Alysson Guimarães (*)
Uma das maiores dores de qualquer organização é lidar com o planejamento orçamentário.
Prever receitas, destrinchar despesas, provisionar investimentos, tudo isso consiste em um trabalho muito especializado e que deve ser feito com muita cautela, mas, ao mesmo tempo, demanda certa ousadia. Afinal, é o orçamento que baliza a saúde financeira e a capacidade de crescimento da corporação.
Há um bom tempo já me incomodava muito o fato desse processo ainda ser feito de forma praticamente manual. O máximo de tecnologia empregada era a planilha de Microsoft Excel. Ao mesmo tempo, já constatava que o avanço das tecnologias da informação e comunicação possibilitava o desenvolvimento de ferramentas que aliviassem a vida do gestor financeiro.
Hoje, ainda vemos empresas, dos mais variados portes e atividades econômicas, reféns das velhas planilhas. Imagine uma empresa com mais de cem gestores, em que cada um deve enviar as suas previsões orçamentárias, utilizando uma planilha. Como controlar as versões de arquivos? Prazos de entrega? Como compreender o raciocínio utilizado para a consolidação dos valores enviados?
Esses são alguns dos pontos que exigem muitas horas de dedicação exclusiva de profissionais da área orçamentária. Horas dedicadas para controlar o processo, corrigir e validar documentos, planilhas e, ainda assim, com riscos significativos de erros e má gestão do planejamento orçamentário.
Mas talvez você me pergunte: Alysson, o que seria o mais adequado para esse tipo de situação? A resposta é muito simples e cada vez mais acessível para empresas que enfrentam esse cenário: tecnologia.
Estudos realizados pela Forrester, líder global em pesquisas de mercado, com empresas que adotam tecnologias específicas para planejamento orçamentário, mostram retornos superiores a 1000% com o investimento realizado.
Isso ocorre graças à economia de tempo com validações, correções e inputs manuais, que essas soluções podem gerar, atrelado a um ganho de inteligência e análise para melhor performance financeira.
E, pela experiência que vemos no mercado, podemos afirmar que é possível acelerar em até quatro vezes o planejamento do seu orçamento utilizando uma plataforma de geração de insights, análises, indicadores, gráficos, simulação de cenários, construção de orçamentos, projeções e automatização das demonstrações financeiras. Seu ciclo orçamentário pode ser reduzido em 80%. E não se preocupe, essa celeridade vem acompanhada de muito mais precisão na informação. Portanto, a tecnologia proporciona elaboração de orçamentos de maneira mais rápida e assertiva.
Um detalhe importante: há soluções que não demandam novos conhecimentos para sua utilização, uma vez que possui sintaxe semelhante à do Microsoft Excel. Ou seja, a operacionalização é feita sobre uma interface, uma configuração, com a qual estamos habituados. Com a substancial diferença de que as funcionalidades são muito mais amplas e precisas.
Você constrói seu orçamento utilizando premissas, cenários e forecasts, e toda a equipe pode trabalhar simultaneamente sobre o mesmo projeto sem limitação de usuários. Definir prazos do início ao fim, criar fluxos de aprovação complexos, acompanhar entregas, revisões e aprovações são tarefas possíveis de serem automatizadas. O detalhamento inclui segmentação por filiais, centros de custo, empresas ou qualquer outra dimensão relevante para o seu negócio.
É a total governança do fluxo de construção do orçamento, do início ao fim. Sendo que o processo pode ser constantemente atualizado, estando sempre em dia, por meio de ferramentas de workflow de aprovação para definir prazos e acompanhar cada etapa do processo.
Confesso que me entusiasmo falando do tema. Não por menos. Saber que podemos oferecer ao mercado soluções que enfrentam as dores das empresas nos motiva. Queremos, cada vez mais, que essas inovações estejam ao alcance dos gestores.
(*) Especialista em finanças corporativas e CEO da LeverPro, solução de inteligência e automação para as áreas de Controladoria e Planejamento Financeiro.