Como fazer uma reunião produtiva?

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O objetivo deve ser reunir pessoas que entendem do tema para achar soluções. Foto: www.vagas.com/reprodução

Erika Linhares (*)

Em tempos em que muitos estão trabalhando em esquema home office devido à necessidade de isolamento social para evitar a propagação do novo coronavírus, tem aumentado também as reuniões online para garantir a boa comunicação entre os membros das equipes mesmo à distância. As ações da Zoom, empresa americana de serviços de conferência remota, por exemplo, saltaram até 135% desde o início dos efeitos do Covid-19 na economia atingindo uma alta histórica de
U$ 159,56 no fim de março. Veja algumas dicas

  1. Faça reuniões diárias rápidas – Por conta do distanciamento físico em tempos de coronavírus, é importante que exista presença virtual. Faça reuniões objetivas de 30 minutos a 1 hora e de preferência pela manhã para passar a limpo com a equipe o que foi feito e o que ainda será feito. Avalie bem antes quais pessoas devem realmente participar para que a reunião não fique improdutiva com muitas pessoas falando ao mesmo tempo.
  2. Prepare a reunião antes de marcá-la – Pense nos tópicos que deverão ser discutidos e mande a todos um material pré-reunião explicando qual será a pauta para que todos possam se preparar e chegar com ideias e possíveis soluções. É importante que todos estejam preparados para que a reunião seja bem produtiva.
  3. Defina o tempo que a reunião irá durar – Uma reunião produtiva deve durar no máximo 1 hora. Estabeleça o horário de início e de término. Claro que não há problema se passar um pouco do horário previsto de fim, mas é preciso tomar cuidado para não extrapolar demais. Quanto mais tempo envolvido, menos as pessoas conseguem se manter 100% concentradas nela.
  4. Mediador deve chegar alguns minutos antes do horário previsto para o início da reunião para preparar a sala, verificar se a internet está funcionando, colocar a apresentação e checar se todos estarão bem acomodados no espaço. O ideal é que a reunião comece sempre no horário marcado ainda que faltem pessoas para evitar que acabe atrasada e atrapalhe a rotina das pessoas envolvidas.
  5. Concentre-se no tema pré-estabelecido – . O mediador precisa ter pulso firme e fazer com que a reunião seja pragmática e objetiva. É preciso garantir que o tema principal seja discutido e que não haja distrações, desabafos nem mudança de foco da reunião. O mediador tem que saber conduzir a reunião do início ao fim e interromper pessoas se necessário e caso perceba que os tópicos previstos não estão sendo discutidos como deveriam.
  6. Escolha as pessoas certas para a reunião – Convoque aqueles que são realmente necessários para discutir determinado assunto e que possam tomar decisões. O objetivo deve ser reunir pessoas que entendem do tema para achar soluções.
  7. Toda reunião deve ter fechamento – É preciso sair da reunião com plano de ação definido: quem vai fazer, quais tarefas, qual a data de entrega e quem vai acompanhar para cobrar. Depois é necessário enviar a ata. As decisões têm que estar documentadas para não surgir dúvida. A ata deve ser objetiva e citar as ações que ficaram combinadas e os responsáveis por cada uma.

(*) – Executiva especializada em comportamento e cultura dentro de organizações, atua como gestora de carreiras em sua empresa, a B-Have.

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