É necessário ter cuidado com cartões, senhas e identificação genérica.
Um abastecimento liberado sem identificação segura, um horímetro preenchido manualmente ou um tanque cujo estoque não é conferido podem parecer falhas pontuais. Em operações que movimentam grandes volumes de combustível, porém, essas brechas comprometem a confiabilidade dos dados e podem abrir caminho para fraudes, desvios, desperdícios e decisões equivocadas.
Para Nelson Margarido, diretor operacional da Korth e especialista em tecnologia e gestão de combustíveis, a segurança do processo começa pela capacidade de responder a perguntas básicas: quem realizou o abastecimento, qual veículo ou máquina recebeu o combustível, quanto foi liberado, onde e em qual momento a operação ocorreu. “Quando a empresa não consegue reconstruir com segurança todas as etapas de um abastecimento, existe uma vulnerabilidade. A tecnologia ajuda a reduzir essas lacunas ao transformar cada operação em um registro identificado, rastreável e passível de auditoria”, explica.
Entre os pontos que mais exigem atenção estão o compartilhamento de cartões ou senhas, a utilização de identificações genéricas, a digitação manual de odômetros e horímetros, a ausência de limites de abastecimento e a falta de integração entre as informações da bomba, dos tanques e dos equipamentos.
Tecnologia / segurança
A automação permite criar diferentes camadas de proteção. A identificação eletrônica verifica se o operador e o equipamento estão autorizados, enquanto a data, horário, localização, odômetro e horímetro ajudam a confirmar se a operação é coerente. O controle, porém, não deve interromper automaticamente o abastecimento diante de uma suspeita.
“Nossa lógica é preservar a continuidade da operação. Se existe uma evidência de fraude ou uma inconsistência, ela é notificada para análise do gestor. Um erro em qualquer critério de bloqueio pode levar ao pior cenário possível: uma máquina seca”, ressalta Margarido. O acompanhamento eletrônico dos tanques também é importante. Ao comparar o combustível recebido, o volume armazenado e a quantidade liberada nos abastecimentos, o gestor consegue identificar diferenças de estoque e investigar suas possíveis causas.
Alertas / investigação
Alguns comportamentos devem funcionar como sinais de alerta. Entre eles estão os abastecimentos acima da capacidade cadastrada do tanque do veículo, registros realizados fora dos locais ou horários habituais, consumo muito diferente do histórico da máquina e hodômetros ou horímetros que não apresentam evolução entre operações.
Alterações frequentes em cadastros, cancelamentos recorrentes, interrupções na transmissão de informações e usuários com permissões superiores às necessárias também merecem acompanhamento. Por isso, os sistemas devem registrar quem acessou ou modificou cada informação, criando uma trilha de auditoria. Uma inconsistência, entretanto, não é certeza de que houve fraude. O consumo pode variar em razão do peso transportado, das condições do terreno, do tempo em marcha lenta, da rota utilizada, de problemas de manutenção ou de erros cadastrais. “A tecnologia mostra onde o gestor precisa olhar, mas não substitui a investigação”, completa o executivo.
