Descentralização de informações dificulta decisões, aumenta custos operacionais, compromete auditorias e reduz competitividade.
Enquanto empresas investem em Inteligência Artificial, automação e transformação digital, muitas ainda convivem com um problema silencioso, mas capaz de comprometer produtividade, segurança e eficiência: a falta de centralização dos documentos corporativos. Contratos armazenados em computadores pessoais, arquivos compartilhados sem organização, versões diferentes do mesmo documento circulando por e-mail e informações dispersas entre departamentos continuam fazendo parte da rotina de milhares de organizações brasileiras.
Embora esse cenário pareça apenas uma dificuldade operacional, especialistas afirmam como o impacto financeiro pode ser significativo. A descentralização documental aumenta o tempo gasto na busca por informações, dificulta auditorias, amplia riscos de perda de dados e compromete decisões estratégicas.
Segundo o relatório “The True Cost of Paper-Based Processes”, publicado pela IDC, colaboradores podem gastar até 18 minutos procurando um único documento físico, além de tempo adicional para verificar versões e reorganizar arquivos. Quando esse cenário se repete diariamente em diferentes departamentos, o prejuízo para a produtividade torna-se expressivo.
Para Carlos H. Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem, o problema vai muito além da dificuldade para localizar um contrato. “Documentos representam conhecimento corporativo. Quando essas informações ficam espalhadas entre e-mails, computadores e diferentes plataformas, toda a empresa perde eficiência. O impacto aparece em atrasos, retrabalho, decisões tomadas com dados incompletos e aumento dos riscos operacionais”, afirma.
A crescente digitalização dos negócios ampliou o volume de documentos produzidos diariamente pelas organizações. Contratos, propostas comerciais, documentos fiscais, políticas internas, fichas cadastrais, termos de confidencialidade e registros de recursos humanos passaram a existir majoritariamente em formato digital. Entretanto, sem uma estratégia adequada de gestão documental, a simples substituição do papel pelo arquivo eletrônico não resolve o problema.
O estudo “IDC FutureScape: Worldwide Digital Transformation Predictions 2024” destaca justamente a integração das informações como um dos pilares para expansão da automação inteligente nas empresas. Segundo a consultoria, organizações capazes de estruturar ambientes digitais integrados apresentam melhores condições para utilizar Inteligência Artificial em processos administrativos e operacionais.
Além dos ganhos relacionados à tecnologia, a centralização documental reduz custos administrativos e melhora o desempenho das equipes. Processos envolvendo assinatura de contratos, aprovações internas, admissões de colaboradores e atendimento a auditorias tornam-se mais rápidos quando todas as informações permanecem organizadas em um único ambiente.
Essa estrutura também reduz retrabalho, elimina dúvidas sobre versões corretas dos documentos e facilita o compartilhamento seguro entre departamentos. “Empresas costumam associar produtividade apenas à velocidade das pessoas. Na prática, boa parte do tempo se perde procurando informações ou validando documentos. Quando toda essa gestão acontece em uma plataforma integrada, os profissionais conseguem dedicar energia ao trabalho estratégico, não à burocracia”, observa o CEO.
Nesse cenário, a Digital Helper + Assine Bem oferece soluções completas para gestão documental inteligente, assinatura eletrônica e digital, automação de processos e organização centralizada de documentos corporativos. A plataforma permite controlar acessos, acompanhar o histórico completo dos arquivos, integrar processos internos e reduzir burocracias, contribuindo para operações mais eficientes e seguras.
“Empresas preparadas para o futuro serão aquelas capazes de transformar informação em inteligência. Uma gestão documental estruturada cria essa base e permite aproveitar todo o potencial da transformação digital”, conclui Mencaci.
(Fonte: Carlos H. Mencaci, CEO da Digital Helper + Assine Bem Serviço: Documentos espalhados reduzem produtividade nas empresas).
