Tecnologia 14/06/2016

Dez erros mais comuns na escolha de um ERP

A cada dia que passa, o uso de um ERP (Sistema de Gestão Empresarial, na sigla em inglês) tem se tornado imprescindível em organizações de diversos tamanhos e segmentos

Décio Moreno (*)

Esse tipo de sistema é concebido para atender às demandas da maioria das áreas de uma empresa de maneira integrada, dando aos gestores do negócio importantes ferramentas para o controle de operações e planejamento. Além disso, é um investimento que, comprovadamente, gera grandes retornos a curto, médio e longo prazo.
Mas para que tudo isso seja verdadeiro na prática, o processo de escolha precisa ser muito bem delineado. Acredite, vários casos de insucesso na implementação de ERPs estão diretamente relacionados a escolhas malfeitas. Selecionei os 10 erros mais comuns que podem ser evitados, minimizando custos, frustrações e desgastes durante a implementação. São eles:
1. Não definir previamente as necessidades e prioridades da empresa: Além de entender as necessidades, é preciso também identificar o real objetivo de implantar o novo sistema;
2. Deixar de criar um grupo (comitê) com autonomia para tomar decisões: É primordial que esse comitê seja formado e, de preferência, composto por participantes das diversas áreas da empresa;
3. Não envolver os principais usuários da empresa: Eles serão os responsáveis pela implementação desde o início do processo – da escolha do sistema até a produção;
4. Ignorar uma avaliação técnica dos sistemas: É importante saber se eles estão seguindo as tendências e se empresas do mesmo ramo de atividade os utilizam, ou seja, se são aderentes ao seu negócio;
5. Esquecer de comparar os sistemas levando em conta bases homogêneas: A comparação deve ser feita priorizando os processos mais importantes para a empresa e a integração com seus sistemas legados. Afinal, nem todos podem ser aderentes, mas a solução como um todo pode;
6. Não ter em mãos uma lista de critérios de avaliação, previamente definida: Os critérios precisam atender às necessidades da empresa e ser validados pelo grupo envolvido na escolha;
7. Desconhecer a capacidade e experiência de implementação dos parceiros disponíveis: É o mínimo para garantir o sucesso de um novo projeto ERP, além de avaliar comprometimento, metodologia utilizada e nível de conhecimento dos consultores que estarão envolvidos. Lembre-se também de validar se os cenários de implementação estão em conformidade com o alinhamento estratégico, o conhecimento dos processos de negócio e a verificação das necessidades funcionais;
8. Desconsiderar a melhor infraestrutura para suportar o ERP, em termos tecnológicos e econômicos: Nunca deixe de ter em vista as tendências do mercado, como por exemplo, a Cloud Computing;
9. Deixar escapar processos fundamentais da empresa que não estejam integrados: Tenha sempre uma visão global! Um único processo fora do escopo pode pôr a perder toda implementação do ERP;
10. Não avaliar todas as variáveis financeiras: Preveja no mínimo três anos de vida, tais como:
Infraestrutura inicial e seu crescimento
Valor de compra ou locação de licenças do ERP
Custos de implementação
Custos de integração com seu legado
Custos de manutenção
Custos de acompanhamento pós-implementação

Além de evitar esses 10 erros, é básico que todas as áreas afetadas estejam envolvidas e, se possível, que todos os atores responsáveis por essas áreas estejam cientes dos impactos e mudanças com o novo sistema. É muito importante lembrar que o processo de implementação de um ERP em uma empresa traz consigo uma grande carga de mudanças, que devem ser geridas com muito cuidado para evitar o insucesso da implementação e da operação.

(*) É Diretor de Tecnologia da Engine.

TI: a falta de candidatos qualificados faz com que cadeiras de grandes empresas continuem vazias

Considerado um dos mercados que mais crescem no mundo, o setor de TI busca profissionais qualificados para saciar suas demandas atuais. Para os próximos anos, a perspectiva é de que as oportunidades aumentem consideravelmente. No entanto, é preciso considerar que as vagas já existem e superam o número de candidatos, o que obriga as empresas a uma reformulação na forma de contratação e no jeito de buscar profissionais mais qualificados para os cargos disponíveis.
O presidente do SEPRORGS, plataforma de negócios e representatividade das empresas de TI do Estado, Diogo Rossato, acredita que o mercado está atrás de candidatos que tenham características que ultrapassem o conhecimento técnico. “Criatividade, inciativa, técnicas de gestão e negociação, capacidade de inovar e gerenciar crises, resiliência e habilidade na comunicação são qualidades indispensáveis para um profissional que trabalhe com excelência na área de TI”, diz.
Rossato considera o momento ideal para entrar no mercado, visto que as companhias mundiais reclamam a falta de candidatos qualificados para ocuparem suas vagas. “É uma disputa incessante por talentos e os profissionais precisam aproveitar essa oportunidade para mostrar valor”, acredita. Para as empresas, claro, a necessidade da primazia em um mercado tão competitivo é urgente. “Não adianta ser bom, um profissional de TI tem que ser excelente”, completa.

Siscoserv sem fronteiras

Renato Carneiro Mendes (*)

Imagine um país do tamanho do Brasil, onde o setor de serviços, que é uma tendência mundial, corresponde a mais da metade do PIB nacional e tem a capacidade de alavancar a economia

Agora pense na ausência de um sistema informatizado para possibilitar a medição e o controle de tudo que se exporta e se importa destes serviços. Este era o cenário no qual o governo brasileiro se deparava.
Desta forma, em dezembro de 2008, através das Secretarias SCS/ Mdic(Secretaria de Comércio e Serviços/Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior) e RFB/ MF(Secretaria da Receita Federal do Brasil/ Ministério da Fazenda), foi oficializado a criação do sistema informatizado, o Siscoserv (Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio), tornando-o obrigatório quatro anos após, em 01 de agosto de 2012.
A partir desta data, gradativamente, as operações de importação e exportação de serviços deverão ser registradas neste sistema, possibilitando ao governo federal uma base de dados para produzir relatórios gerenciais, com o intuito de medir o comércio exterior de serviços e apoiar a formulação e a orientação de políticas públicas para este setor, como também mecanismos de apoio.
Este processo se aplica a serviços prestados entre residentes e não residentes no Brasil, seja pessoa física, jurídica ou ente despersonalizado, no qual apenas os residentes estão obrigados a efetuar o registro no Siscoserv. Contudo, pessoas jurídicas optantes pelo simples nacional, microempreendedores individuais (MEI) ou pessoas físicas residentes no Brasil que não realizem operações em valor superior a US$ 30 mil dólares ou o equivalente em outra moeda no mês, estão dispensados, caso não tenham sido beneficiados por algum programa governamental de fomento ao comércio exterior.
É importante destacar que o não registro das informações ou o atraso na prestação de contas, como também informações omitidas, inexatas ou incompletas estarão sujeitas a penalidades, tais como multas.
Para apoiar quanto à necessidade ou não de registro do serviço importado ou exportado no sistema em questão, deve-se em princípio obter respostas afirmativas para as três perguntas: há prestação de serviço, há pagamento/recebimento pelo serviço prestado e há dois polos (Brasil X Exterior)?
Lembrando que o registro no Siscoserv independe da contratação de câmbio, do meio de pagamento ou da existência de um contrato formal.
Em termos técnicos, o Siscoserv é um sistema composto por dois módulos: Aquisição e Venda. No módulo de Aquisição são registradas as RAS´s (Registros de Aquisição de Serviços) e as RP´s (Registros de Pagamento). No módulo de Venda são registradas as RVS´s (Registros de Venda de Serviços) e as RF´s (Registros de Faturamento). O prazo para se registrar RAS e RVS vai até o último dia útil do 3° (terceiro) mês subsequente à data de início da prestação de serviço. Já para RP e RF, depende de duas situações: quando o pagamento/recebimento ocorrer depois do início da prestação de serviço, o prazo vai até o último dia útil do mês subsequente ao pagamento/recebimento. Ocorrendo antes, o prazo passa a ser até o último dia útil do mês subsequente à data de inclusão do RAS(RP) ou RVS(RF). O acesso ao sistema é obrigatoriamente através de Certificado Digital (E-CPF) e, em caso de pessoa jurídica ou representante legal de terceiro, exige-se também Procuração Eletrônica.
Para padronizar a classificação dos serviços ou até mesmo para facilitar uma posterior medição de volume de cada um deles, em abril de 2012 o governo instituiu as NBS´s (Nomenclaturas Brasileiras de Serviços) e suas respectivas NEBS´s (Notas Explicativas). Tais nomenclaturas funcionam da mesma forma que as NCM´s para classificação de mercadorias.
Mas como andam os registros no Siscoserv, as empresas estão efetuando? Segundo dados publicados pelo Mdic, só no primeiro semestre de 2015 foram registrados no módulo de venda aproximadamente 1,4 milhões de RVS´s, totalizando 10,5 milhões de dólares. Já no módulo de aquisição, aproximadamente 1 milhão de RAS´s, totalizando 22,7 milhões de dólares.
Observando estes números e até mesmo outras divulgações do governo, não é de hoje que o comércio exterior de serviços no Brasil vem obtendo crescimento a cada ano. Dentro de todo este contexto, está cada vez mais crítica a necessidade de se gerenciar de forma segura, ágil e produtiva todos estes processos e suas informações, atendendo prazos, evitando penalidades e, principalmente, evitando o aumento de custos para as empresas.
Uma solução facilitadora para os contribuintes é investir em sistemas que atendam os cenários referentes a este tema, sempre atentos às novidades publicadas pelo Mdic. Os softwares devem ser integrados com o sistema de gestão da empresa e ao website do Governo através de um robô de transmissão, o que automatiza o registro dos processos pré-definidos, administrando as informações desde a origem até o destino, tratando as mensagens e os status de retorno, alertando sobre prazos próximos a expirar e emitindo relatórios gerenciais. Todos estes elementos que se propõem a administrar resultarão em ganho de produtividade, integridade e segurança nas informações.

(*) É coordenador do produto CE + da Divisão de Aplicativos da Sonda IT, maior integradora latino-americana de Tecnologia da Informação.