Marcelo Carreira (*)
A transformação digital se tornou uma meta fundamental nos dias atuais, mas muitos líderes ainda não reconhecem os ganhos de eficiência e segurança que a digitalização promete para a gestão do ciclo da informação. Quando implementada corretamente, uma estratégia de transformação digital oferece maior eficiência, reduz custos, aumenta a agilidade, melhora a experiência do cliente e traz novos insights para os negócios.
A maturidade digital é um processo contínuo de adaptação a um cenário que não para de mudar, em que novos modelos de negócios e mudanças nas demandas do mercado empurram constantemente a empresa para a evolução e o crescimento. E como está se desenvolvendo a sua transformação digital em relação ao gerenciamento de documentos e gestão do ciclo de vida da informação?
Os seus documentos continuam sendo gerados originalmente em papel e são armazenados em arquivos físicos dentro da empresa, ocupando espaços, dificultando o trabalho e gerando mais custos? E os documentos originados digitalmente são arquivados em vários dispositivos, sem o uso de um sistema que os integre, dificultando a sua localização?
É urgente que as empresas reduzam a papelada e integrem todas as informações para eliminar a duplicidade, transformando arquivos físicos em digitais, independentemente da quantidade de documentos gerados pela empresa. Para todas as necessidades existe uma solução. Os registros que precisam ser mantidos em seu formato físico devem ser levados para um site externo que ofereça armazenamento seguro e serviços de digitalização sob demanda.
Uma boa estratégia para a organização de todo o conteúdo é a criação de um conselho de governança da informação, com o qual será possível ter uma visão ampla de toda a empresa e dos documentos produzidos em cada departamento, avaliando sua inter-relação e, principalmente, entendendo quais são as expectativas e necessidades de cada área. Uma solução centralizada otimiza a retenção e a indexação de documentos ao longo do seu ciclo de vida, permitindo que os funcionários acessem as informações em uma plataforma segura.
A implementação de uma plataforma de gerenciamento de documentos permite ainda que as empresas protejam e controlem arquivos digitais, oferecendo aos funcionários a capacidade de acessar informações e colaborar a partir de qualquer dispositivo, em qualquer lugar, controlando quem acessou determinado documento, com quem foi compartilhado, as alterações feitas e todas as informações necessárias para atender todos os requisitos de conformidade. Mas se a sua empresa já investe em automação e integra com sucesso seus processos não digitais e digitais, ela está pronta para inovar, não apenas entendendo suas necessidades atuais, mas também se preparando e se adaptando às tendências futuras.
Neste ponto, quando o digital se torna padrão, as empresas já integram com sucesso seus processos não digitais e digitais, antecipam as demandas dos clientes, reúnem valiosos insights de negócios e melhoram a comunicação. Para isso é preciso a tecnologia, produto, pessoas e habilidades corretas que, juntas, transformarão dados não estruturados em inteligência para dar suporte às operações.
(*) – É diretor de marketing da Access (www.accesscorp.com.br).
