O escopo do gerenciamento de registros está sempre evoluindo, reduzir riscos e garantir a conformidade continuam sendo partes importantes da gestão de registros, mas agora as organizações estão começando a adotar uma abordagem diferente para a governança de informações – uma visão de impulsionadora do desempenho e de novas oportunidades de negócio
Carlos Alberto Ferraiuolo Jr. (*)
À medida que o volume, a velocidade e a variedade de informações continuam a crescer, também aumenta a necessidade de estratégias inovadoras para otimizar a gestão de documentos.
Para obter uma nova vantagem, com abordagens mais inteligentes, a governança de informações começa por entender exatamente quais informações você possui, onde estão localizadas e qual valor ou risco cada uma apresenta para a organização. Afinal, com data prevista para entrada em vigor em dezembro de 2020, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) ainda é um desafio quando se pensa em guarda de informações e em como as empresas devem avaliar os riscos inerentes a violação das regras de proteção de dados pessoais.
A maior parte das empresas não sabem onde seu conteúdo sensível está localizado e quem pode acessá-lo, sem controle ou registro do que é realizado dentro dos arquivos de dados e por quem. Além da segurança na guarda de informações, a LGPD também cria regras sobre a retenção dos dados, e as empresas só podem manter informações enquanto forem necessárias. Após esse prazo, elas devem ser eliminadas de forma permanente. Mais um grande desafio: localizar esses dados.
Integrando as informações
Muitas organizações têm diversos sistemas de informação distribuídos na empresa. Então, a primeira coisa que você deve fazer é se perguntar: quanto eu sei sobre todos esses sistemas? Eu realmente sei onde eles estão? Eu realmente sei o que há neles? Se você não puder responder a essas perguntas básicas, você deve começar imediatamente a trabalhar na gestão de seus documentos, integrando todas as informações, de todos os departamentos, em uma plataforma única.
Trabalhar com uma infraestrutura moderna é essencial para preparar a jornada rumo a transformação digital. Certamente será difícil inovar e otimizar processos se você estiver trabalhando com uma infraestrutura obsoleta e em silos. Ao avaliar as opções, esteja aberto a uma variedade de abordagens do gerenciamento de registros, incluindo o uso da nuvem. Uma abordagem híbrida, que combina sistemas locais com soluções baseadas em nuvem, pode ser eficaz, especialmente para organizações que possuem ampla experiência e investimento em sistemas legados.
Um parceiro com expertise em gestão de documentos ajudará a sua empresa a encontrar a melhor solução para as suas necessidades, independentemente do setor, colocando o gerenciamento e a governança da informação como um objetivo que fará a diferença em 2020 e nos anos seguintes.
(*) É diretor de tecnologia e produtos da Access.
