticada e recursos de suporte a decisões, utilizando uma gama mais ampla de fontes de dados internas e externas e habilidades analíticas avançadas”.
Informações centralizadas e sem fronteiras
O backoffice de todo negócio conta com muitas tarefas manuais, burocráticas e repetitivas, necessárias para manter a operação rodando. Para otimizar essa rotina, diminuindo o índice de erros humanos, o ideal é contar com um sistema integrado, que engloba a gestão de atendimento e a automatização de processos.
“As vantagens de um bom software de gestão são inúmeras, entre elas, podemos citar a centralização da informação. Esse tipo de plataforma evita a perda de documentos, falhas por processos manuais, retrabalho, gastos desnecessários, entre outras funcionalidades”, explica Irene Silva, CEO da Ellevo, referência nacional no desenvolvimento de soluções em tecnologia para gestão de atendimento e serviços, automatização de processos, help desk, service desk e serviços compartilhados.
Irene ainda destaca que esse tipo de software pode auxiliar na comunicação, fluxo de processos, realização e atualização de inventários, contratos e realização de tarefas das empresas. “O sistema é dividido em módulos e muitas tarefas podem ser automatizadas, o que contribui para melhoria contínua das rotinas da empresa”.
Funções essenciais de um sistema integrado
No caso da Plataforma Ellevo, Irene explica que as funções que a solução desempenha são comparadas às de 20 softwares diferentes, aplicados e instalados separadamente nas empresas. “Este é um dos motivos pelos quais os processos se tornam mais eficientes, eles se integram”.
Importante lembrar que com o uso de sistema de gestão integrada tudo fica armazenado em um único banco de dados, que pode ser acessado sempre que necessário, facilitando, assim, a tomada de decisões. “ Exemplo disso, é que mesmo que um colaborador seja desligado, seu trabalho fica armazenado no sistema”, explica.
Outro ponto importante da plataforma é a migração do software de gestão de um servidor interno para a nuvem. “Isto reduz custos em equipamentos e manutenção, permitindo, desde que habilitado e conectado à internet, acessar os dados de qualquer lugar, pelo computador, tablet ou smartphone. A nuvem também permite controlar diferentes níveis de acesso aos documentos”, finaliza Irene.
