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Como sabemos, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei Nº 13.853) entrou em vigor em setembro de 2020 e criou regras para uma série de questões que envolvem dados de pessoa física. Por isso, diversas empresas já começaram a buscar uma adequação aos principais requisitos da LGPD, de modo a mitigar riscos e, claro, evitar penalidades e danos a própria imagem.
Fabiana Franco (*)
Esse trabalho se inicia com um levantamento detalhado de todos os dados coletados, tratados, armazenados e compartilhados pela empresa. Em outras palavras, é preciso identificar o fluxo dessas informações dentro da organização, perceber quais bases legais podem suportar cada situação e então, reconhecer as lacunas. O resultado desse assessment deve ser uma lista de desvios que precisam ser corrigidos e ajustes a serem realizados – em documentos, contratos, rotinas e sistemas.
Desse modo, é fácil entender que estamos falando de um projeto bastante amplo, que abrange todos os departamentos, considerando particularidades, demandas e pontos críticos. Várias ações serão exigidas, como revisão e alteração de processos internos e a elaboração de políticas e de novos procedimentos.
Logo, os conceitos de Change Management podem ser muito úteis. O Change Management (ou Gestão de Mudanças), deve ser entendido como uma abordagem estratégica e estruturada, que visa garantir que mudanças sejam implantadas de forma ágil e eficiente. Esse modelo de gestão foca nos grandes impactos provocados pela onda de transformação que atinge a empresa quando temos um projeto mais robusto em andamento.
Um de seus grandes diferenciais é a importância dada ao fator humano e, assim, vai além do simples planejamento de recursos, englobando também elementos como cultura e valores corporativos, funções, estruturas organizacionais e de governança, e em especial, as expectativas dos profissionais diretamente envolvidos nessas mudanças.
Diante desse cenário, a utilização de conceitos de Agile no processo de adequação da empresa acelera muito a gestão da mudança e absorção das boas práticas. Por exemplo, o mapeamento dos dados realizado em Sprints, contando com a participação direta dos colaboradores, faz com que esses profissionais já comecem a ser educados em relação aos requisitos da LGPD. As discussões devem ser sempre baseadas nas tarefas do dia a dia da equipe, de modo que cada membro possa enxergar os efeitos da lei na sua realidade.
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Na sequência, há uma devolutiva para esse time, onde são repassadas as principais recomendações, baseadas nas fragilidades identificadas. Todos podem esclarecer dúvidas, compartilhar ideias e demonstrar receios. Assim, é mais fácil engajar o grupo na implantação do projeto, além de estimular o “senso de dono”. Diferentemente de treinamentos passivos, nesse modelo, os profissionais contribuem com seu conhecimento e experiência, ajudando na construção das soluções.
E pensando nas pessoas, fica evidente que esse projeto deve incluir um programa de treinamento e aculturamento, contemplando muitas outras ações de comunicação e conscientização, que precisam chegar a todos os seus públicos – como colaboradores, parceiros e prestadores de serviço.
Vale lembrar que as transformações no ambiente empresarial devem ser constantes, a fim de assegurar maior competitividade, fortalecimento da marca e adequação, como no caso na LGPD. Mas, se não forem bem administradas, as mudanças podem gerar transtornos e prejuízos financeiros, que, em geral, estão vinculados a retrabalhos, atrasos nas entregas, queda nos indicadores de performance e ainda, baixas taxas de motivação das equipes.
Por isso, a escolha de uma metodologia de diagnóstico que considera diversos aspectos; técnicos e comportamentais, é fundamental para um projeto de adequação mais bem-sucedido.
Também é preciso deixar claro que Gestão de Mudança e Gestão de Projetos não são sinônimos, e sim, princípios distintos que devem caminhar juntos, de forma complementar. Em resumo, o gestor de projetos cuida do cumprimento de todos os tópicos previstos no cronograma e, paralelamente, cabe ao gestor de mudança, identificar os possíveis núcleos de resistência – que normalmente são compostos pelos profissionais mais afetados com a implantação – de modo a garantir todo apoio durante a fase de transição.
Assim, a empresa é capaz de atingir seus objetivos de maneira mais suave, evitando conflitos e tensões internas. E ao mesmo tempo, consegue consolidar as mudanças planejadas, tanto com a incorporação dos novos processos, como na absorção de uma nova cultura.
(*) É consultora da TGT Consult.