Diego Puerta (*)
Milhares de empresas aderiram ao trabalho a distância desde que a OMS recomendou o isolamento social, para reduzir a velocidade de contaminação pela COVID-19.
A questão é que como na maioria dos casos esse processo não envolveu o tempo de preparação e os recursos adequados, muitas organizações começam a sentir um impacto na produtividade, no engajamento dos usuários e no aumento dos riscos associados à segurança da informação. O que exige alguns ajustes imediatos de processos e políticas, até mesmo para quem já adotava o home office para todos ou parte de seus colaboradores.
A boa notícia é que todos estão aprendendo juntos a viver dentro desse novo cenário, e a experiência de companhias que já adotavam o home office há mais tempo pode servir de base para ajustar, de forma rápida, políticas e processos adequados, pensando em três grandes pilares: pessoas, tecnologia e segurança. A primeira coisa que as empresas precisam ter em mente é que esse trabalho a distância na quarentena tem peculiaridades bem diferentes do home office tradicional.
Isso porque, nesse cenário atual, profissionais precisam conciliar as rotinas de trabalho com novas tarefas diárias (limpar a casa, cuidar dos filhos, fazer a comida etc), a falta de recursos adequados (internet de alta velocidade, cadeira ergonômica, ambiente silencioso, etc.) e o contexto de incertezas, principalmente, pelo medo do vírus e a falta de previsibilidade sobre quando e como a vida voltará ao novo normal, afetando o equilíbrio emocional.
Ou seja, o primeiro passo para uma política de trabalho remoto bem-sucedido na quarentena passa por priorizar o cuidado e a atenção com o bem-estar das pessoas e a flexibilidade para adequar-se a perfis e necessidades individuais dos colaboradores. Mais do que nunca, a gestão adequada das pessoas tende a ser decisiva para garantir bons resultados. Ou seja, os gestores precisam estar mais perto dos times, ainda que de forma virtual, para entender as demandas e adequar a rotina de trabalho e processos. Na prática, trabalho remoto não pode ser sinônimo de trabalhar de forma independente ou isolada.
O que as pessoas precisam é se sentirem parte da equipe e corresponsáveis pelos resultados para se manterem motivadas e produtivas. Durante minha experiência de 20 anos trabalhando em uma empresa que foi uma das pioneiras na implementação de políticas de home office no Brasil, aprendi que o sucesso do trabalho a distância passa por estabelecer uma rotina de comunicação constante entre as equipes, com reuniões periódicas para troca de informações, análise de projetos, experiências e resultados.
E essa prática precisa ser reforçada, incluindo momentos de interação e descontração ao longo da semana, como Happy Hours e “pausas para o café” virtuais. Essa prática ajudará a reduzir o estresse e a ansiedade dos times e a manter o espírito de colaboração.
Em relação à tecnologia, as empresas precisam reavaliar sua infraestrutura de trabalho, com equipamentos (notebooks, periféricos etc.), ferramentas, dados e aplicações disponíveis para garantir que os colaboradores tenham a melhor experiência nesse home office de quarentena. Na prática, o time de TI deve analisar as reais necessidades das pessoas e suas condições de trabalho para oferecer os recursos primordiais para que os profissionais sejam mais produtivos.
Na medida do possível, as organizações também precisam simplificar o consumo dos serviços de TI, automatizando tarefas e processos. O que passa por rever, inclusive, as formas de atualização dos sistemas e pedidos para solucionar questões associadas a hardware e software.
Por fim, a segurança da informação não pode ser relegada a segundo plano nesse momento. Pelo contrário. Um dos grandes desafios que as empresas têm enfrentado é como garantir a produtividade dos colaboradores que precisam ter acesso remoto a dados e arquivos da companhia, mas sem aumentar riscos.
Para isso, é fundamental a definição clara dos perfis de profissionais e a adequação das políticas de segurança, conectando pessoas, processos e tecnologias. A TI não pode criar uma barreira para que os colaboradores acessem as ferramentas essenciais ao seu trabalho, mas precisa buscar formas adequadas de controle desses acessos.
Uma dica essencial para as organizações é: reavalie a segurança como um todo, da infraestrutura às aplicações. Ou seja, torna-se necessário assegurar que as políticas estão realmente assegurando a proteção e a disponibilidade dos dados e recursos de TI nesse novo cenário.
O que inclui a gestão de senhas, regras para classificação de dados e uso de uma VPN para assegurar o acesso remoto seguro. Pequenos ajustes de rotas nessa abordagem de pessoas, tecnologias e segurança para o trabalho a distância na quarentena podem fazer a diferença para o sucesso de empresas e profissionais nesse momento e, principalmente, para que os negócios busquem caminhos para serem bem-sucedidos no pós-crise.
(*) – É vice-presidente para Consumidor Final e Pequenas Empresas da Dell Technologies Brasil.