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Como tornar a área de TAX estratégica para gerar lucros e reduzir custos?

em Destaques
terça-feira, 18 de janeiro de 2022

Thiago Souza (*)

Muito se fala sobre como ter mais estratégia nas operações, mas o que poucos sabem, é que a área fiscal, ou de TAX, como também é chamada, pode ser essencial para o sucesso operacional e financeiro das empresas. Abordando esse tema, no último dia 8, durante o 15º Fórum de Gestão Fiscal e Sped, o maior evento sobre o tema da América Latina, ministrei uma palestra apontando relevantes tópicos sobre “Área de TAX: custo ou estratégico?”.

Iniciando a apresentação no evento transmitido de forma híbrida (online e presencial), interagi com o público, que votou opinando se a área de TAX é estratégica. O resultado foi que 81% dos participantes responderam que sim, e, então, comecei a apresentação de importantes pontos que devem ser observados pelas empresas.

. O que é estratégico? – Apresentei conceitos do livro “Dobre seus Lucros”, de Bob Fifer, que mostra que é possível dividir a estratégia de uma empresa em duas partes: custos estratégicos e custos não estratégicos. Segundo o autor, os custos estratégicos geram lucro e/ou reduzem custos. Basicamente, são todos os custos que você e o departamento de sua empresa juntam para poder gerar lucro.

O objetivo de toda e qualquer empresa é ter lucro, com exceção das ONGs. E para ter lucro você tem dois caminhos: vender mais, com uma maior margem ou reduzir seus custos. Para todo movimento e manobra que você faz nesse sentido, o livro classifica como custo estratégico. E, em contrapartida, tem o custo não estratégico, é o custo necessário para fazer a sua empresa acontecer. Os custos não-estratégicos são aqueles necessários para o funcionamento da empresa.

Tendo como base essa consideração sobre os dois custos, expus como o departamento de TAX dentro das empresas pode ser estratégico baseado nesse conceito: priorizar o planejamento tributário como estratégia é essencial, pois com ele a empresa fará a mensuração correta para saber se irá pagar menos tributos ou se é possível ter um regime especial para dedução de impostos. Além disso, temos atividades corriqueiras como a emissão de guias tributárias e escrituração de notas fiscais de forma manual.

Isso é estratégico para a sua empresa? É estratégico reduzir custos e tempo com essas atividades. Dados apontam que 40% dos custos de saída de dinheiro de um departamento financeiro de uma empresa de varejo, por exemplo, são de impostos. Ou seja, quase metade de todo o faturamento das empresas, vai para esse pagamento. Se este ponto não for olhado como estratégico, é possível que a empresa tenha problemas, já que envolve perda de capital e isso torna automaticamente olhar o departamento fiscal como estratégico.

. Como se tornar estratégico? – A partir do momento em que é avaliado a perda de dinheiro e o excesso de tarefas manuais, como é possível mudar essa mentalidade nas empresas? O indicado é otimizar o tempo envolvido para as tarefas necessárias e estratégicas.

Ainda segundo o livro, o autor fala para dividir o tempo de cada tarefa em 80%, 10% e 10%, utilizando 80% do seu tempo em tarefas estratégicas. Avalie se 80% do seu tempo está sendo usado para ações que reduzam os custos do departamento ou que gerem novos lucros. Isso deve ser o objetivo de qualquer empresa.

. Como colocar isso em prática? – Classificando as atividades do dia a dia, coloque no papel suas as tarefas diárias, o que é estratégico, o que, de fato, vai reduzir custo ou gerar lucro? Em contrapartida é importante priorizar os outros 10% para as tarefas necessárias, que são atividades que você precisa executar para a empresa continuar girando, paralelamente, com os outros 10% para você analisar as atividades que está fazendo rotineiramente.

Nessa análise é super importante você pontuar se há necessidade de fazer alguns processos de forma manual, como escrituração de nota fiscal, o que é quase impossível usar apenas 10% do tempo só para essa tarefa e após isso, avaliar se é possível fazer algo para minimizar essa perda de tempo. Assim, você já gerou a primeira provocação e irá começar a desenhar um novo projeto para reduzir tempo e custos.

. Mude o mindset de sua operação – Essas provocações devem partir da liderança, como gestores, gerentes, coordenadores e diretores, já que a área fiscal precisa ser estratégica. É uma mudança de mentalidade, o primeiro passo para isso é avaliar: o que eu estou fazendo é estratégico, ele está relacionado com as diretrizes da empresa para gerar lucro? Se não, a equipe é só operacional e sabemos que no dia de hoje isso não é tão legal assim.

. Automação para tarefas manuais – Para se tornar estratégico, a automação com o uso de tecnologia para tarefas manuais e repetitivas é algo fundamental. Essas tarefas não foram feitas para seres humanos. Ninguém aguenta ficar fazendo a mesma coisa automaticamente, repetitivamente.

Os humanos são passíveis de erros, a automação é extremamente necessária a partir do momento que você quer se tornar estratégico. Se tornar estratégico é diminuir o tempo que você gasta nas tarefas necessárias, diminuindo esse tempo, você se torna mais estratégico.

. Participe de novos projetos – Todas as empresas estão se reinventando cada vez mais. Toda empresa tem um novo produto, um novo serviço e a área de TAX precisa estar envolvida nos projetos desde o ínicio, pois é uma importante área para as tomadas de decisões.

Se você tem um novo serviço, um novo produto, a área de TAX vai orientar qual é a melhor margem, classificação tributária, entre outros aspectos. Isso é importante, quando falamos de custos estratégicos em departamento estratégico, é fundamental estar na vanguarda das classificações.

. Reduza custos não-estratégicos – Reduzir os custos não-estratégicos é extremamente importante. Para se tornar uma empresa estratégica, um departamento estratégico, um dos passos necessários é gerar lucro. O departamento de TAX pode gerar lucro? Talvez, com contencioso, processo etc, mas o que é o mais fácil, é reduzir custos não-estratégicos.

Para a redução de custos, se você colocar um robô (automação) para fazer as tarefas manuais, você já tem uma atividade 24/7, com isso, você já ganha na operação. De repente, o seu departamento de logística sabendo disso pensa: posso aumentar a operação, conseguir distribuir meus produtos 24/7 também, isso é quase um processo de mudança de cultura inteira.

. Tome decisões baseadas em dados – A área de tecnologia está avançada, entretanto, o setor de TAX está um passo atrás. Temos uma legislação e regras de TAX 3.0 em um mundo 4.0. Por isso, acompanhar dados é crucial para tomar decisões. Uma decisão precisa ser baseada em dados, pois segundo o mercado, dados são o novo petróleo. Olhar para a tecnologia e como ela pode ajudar o setor é uma tendência para TAX.

. Custo ocultos das empresas brasileiras – Há diversos custos que as empresas têm e não precisam ter. Uma pesquisa da Lafis, afirma que 18% das empresas brasileiras pagam multas e juros mensalmente. Isso é uma falha de processos, dinheiro desperdiçado e erros de processos, que geram multas e juros.

25% das empresas já pagaram guias em duplicidade e é bem difícil ter esse dinheiro de volta. É um custo oculto, que mascaramos. 37% já tiveram caminhões parados na barreira fiscal, com custos da diária caminhoneiro, custo da experiência do cliente, às vezes, o material é perecível e são custos que o departamento de TAX, consegue resolver, 80% ou 90% sozinho, sem depender de outros departamentos.

. Se tornando estratégico de fato – Teremos uma vitória fácil e rápida se conseguirmos olhar para esses custos e mudar a nossa mentalidade para se tornar estratégicos. Apresentei pesquisas do Gartner e da Automation Anywhere, que mostram a opinião e perfil dos colaboradores que executam as tarefas da área fiscal. E essas pesquisas mostram que um colaborador do departamento administrativo gasta 3 horas em tarefas manuais, quase 50% da atividade de um colaborador é fazer atividades que um robô resolve.

Do total, 85% deles, trocariam de emprego. Vamos falar de turn over, imagina 85% da sua equipe fiscal pedindo demissão, porque eles vão para uma empresa que está apostando em automação, tecnologia, ter uma rotatividade de colaboradores é ainda pior para esse setor. Outro dado relevante, é que 30% do tempo é gasto com retrabalho contábil, que precisa ser refeito. Neste caso, 49% acreditam que essas tarefas os impedem de sair no horário, gerando custos como horas extras, etc.

Se a gente quer se tornar estratégico, precisamos olhar esses custos. Olhar esses dados e ver o que consigo melhorar. Lembra do que falei antes? 80%, 10%, 10%. Como separamos isso e como melhoramos o nosso tempo tornando o departamento estratégico. É uma filosofia que temos muito forte na Dootax. Acreditamos que tarefas manuais e repetitivas devem ser feitas por robôs. Manual, para nós é capital intelectual humano, isso sim é o diferencial que agrega valor a qualquer empresa.

(*) – É co-fundador e head de marketing da Dootax (https://dootax.com.br/).