Sabe aquele banco de dados antigo, que possui dados pessoais relevantíssimos de clientes que você não atende mais, empregados que já se desligaram, serviços que já foram executados e que contém dados pessoais sobre os quais você sempre pensa: preciso disso, não posso me desfazer? E agora, com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), como eu devo proceder? Preciso jogar tudo fora?
Na opinião da advogada Juliana Costa (*), não precisa jogar tudo fora. “Não antes de fazer uma varredura completa nos dados legados em sua empresa. Aproveitar dados legados é muito importante e indispensável em determinados casos. Sejam eles físicos ou digitais, é necessário que você encontre respostas na LGPD para a permanência deles na sua organização. Isso porque a LGPD traz diversas formas de tratamento desses dados que não necessariamente estejam vinculados ao consentimento.
Ou seja, dados pessoais antigos podem ser sim preservados em determinadas situações. Posso armazenar esses dados antigos? Se puder, como eu faço isso? – Você pode armazenar dados antigos de colaboradores já desligados, de clientes e até de fornecedores. No entanto, isso só é possível se você conseguir viabilizar a permanência deles nos seus sistemas. E como você pode fazer isso? – Em relação aos dados de colaboradores que já foram desligados, você precisa verificar os períodos de prescrição de seus direitos trabalhistas.
Esses dados pessoais devem permanecer na organização para garantia da empresa no eventual surgimento de ações judiciais. Recomenda-se a análise jurídica em relação a esse período de armazenamento, que poderá variar de acordo com o tipo de dado pessoal (sensível ou não) e o tipo de vínculo exercido pelo colaborador na empresa (celetista ou não, com insalubridade, periculosidade etc). O importante é preservar, durante aquele tempo, informações necessárias para garantir a preservação de uma relação contratual anterior.
No que diz respeito aos dados pessoais de clientes e parceiros de negócio, igualmente uma avaliação poderá auxiliar. Sua empresa pode procurar maneiras adequadas de manter esse consentimento e de registrá-lo, informando o consumidor e o terceiro, de maneira transparente, que a finalidade para este armazenamento também garantirá boas ofertas e melhor prestação de seus serviços, sempre dando a oportunidade desse mesmo cliente realizar seu descadastramento.
E se eu precisar manter alguns dados para continuar prestando um bom negócio? É possível? – Sim. A LGPD traz o instrumento legítimo interesse, que viabiliza o tratamento de dados pessoais no interesse da empresa sem que haja violação aos dados pessoais dos consumidores, respeitando suas expectativas na oferta de bens e serviços e gerando benefícios tanto para a empresa quanto para o titular.
Ao analisar caso a caso, se utilizando de critérios de necessidade e de finalidade de armazenamento desses dados e adequando-os às boas práticas de negócio, é possível alinhar os interesses da empresa aos interesses dos seus clientes, gerando mais confiança e credibilidade na prestação desses serviços.
Por fim, e não menos importante, é que existam sistemas que sejam interoperáveis, ou seja, que conversem entre si, e cuja gestão dos dados possa ser realizada da maneira mais efetiva e segura. Isso não diz respeito só aos dados legados, mas também aos dados atuais. Saiba que esses são seus dados legados e que essa é a sua oportunidade de “arrumar a casa” trazendo a conformidade para o seu negócio!
(*) – É especialista em Compliance e em Proteção de Dados Pessoais, de Pires & Gonçalves Advogados Associados.
