Especialistas destacam vantagens da administração digital de contratos

A transformação digital é uma prioridade para as organizações que querem se manter competitivas. E uma das áreas que têm sido impactadas por essa mudança é a de gestão de contratos e acordos. Prova disso aparece no levantamento do IMARC Group, que aponta que o mercado global de software de gestão do ciclo de vida de contratos era de US$ 1,7 bilhão em 2021, mas deve dobrar até 2027, alcançando US$ 3,3 bilhões.

Passar de um sistema de administração e armazenagem de documentos físicos para um processo automático e digital pode trazer importantes vantagens competitivas para as organizações. Afinal os contratos são uma ferramenta de suporte para os negócios, no departamento jurídico, comercial, compras, Recursos Humanos, entre outros. De acordo com a World Commerce & Contracting (WorldCC), administrá-los manualmente implica em riscos de perdas anuais de até 9,15% para as companhias, devido à gestão contratual ineficiente.

“Avançamos muito nestes últimos 20 anos na digitalização de contratos no Brasil. A pandemia também impulsionou essa transformação digital, fazendo com que as  empresas e cartórios, entre outras entidades de negócios e da área legal, aderissem mais à documentação digital.  A digitalização traz inteligência e visibilidade para os contratos, melhorando muito a performance das organizações.”, ressaltou Patricia Peck, uma das maiores especialistas em Direito Digital do país, durante o evento de lançamento da startup chilena Webdox CLM no Brasil. 
 
José Manuel Jiménez, CEO e fundador da Webdox CLM – empresa que desenvolve software de gestão digital de contratos, está presente em 12 países e é líder do segmento na América Latina -, pondera que é fundamental tomar alguns cuidados para garantir a validade jurídica dos documentos administrados digitalmente. “O mais conveniente é garantir que as partes tenham acesso à provas eletrônicas outorgadas por um software de gestão de contratos autorizado. Soluções CLM na nuvem, como a da Webdox, permitem ter agilidade, qualidade, cumprimento e controle contratual. Com recursos como workflows que aceleram a comunicação entre áreas, assinatura eletrônica, modelos de contratos padronizados e armazenamento digital centralizado. Além de integrações com outras plataformas, rastreabilidade e visibilidade para análise de insights referentes a rendimentos, desempenho, tempos de resposta, entre outros. Dessa forma, é possível reduzir os riscos comerciais”, explica o advogado e conselheiro para a América Latina da World Commerce and Contracting (WorldCC), instituição líder mundial em investigação sobre a gestão e otimização de contratos.

Os especialistas José Manuel Jiménez e Patricia Peck destacam as principais vantagens dos contratos digitais:

Economia de tempo e recursos
Ao automatizar os contratos, é possível agilizar todas as etapas, otimizando os processos de elaboração, negociação, aprovação,assinatura, armazenamento, execução, acompanhamento, análise e renovação ou rescisão dos documentos. Com a automatização, não é necessário que as partes se reúnam presencialmente, evitando gastos desnecessários de tempo e recursos, principalmente no caso de alterações na redação do contrato. Além disso, a acessibilidade ao documento armazenado em um repositório digital é muito mais simples e ágil, permitindo visualizar os contratos desde qualquer lugar, a qualquer momento, sem gastos com impressão de papel e nem aluguel de espaços físicos para arquivá-los.

A automatização contratual traz transparência e rapidez a todo o processo, já que os colaboradores e áreas envolvidas podem ver, online, o status do documento e inclusive acompanhar o cumprimento das obrigações estipuladas no contrato. Isso é fundamental para uma empresa, por exemplo, de alimentos e bebidas, que depende de um fornecedor de máquinas para operar. Se o fornecedor de máquinas não cumpre o estipulado em contrato (prazos de entrega, por exemplo), causará prejuízo para a indústria em toda a cadeia de produção e de comercialização dos seus produtos. Com o acompanhamento dos contratos de forma digital e automatizada, é possível ter maior controle de obrigações e identificar os não cumprimentos, e assim tomar as providências necessárias com mais rapidez.

Redução de erros
Quando um contrato é negociado digitalmente, as partes só precisam completar a sua informação básica, e podem revisar as alterações e acessar o histórico de versões totalmente online.  As plataformas CLM também permitem usar modelos padronizados de templates e cláusulas de diferentes tipos de contratos.  Assim, diminuem-se as probabilidades de erro na redação dos acordos.

Pesquisas apontam que as empresas que contam com uma solução digitalizada para a classificação e gestão de contratos e acordos obtêm melhorias de até 70% no tempo de redação de contratos padronizados.

Diminuição de riscos
Os contratos em papel podem ser danificados, manipulados e são mais suscetíveis a se deteriorar com o tempo. Assim, é sempre necessário um cartório para validar a versão oficial. Já os documentos gerenciados digitalmente são mais seguros. Por exemplo, em um contrato digital não é possível a assinatura com data retroativa, e ferramentas como geolocalização e códigos de autenticação garantem ainda mais confiabilidade ao documento. 

Por meio da automatização da gestão contratual, o compliance pode ser controlado através de alertas ou notificações que garantam que o documento seja gerenciado em qualidade, tempo e forma. Evita-se, assim, a perda de valores por atrasos, renovações automáticas ou vencimentos.

Para centralizar esses e outros benefícios da administração digital de contratos, existem ferramentas totalmente dedicadas como o software CLM (Contract Lifecycle Management) oferecido pela Webdox. Com uma plataforma para administrar todo o ciclo de vida dos contratos, é possível gerenciar, com soluções automatizadas e em conformidade jurídica e de segurança da informação, todas as etapas contratuais desde a solicitação, elaboração, colaboração e negociação, aprovação, assinatura eletrônica, rastreabilidade, monitoramento, relatórios e análise, até a rescisão ou renovação. Com isso, ganha-se em eficiência, transparência e conformidade nas operações de negócios.

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