Aline Oliveira Kubo (*)
A prática de Background Check nas investigações corporativas se refere ao processo de levantamento de informações que, normalmente, são identificadas somente por meio de pesquisas aprofundadas. Geralmente, ela é realizada em processos de contratação de funcionários ou fornecedores, aquisição de empresas ou incorporação de novos sócios, pois contribui de forma significativa na tomada de decisão. Nesses casos, é praxe seguir um protocolo com um roteiro de fontes e informações que devem ser pesquisadas, checadas e apresentadas ao solicitante do trabalho.
Entretanto, o uso do Background Check não é restrito às ações preventivas. É, também, um importante recurso para os processos investigativos nos quais haja identificação ou suspeita de que algum ato ilícito tenha sido praticado e, por essa razão, quase sempre envolve urgência e tempestividade.
Dada a necessidade de rapidez na obtenção de resultados nos processos de investigação, o plano de trabalho do Background Check pode – e deve – ser construído para realizar pesquisas e levantamentos de informações diretamente relacionados à ocorrência em apuração. Isso porque, nesses casos, o intuito é evidenciar ou esclarecer a situação suspeita de maneira mais breve e assertiva, sem a obrigatoriedade de seguir um roteiro abrangente de pesquisas, ou seja, com todas as fontes disponíveis. Desse modo, é fundamental que se tenha pleno conhecimento dos detalhes da ocorrência, objetivo do trabalho e resultados esperados.
Por exemplo, em uma suspeita de relacionamento conflitante entre um funcionário da área de compras e um fornecedor, algumas pesquisas devem ser consideradas essenciais, tais como o levantamento de possíveis participações societárias (diretas ou indiretas) do funcionário e o vínculo familiar ou pessoal entre o funcionário e o fornecedor. Caso seja confirmado o relacionamento do funcionário com a empresa contratada ou com pessoas ligadas a ela, a análise pode confirmar um conflito de interesse.
Ainda usando o exemplo acima, um levantamento patrimonial do funcionário poderia apontar padrão de consumo incompatível com a sua remuneração formal, denotando possível favorecimento financeiro irregular, ou seja, suborno.
Veja que, para identificar as duas infrações citadas, não foram necessárias pesquisas de natureza jurídica ou outras fontes normalmente consultadas em levantamentos para contratação, ratificando, dessa forma, que em uma abordagem investigativa não são necessárias consultas em todas as fontes de pesquisas disponíveis.
Em uma outra exemplificação, fraudadores invadem o sistema de uma operadora de crédito e solicitam cartões de crédito em nome dos clientes da instituição. Os dados do cadastro desses clientes são alterados pelos fraudadores para que os cartões sejam enviados para endereços ligados à quadrilha. Um levantamento dos dados cadastrais desses clientes, em bases de consultas confiáveis, pode auxiliar na localização dos verdadeiros proprietários dos dados. Além disso, a pesquisa dos endereços utilizados pelos fraudadores pode facilitar a identificação de agentes envolvidos.
São muitas as opções de pesquisas e levantamentos para realização de um Background Check. Todavia, nem todas são necessárias para que uma situação irregular seja apurada porque um plano de investigação contempla outras frentes de atuação, tais como: análise de dados eletrônicos em Hard Disks, celulares e monitoramentos de estações de trabalho; trabalho de campo com campana e seguimento; auditoria investigativa, envolvendo identificação das vulnerabilidades e testes de transações; data analytics, entre outras.
No caso da suspeita de vazamento de informações estratégicas para um concorrente, por exemplo, além de atividades como análise de dados eletrônicos e auditoria investigativa, uma pesquisa de histórico profissional pode identificar que um dos funcionários com acesso a essas informações, foi pessoa de confiança desse concorrente.
Com base no contexto exposto, é possível concluir que, em investigações corporativas, a aplicação do Background Check vai além de avaliações reputacionais ou de antecedentes, e a plena compreensão dos objetivos da apuração é fundamental para estruturar um plano de trabalho eficiente, a fim de obter resultados tempestivos e satisfatórios.
(*) É consultora especialista em Forense e Investigação Empresarial da Protiviti, empresa especializada em soluções para gestão de riscos, compliance, ESG, auditoria interna, investigação, proteção e privacidade de dados.