Juliano Berton (*)
O processo Agile originou-se no desenvolvimento de software como uma alternativa ao processo linear tradicional na elaboração de projetos, mas foi adotado em outros campos como uma forma de aumentar a eficiência, oferecer mais flexibilidade e responder a ambientes de negócios em rápida transformação.
Complexo, dinâmico e interativo, são algumas das palavras-chave usadas para descrever um ambiente em constante mudança e rápida transformação. Isso requer que as organizações adotem uma forma inovadora de trabalhar e pensar para permanecerem bem-sucedidas.
Ao contrário do processo linear tradicional de auditoria, que envolve planejamento, trabalho de campo, revisão e reporte, uma auditoria interna Agile usa as fases do projeto (sprints) em que esses quatro componentes são feitos simultaneamente, em ciclos de uma a duas semanas.
Os sprints são repetidos até que a auditoria seja concluída e, no final de cada fase, as descobertas são discutidas com o auditado. As auditorias Agile são rápidas, repetíveis e enfatizam a total transparência e colaboração entre os stakeholders e as equipes de auditoria. Embora os processos Agile tragam benefícios amplamente reconhecidos em termos de eficiência e agilidade, não é raro que sua adoção sofra resistências.
A metodologia subverte a realização dos processos usados tradicionalmente, dando margem à algum ceticismo. No caso da Auditoria Interna, por exemplo, a metodologia tradicional baseada na avaliação de riscos envolve uma abordagem em cascata, em que as diferentes fases se sucedem e devem ser concluídas antes de iniciar a seguinte. Dessa forma, é raro que os auditores precisem rever ou refazer o trabalho de uma etapa anterior.
No método Agile, as fases são realizadas concomitantemente com os resultados apresentados imediatamente e regularmente, mesmo que a etapa anterior ainda não tenha sido totalmente concluída. Inicialmente, isso pode gerar relutância em liberar os resultados da auditoria antes de revisar e validar completamente o trabalho. Outro aspecto é que o processo está, sim, sujeito a ineficiências, com a diferença de que elas são rapidamente resolvidas.
Como pontos positivos da metodologia vale destacar a melhor colaboração, maior transparência e o retorno mais rápido. A colaboração e a transparência aprimoradas permitem que possíveis mal-entendidos com os auditados sejam resolvidos rapidamente com o mínimo de respostas preliminares. Os relatórios finais também costumam ter retorno mais rápido. Entregas que costumam levar 45 dias, podem ser reduzidas e até cinco dias com a adoção do método Agile.
Contudo, a organização deve tomar cuidado para não ser radical demais em sua corrida para aceitar a mudança. Dentro das normas do Instituto dos Auditores Internos do Brasil – IIA, é feita uma distinção entre padrões relacionados ao design da função de auditoria interna (Padrões de Atributos, série 1000) e padrões relacionados ao desempenho de serviços de auditoria (Padrões de Desempenho, série 2000).
A aplicação do método Agile dentro da área deve considerar a conformidade com os padrões do IIA. Para obter a adesão adequada de todos aqueles a quem o Agile afeta, a novidade deve ser deliberada e cuidadosamente considerada. Caso contrário, a organização corre o risco de agravar os medos já presentes. Depois de conquistado o apoio, é fácil ver os benefícios.
Um dos termos mais utilizados dentro do processo Agile é “Scrum”. O nome vem de uma jogada do esporte rugby, em que jogadores de cada time se encaixam para compor uma espécie de muralha humana. Criada pelos desenvolvedores Ken Schwaber e Jeff Sutherland, para nós o Scrum significa uma metodologia de gerenciamento de projetos ágeis – tem como base as equipes pequenas e multidisciplinares, os feedbacks constantes e a colaboração dos envolvidos.
Os três pilares do Scrum são transparência, inspeção e adaptação. Por exemplo, em um Scrum, você pode ter funcionários de diferentes níveis, desde a base, até o vice-presidente. Cada um pode contribuir de maneira diferente para a auditoria, lançando mão de suas habilidades e conhecimentos, em um processo que prioriza a colaboração dando menos ênfase a estruturas hierárquicas.
Quem adota a metodologia Agile precisa passar por um processo de transformação que envolve uma mudança de mentalidade. Treinamento e suporte são essenciais para explicar como o Agile funciona e para ajudar os funcionários nessa transição. Os gerentes de nível médio, que podem não estar envolvidos no pensamento estratégico que antecedeu a decisão, costumam ser os mais reticentes.
Os resultados da adoção do Agile, como a maior colaboração, a transparência e menor prazo, têm sido vistos favoravelmente pelos stakeholders e pelos comitês de auditoria. Ao fornecer colaboração, objetivos, princípios e práticas, ele traça uma jornada em direção à maior eficiência e eficácia e maior impacto e influência – uma jornada que a maioria das áreas de Auditoria Interna está embarcando.
É uma forma de manter a relevância da profissão e destacar seu valor em um ambiente corporativo cada vez mais competitivo e de rápida transformação.
(*) – É diretor-secretário do Instituto dos Auditores Internos do Brasil e militante da jornada de adoção do método Agile em Auditoria Interna.
