Marcelo Carreira (*)
O uso de assinaturas eletrônicas tornou-se cada vez mais difundido nos últimos anos, durante os quais observamos um interesse crescente nas possibilidades oferecidas pela digitalização de processos e pela desmaterialização de documentos. Devido à crise sanitária que estamos vivenciando atualmente, o trabalho remoto tornou-se uma necessidade para muitos de nós, uma opção que, na maioria dos casos, é uma escolha forçada.
Trabalhar em casa significou ter que usar maneiras alternativas de interagir com clientes e colegas. Como usuários ou clientes, tivemos que nos adaptar a fazer compras on-line, gerenciar procedimentos ou documentos sem ir a um local físico e, em força disso, realizar todas as tarefas necessárias remotamente. Portanto, mesmo assinar contratos, de vários tipos, é uma ação que aprendemos, cada vez mais, a fazer on-line e no conforto de nossas casas.
Em suma, muitos novos hábitos nos foram impostos e, por causa disso, às vezes olhamos para esses comportamentos com desconfiança: esse contrato será realmente válido? Como funciona essa assinatura eletrônica? Uma digitalização da assinatura manuscrita clássica seria melhor? Prevemos que a resposta seria “não”.
E, no entanto, vale a pena tomar esses novos hábitos forçados como uma oportunidade de revisar os processos de trabalho aos quais estamos acostumados, otimizá-los e torná-los mais rápidos, eficientes e seguros.
Portanto, quando se trata de usar assinaturas eletrônicas para assinar contratos remotamente, temos que entender como integrá-los e usá-los adequadamente, para que tenhamos certeza da eficácia legal de tais documentos. Como resultado da pandemia, muitas empresas estão revisando digitalmente seus processos operacionais e relacionamentos com o mundo exterior (clientes, fornecedores, partes interessadas) e com o ambiente interno (processos de aprovação, processos de RH, etc.).
Ao fazer isso, essas corporações estão começando a entender as reais oportunidades de ganhos de eficiência através do uso de ferramentas de validação digital, como assinaturas, carimbos de data e hora eletrônicos, identidades digitais e preservação de documentos de TI. Neste cenário cada vez mais difundido de gerenciamento de documentos digitais e processos e dados integrados, a adoção de soluções de assinatura eletrônica é central e estratégica.
A integração dos processos certos para assinar contratos remotamente pode oferecer às empresas benefícios significativos. Em primeiro lugar, velocidade. Concluir e assinar contratos remotamente pode reduzir as etapas necessárias, otimizando processos e economizando tempo para os contratados. Além disso, adotar essas soluções exclusivas é extremamente conveniente. Na verdade, clientes e usuários podem assinar documentos em qualquer lugar e com qualquer dispositivo móvel.
Na prática, na maioria dos casos, tudo o que você precisa é do seu smartphone e de uma boa conexão com a internet. É por isso que pode ser estratégico oferecer aos seus clientes uma opção de assinatura eletrônica com os recursos descritos acima. Em tempos cada vez mais agitados, estamos sempre inclinados a escolher a solução mais conveniente e rápida, a que nos parece menos complicada. No entanto, gerenciar contratos remotamente com a ajuda de assinaturas eletrônicas não é apenas conveniente e benéfico para os clientes, mas também para as empresas.
Ser capaz de ter contratos e documentos on-line, digitalmente, é muito mais fácil e sustentável do que ter que gerenciar, imprimir, mover e armazenar em pilhas arquivos em papel. Gerenciar contratos digitais permite que as empresas acompanhem facilmente toda a sua papelada, monitorem e acompanhem seu status de forma eficaz, tudo com economias significativas de tempo e recursos. Além disso, as assinaturas eletrônicas são seguras, pois podem dar validade legal a documentos e contratos.
Como estão inextricavelmente vinculadas ao documento, elas podem protegê-lo de adulteração e alterações ilegais, salvaguardando a integridade e autenticidade do conteúdo. É por isso que, uma assinatura eletrônica é muito melhor do que a opção manuscrita digitalizada, embora possa não parecer assim à primeira vista. Imprimir um contrato, assiná-lo, digitalizá-lo e enviá-lo de volta não é eficiente nem seguro. Em primeiro lugar, existem várias etapas a serem tomadas e elas são demoradas.
Além disso, uma assinatura digitalizada nunca será capaz de identificar o signatário com certeza, nem será capaz de preservar conclusivamente o documento assinado de modificações indevidas.
(*) – É Diretor de Marketing da Access.
