Marcelo Furtado (*)
Diante do atual cenário de pandemia, causado pela disseminação do novo coronavírus, diversas empresas estabeleceram o trabalho remoto como forma de dar continuidade às suas atividades. Por conta do contexto, é fundamental que os colaboradores conheçam os direitos e deveres em relação ao reembolso de despesas home office.
Saber se o custo é ressarcido ao funcionário e o que diz a legislação sobre o assunto, é essencial para manter um relacionamento de maior confiança e transparência. O importante é ter em mente que quem atua nesse formato deve ter acesso aos mesmos benefícios como qualquer outro funcionário que presta seus serviços.
. Quais são as despesas que devem ser reembolsadas pela empresa? – O home office, também conhecido como trabalho remoto, é uma prática consolidada há alguns anos com a transformação digital. No entanto, esse tipo de atuação requer que tudo seja bem acordado entre a empresa e o colaborador, e o ideal é que o contrato seja criado contendo todas as informações relevantes sobre o acordo.
Até mesmo porque o home office exige que o funcionário tenha acesso a recursos tecnológicos e dispositivos, como computadores, tablets e smartphones, além de uma conexão estável com a internet. A legislação CLT diz que todas as despesas referentes ao trabalho remoto devem ser desembolsadas pelos prestadores de serviço, no entanto, existem alguns custos que devem ser reembolsados pela empresa contratante.
Fornecer os equipamentos tecnológicos, pagar pela infraestrutura e pela manutenção, por exemplo, são responsabilidades que o empregador deve arcar. Além disso, a lei ainda garante que o custo e o risco da atuação não seja repassada inteiramente ao empregado apenas por ele estar atuando à distância. Se em qualquer momento o colaborador passe a ter qualquer tipo de custo extra para o trabalho, esses devem ser devidamente informados e ressarcidos pelo contratante.
Por isso, para ter maior segurança nesse tipo de contrato, é fundamental que todos os acordos sejam formalizados e decididos em conjunto com a equipe corporativa.
Este fator é ainda mais relevante no atual período de pandemia, onde tanto os empregadores quanto os funcionários ainda apresentam diversas dúvidas sobre o formato home office e seus diferentes procedimentos e acordos.
. Como funciona o reembolso de despesas home office? – Em relação às despesas advindas de infraestrutura, aquisição ou manutenção de equipamentos tecnológicos para a realização das atividades profissionais, a lei determina que o pagamento de despesas do formato home office devem ser obrigatoriamente devolvidas ao empregado. O acordo deve ser especificado e previsto em um contrato escrito para que seja possível ocorrer uma livre negociação dos gastos entre os envolvidos. O contrato, portanto, deve definir quais despesas são de responsabilidade da empresa e quais são do funcionário.
Na prática, é difícil medir com exatidão qual o total de custos que são efetivamente pagos pelo trabalhador, até mesmo porque ele pode ter gastos maiores nas mensalidades de energia, água e internet, por exemplo. O ideal é que toda despesa adicional que seja necessária para a execução das atividades, seja ressarcida por meio de uma ajuda de custo ou reembolso, sempre tendo como base os recibos dos valores pagos pelo colaborador.
Em um contexto de crise, como o atual, contar com uma política séria e comprometida com a prestação de serviços dos trabalhadores, é vital para ter maior segurança e, também, para garantir o cumprimento dos direitos e deveres de ambas as partes do acordo.
Além disso, a política de reembolso ainda é fundamental para que os funcionários desenvolvam e se sintam mais motivados para atuar à distância. Para se adequar, o recomendado é que os gestores criem regulamentos internos e realizem ajustes para conseguir suprir as necessidades dos profissionais que exercem as atividades fora do ambiente físico da empresa.
. Qual a importância de conhecer a política de reembolso? – A reforma trabalhista , vigente desde 2017, reconhece na legislação todas as atividades exercidas em home office como trabalho remoto. Por isso, é muito importante conhecer quais são os itens reembolsáveis e os prazos de recebimento dos valores, e entrar em alinhamento com a gestão corporativa para evitar processos trabalhistas ou, até mesmo, injustiças no ambiente empresarial.
Como verificar se a política de reembolso está sendo cumprida? – O primeiro passo para verificar se a política está sendo cumprida é analisar se a organização conta com uma equipe capacitada para implementar as ações de reembolso e verificação das condições de trabalho. Como cada instituição conta com um processo específico de reembolso, o ideal é que o colaborador detalhe todos os custos que obteve no período home office e repasse as notas e os comprovantes para a gestão corporativa.
Tendo a certeza de que o empregador está se esforçando para estabelecer a política de reembolso e agir de acordo com a legislação, é possível melhorar o relacionamento e ter maior estímulo para desempenhar as atividades. No entanto, é preciso verificar alguns aspectos que são fundamentais para o contrato home office ocorrer da melhor forma, como:
• especificações do processo de reembolso;
• prazos para apresentar pedidos de ressarcimento das despesas;
• prazos para os pagamentos de reembolso;
• teto de gastos máximo permitido que garanta a proteção da empresa em caso de custos acima do necessário e acordado em contrato.
Dessa maneira, o empregado deve dialogar com os gestores sobre a política de reembolso e combinar prazos para todas as etapas do processo. Mesmo que pareça difícil ser produtivo no atual período de crise, as empresas esperam que seus colaboradores possam continuar entregando seus serviços com qualidade, mantendo o engajamento e a motivação.
Conhecer de maneira detalhada sobre a questão do reembolso de despesas home office é imprescindível para quem passou a atuar ou já atua há algum tempo nesse tipo de contrato de trabalho. Tenha em mente que ter conhecimento da lei é fundamental para prestar seus serviços com maior segurança, garantindo que todos os seus direitos sejam cumpridos e respeitados pelos empregadores.
(*) – É CEO da Convenia (www.convenia.com.br).
