Os escritórios sem papel estão se tornando cada vez mais populares, não apenas para reduzir os impactos ambientais da empresa, mas também para facilitar a vida dos funcionários e criar uma marca e cultura eco-friendly.
Ao longo dos anos construímos hábitos em torno dos papéis que hoje nos custam tempo e dinheiro. O excesso de utilização de papel leva a mais horas perdidas na criação de documentações, perda de dados, entre uma infinidade de outros aborrecimentos.
Separamos a seguir algumas dicas de como reduzir o desperdício de papel em escritórios, armazenar documentos de maneira mais segura e inteligente, economizar o valioso tempo dos funcionários e, obviamente, salvar algumas árvores no processo.
Mudando para documentos digitais
Para lidar com os documentos em papel a utilização da nuvem pode ser uma estratégia conveniente para armazenar e fazer backup de documentos e arquivos importantes de maneira segura.
O armazenamento de arquivos fora do escritório permite que você decida quem pode acessar os documentos. Dessa forma, você e sua equipe podem trabalhar remotamente sem problemas quanto ao acesso de determinados arquivos.
Hoje em dia existem muitos aplicativos de scanner disponíveis, como CamScanner, Adobe Scan, Google Drive Scanner, etc. Basta digitalizar os arquivos com qualquer um deles, criar arquivos PDF e enviá-los para a nuvem.
Além desses, há também aplicativos que transformam PDF em JPG, PDF em PNG ou PDF em qualquer outro formato que você desejar. Dessa forma, é mais fácil editar os documentos digitalizados sem que haja a necessidade de acessar ou alterar os documentos físicos.
Incentivando reuniões sem papel
Os funcionários precisam ser incentivados a usar seus laptops, smartphones e tablets para reuniões ou outras situações em que precisam fazer anotações. É possível adotar a opção de usar aplicativos de anotações como Notion, Evernote, OneNote e muitos outros.
Em vez de usar cadernos de anotação em uma reunião, envie por e-mail os arquivos digitais a cada membro da equipe com antecedência e compartilhe a apresentação por meio do armazenamento em nuvem após a reunião.
Um ponto importante é que alguns funcionários podem fazer brainstorming melhor quando rabiscam ou fazem anotações fisicamente. Portanto, incentive-os a ir para a reunião sem papel, mas não force, pois isso pode prejudicar as maneiras criativas das pessoas de funcionar a todo vapor.
Inteligência em relação aos equipamentos do escritório
Se você optar por documentos digitais, reduza o uso de equipamentos de escritório adicionais que precisam de papel, como impressoras, faxes e copiadoras.
Monitore os estoques de papel do escritório e acompanhe o uso para garantir que a equipe esteja trabalhando de acordo com o plano. É impossível ficar totalmente sem papel, no entanto, a sua utilização pode ser reduzida.
No contexto das pequenas empresas, a eliminação do papel pode parecer particularmente desafiadora, com menos recursos tecnológicos e resistência geral à mudança em relação às formas tradicionais de se trabalhar. No entanto, como os benefícios superam em muito o custo de implementação, todas as organizações devem considerar a adoção de operações sem papel para serem mais eficientes e eco- friendlys.
