Juan Ferrés (*)
O gerenciamento de custos é uma das peças fundamentais para o sucesso financeiro de qualquer empresa. Em um mercado cada vez mais competitivo e volátil, controlar os gastos e otimizar recursos não é apenas uma necessidade, mas uma estratégia vital para garantir a sustentabilidade e o crescimento a longo prazo.
Entender a importância deste processo também é compreender que cada decisão financeira impacta diretamente na saúde da organização, influenciando desde a precificação de produtos e serviços até a capacidade de investimento e inovação.
Essa jornada começa com a conscientização de que todos os recursos são finitos e, portanto, devem ser usados de maneira inteligente, e que implica em um planejamento cuidadoso, onde cada despesa é prevista e justificada. Contudo, prever os custos com exatidão é justamente o desafio mais enfrentado, especialmente em um cenário econômico instável.
Por isso, o orçamento, que é a previsão de gastos ao longo de um período, se torna uma ferramenta primordial. Embora imperfeito e com incertezas, o orçamento serve como um guia para direcionar as ações da empresa e estabelecer limites para os gastos. Por outro lado, também acredito que o orçamento por si só não é suficiente. Ele precisa ser acompanhado de perto e ajustado conforme a necessidade e a realidade da empresa.
A verdadeira eficácia do gerenciamento de custos está na capacidade de reagir rapidamente a desvios e oportunidades que surgem ao longo do caminho, visando minimizar os danos. Nisso, entra a tecnologia, que permitirá o monitoramento em tempo real e fornecerá alertas que possibilitam ações corretivas imediatas.
Além disso, é importante ressaltar que o gerenciamento de custos não deve ser visto como uma responsabilidade exclusiva do departamento financeiro. Ele deve ser uma preocupação de toda a empresa, com cada área entendendo seu papel na otimização dos recursos. Um bom gerenciamento de custos envolve comunicação e colaboração entre todos os setores, assegurando que as informações sejam compartilhadas e que as melhores práticas sejam adotadas em toda a organização, e a tecnologia vem para auxiliar neste ponto.
O dia a dia de uma empresa é marcado por oportunidades de melhoria, mas também por choques inesperados, que precisam ser administrados de forma eficaz. Quando ocorre esse choque que afeta a companhia, é fundamental que a gestão seja capaz de alertar rapidamente sobre qualquer desvio do orçamento, permitindo que ações corretivas sejam tomadas de forma imediata.
Mas, no processo de planejamento que culmina na criação de um orçamento, o desafio maior surge na fase de execução: como garantir que o orçamento seja seguido e que os alertas sejam acionados para permitir intervenções rápidas? Na prática, muitas empresas atuam de forma reativa, analisando os custos apenas após o fechamento do mês e lidando com as variações no mês seguinte. O ideal, entretanto, é trabalhar em tempo real, visualizando os efeitos no próprio mês para evitar que problemas se repitam.
E, mesmo que estejamos dentro dos parâmetros definidos, sempre há oportunidades para ajustes. Por isso, a implementação de sistemas que permitam acompanhar esses indicadores simultaneamente é essencial. Eles não apenas facilitam a apuração e reação rápida, mas também maximizam as oportunidades de eficiência, impactando diretamente o resultado financeiro da empresa.
Para que tudo seja implementado e tratado de forma eficaz, é preciso voltar ao início e garantir que a empresa tenha essa visão clara da importância dos custos e, caso não tenha, trabalhar essa conscientização através de dados e informações claras. Ainda, garantir que todos da organização entendam o papel de responsabilidade na melhora do custo é o que vai ditar esse caminho com êxito.
Por fim, ter uma gestão que compre essa ideia e implemente este processo, certamente, fará com que o sucesso financeiro seja real e duradouro.
(*) – É da Teros, empresa especializada em automação inteligente de processos via Mundo Open (https://teros.com.br).
