O envio de notificações de variados teores é uma atividade corriqueira dentro das empresas, seja por e-mail ou por carta via correio. Da primeira forma, o processo é mais célere, efetivo e menos oneroso. Por outro lado, o processo manual, mais antigo, exige mais custos e é mais demorado.
Contudo, muita gente pensa que o envio manual de notificações é a única forma que possui segurança jurídica pois os serviços de correios possuem a confirmação de entrega (AR – Aviso de Recebimento), que é um recurso de suma importância para que o notificado tenha ciência do teor. Todavia, muita gente não sabe, contudo, que também é possível enviar notificações por e-mail com a mesma equivalência de uma carta registrada com aviso de recebimento. Vamos entender um pouco mais sobre esse serviço?
O que significa o serviço de envio de e-mail com comprovação de entrega?
O envio de notificação eletrônica por e-mail, que todos conhecem, são os e-mails normais. Eles são destinados e entregues em caixas postais, porém, os e-mails normais não conseguem comprovar a entrega obtendo evidências deste processo, até poque o objetivo deles é a entrega simples. Por outro lado, o e-mail com comprovação de entrega fornece evidências técnicas e comprobatórias sobre a autoria, conteúdo e cronologia de envio. Além disso, aponta sobre a tomada de conhecimento pelo destinatário, configurando, portanto, um aviso de recebimento. Para que o serviço se torne mais seguro e comprobatório, incorpora-se um elemento temporal que chamamos de Carimbo de Tempo (HLB – Hora Legal Brasileira), fornecido pelo Observatório Nacional (ON/MCTI). Logo, com o carimbo de tempo associa-se as evidências técnicas coletadas na entrega do e-mail com todas as interações, ou seja, se o e-mail foi recebido, se foi visualizado ou seus anexos foram abertos.
Então, em síntese, pode ser aplicado em qualquer situação onde se faz necessária a comprovação de entrega de uma notificação.
Em quais situações recomenda-se utilizar o e-mail com comprovação de entrega?
O envio de e-mails com comprovação de entrega se aplica no envio de notificações como: notificações extrajudiciais contratuais, aceite ou de acordo, convocação, ciência do que foi combinado entre as partes, carta protesto, recusa de sinistro, notificação extrajudicial, entre outras.
Assim sendo, pode ser utilizado em diversas situações:
- Antes de negativar um cliente (na notificação de uma dívida);
- Em um “de acordo” para uma prestação de serviço;
- Na notificação de condomínios junto aos proprietários para aviso de assembleias;
- Quando uma instituição de ensino necessita convocar um estudante;
- Em recusa de sinistros por parte de seguradoras;
- Cobrança amigável e contenciosa;
- Quando se faz necessário notificar uma empresa sobre irregularidade contratual.
Quais são as principais vantagens do envio de e-mail com comprovação de entrega?
Há diversos benefícios na utilização desse serviço que podem ser sentidos em pouco tempo após a sua implementação. Entre os principais, podemos mencionar: maior controle, segurança, agilidade, redução de custos, respaldo jurídico, entre outros.
Como funciona na QualiSign?
Na QualiSign o serviço de envio de e-mail com comprovação de entrega chama-se E-mail Válido (EV). Nesse sentido, é permitido o envio por qualquer pessoa autorizada pela empresa. Sua utilização consiste da seguinte forma:
- O e-mail que normalmente seguiria para o destinatário é enviado para o Portal QualiSign, através do domínio “valido.com.br”;
- A mensagem recebida pelo EV é armazenada no Portal QualiSign, incluindo seus anexos, e recebe um selo digital contendo um número de identificação da mensagem, a data e a hora legal brasileira. Esse selo pode ser personalizado com o logo da sua empresa, por exemplo;
- Em seguida, o e-mail é enviado ao seu destinatário com todas as evidências.
Assim que o destinatário interage com o e-mail, esta informação já aparece no painel de controle fazendo com que haja total controle dos e-mails enviados e a situação de cada um.
Segurança Jurídica e Compliance
A segurança jurídica é respaldada na utilização do E-mail Válido, visto que todas as etapas do processo de recebimento e entrega da mensagem são garantidas pelo Carimbo de Tempo (HLB). Ademais, a segurança é também reforçada pois é gerada uma chave de segurança para cada remetente, fazendo com que exclusivamente ele poderá enviar uma mensagem por meio do serviço utilizando o seu e-mail autorizado. Além disso, é disponibilizado um dossiê contendo todas as evidências técnicas armazenadas no Portal QualiSign, permitindo, portanto, a utilização em eventuais atos comprobatórios.
