Aumentar a produtividade da equipe pode ser uma tarefa complicada, mas não é impossível. Veja ferramentas e técnicas que podem ajudar!
A produtividade de uma equipe é fundamental para o sucesso de um negócio, não é mesmo? Por isso é tão importante contar com técnicas e ferramentas de gestão.
Afinal de contas, uma equipe que não produz bem acaba por se tornar um gasto sem retorno. Porém, não há como consertar este problema se não houver uma gestão cuidadosa de projetos.
Como aumentar a produtividade da equipe?
Se as pessoas não sabem o que e como fazer, nada “sai do lugar”. Pensando nisso, listamos algumas dicas para contornar a falta de produtividade. Acompanhe!
1. Técnica dos 5 Porquês
A técnica dos 5 Porquês é uma alternativa que pode ajudar na resolução de problemas. Então, a partir dela, será mais simples desenvolver projetos e criar bons resultados.
Seu objetivo é entender a causa dos problemas fazendo uma série de perguntas. Essas perguntas devem partir do problema e continuarem a partir das respostas que surgirem.
Inclusive, o “5” é apenas um número; a técnica permite fazer quantas perguntas forem necessárias para chegar ao cerne da questão.
Por exemplo: sua indústria de papel ofício não conseguiu fazer as entregas previstas para ontem. A primeira pergunta será:
- Por que não fizemos as entregas ontem?
A primeira resposta: porque o caminhão quebrou.
- Por que o caminhão quebrou? Porque na semana anterior ele sofreu um abalo após atravessar um grande buraco.
- Por que ele atravessou o buraco? Porque o motorista “pescou” ao volante e não viu o obstáculo.
E por aí vai… No fim das contas, sua empresa pode descobrir que o problema central é que os motoristas estão acumulando jornadas e não conseguindo cumprir bem seu trabalho. Ou então, a resposta pode ser a má qualidade de uma peça do caminhão, que levou ao problema mecânico e nada tem a ver com a condução do veículo.
É mesmo um trabalho de perguntas e respostas, várias delas. Mas, a partir delas, se torna possível criar um plano de ação para corrigir a questão e evitar que ela cause prejuízos novamente.
Vale a pena fazer essa organização com o auxílio de ferramentas de gestão. O Kanban é uma das opções nesse sentido e oferece um passo a passo fácil de visualizar. Esse tipo de estratégia costuma ajudar no processo que vai aumentar a produtividade da equipe.
2. Calendário do Google
Várias ações aumentam a produtividade de uma equipe. Trabalhar em home office, por exemplo, teve esse efeito nos últimos tempos. Outra coisa que faz isso é integrar as pessoas.
O Google Agenda é uma excelente opção para manter as tarefas de uma equipe organizadas e fáceis de acompanhar.
Principalmente quando essa equipe costuma realizar reuniões. É possível fazer uma agenda de grupo e permitir que todos visualizem os horários disponíveis para conversas, por exemplo. Dá também para criar o link de encontros virtuais e disponibilizá-lo facilmente para todos os participantes.
Além disso, o calendário pode ajudar a organizar mesmo as datas para realizar as tarefas de um projeto. Ele permite inclusive agendar um horário e criar notificações para essas atividades. É uma boa alternativa até para limitar o horário de trabalho dos colaboradores, pois isso também contribui para produtividade.
O Agenda pode até ser conectado ao e-mail das pessoas e registrar automaticamente no calendário quando uma viagem ou encontro for agendado. Com esse tipo de recurso, fica mais difícil se esquecer de uma atividade e deixá-la por fazer.
3. Slack
Você já parou para pensar no Slack como uma ferramenta para gestão? Pois saiba que ele pode contribuir com isso, uma vez que facilita o contato entre os colaboradores.
Existem empresas em que as equipes conversam pelo WhatsApp, Telegram e Hangouts, tudo ao mesmo tempo. O risco dessa desconcentração é perder avisos e coisas importantes. Enquanto que usar unicamente o Slack para essa comunicação vai facilitar o acesso ao que for necessário.
Com essas técnicas e ferramentas de gestão, pode ser bem mais simples aumentar a produtividade da equipe. Experimente!
