Igor Meireles (*) e Paulo Souza (**)
O eSocial é um sistema do governo que visa modernizar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas no Brasil. Ele foi desenvolvido em conjunto pela Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho e faz parte do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). O objetivo principal do eSocial é digitalizar e unificar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas, garantindo a proteção e sigilo das informações.
Recentemente, foram introduzidas algumas novidades no eSocial relacionadas à emissão de informações sobre processos trabalhistas por meio de quatro novos eventos. Esses eventos abrangem o próprio processo trabalhista, as contribuições, questões tributárias decorrentes do processo e a exclusão de eventos apresentados sem autorização. Com o envio em tempo real dessas informações, espera-se uma maior detecção de irregularidades e o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias. Isso proporcionará maior transparência dos dados e facilitará as análises realizadas pelas fiscalizações.
No entanto, a implementação do eSocial pode ser um desafio para empresas com um grande volume de processos trabalhistas e estruturas complexas. Enviar informações detalhadas e padronizadas sobre os funcionários e seus vínculos, incluindo informações sobre processos trabalhistas, pode ser especialmente desafiador para organizações com um alto número de processos em andamento, tanto de funcionários próprios quanto terceirizados.
Além disso, essa mudança também trouxe um desafio adicional para as empresas, que é promover a integração entre o departamento jurídico, o setor de RH e outras áreas envolvidas na elaboração da folha de pagamento e no envio de informações ao eSocial. Uma comunicação eficiente entre esses departamentos é essencial para garantir a qualidade e consistência dos dados, bem como uma boa gestão de prazos, evitando multas e débitos decorrentes do não cumprimento das obrigações.
A complexidade do eSocial exige que os profissionais responsáveis pelo envio das informações estejam habilitados e atualizados quanto às regras e exigências do sistema. Portanto, é fundamental investir em treinamentos e capacitação para garantir que as informações sejam enviadas corretamente ao sistema.
As novas normas estabelecidas pelo eSocial trazem algumas dificuldades para o setor de RH e o jurídico. Isso ocorre devido à complexidade das leis e regulamentações trabalhistas, previdenciárias e fiscais no Brasil, que é conhecido por ter um dos sistemas tributários e trabalhistas mais complexos do mundo. Além disso, as constantes revisões e atualizações feitas pelo governo, juntamente com a falta de clareza e interpretação subjetiva de muitas normas e regras, também contribuem para essas dificuldades.
Desafios da integração entre o setor jurídico e RH na implementação do eSocial
A implementação do eSocial traz mudanças significativas nos processos internos do setor jurídico e de recursos humanos (RH) das empresas. Uma das principais mudanças diz respeito à comunicação entre o departamento jurídico e o RH, assim como o compartilhamento de informações sobre processos trabalhistas. Portanto, será necessário que os elementos relevantes sobre processos trabalhistas sejam compartilhados entre esses setores, demandando uma maior comunicação e cooperação para garantir a precisão e a tempestividade dos dados fornecidos.
A importação dos dados dos sistemas utilizados pelas áreas jurídica e de RH será essencial para facilitar o compartilhamento de informações. Essa união permitirá troca ágil e eficiente de dados, evitando retrabalhos na transmissão das informações ao eSocial.
O departamento jurídico precisará se adaptar à padronização exigida pelo eSocial, garantindo que os dados sejam fornecidos de acordo com os requisitos do sistema. Além disso, serão necessários mecanismos de controle e monitoramento para assegurar a conformidade com as exigências do eSocial, evitando multas e penalidades. É importante ressaltar que esta é a primeira versão do eSocial e que novas atualizações surgirão no futuro. Portanto, o departamento jurídico precisa acompanhar essas mudanças no eSocial para atualizar seus processos internos e compreender as futuras exigências.
É válido mencionar que os sistemas de folha de pagamento e os sistemas jurídicos são separados e não possuem integração direta. O sistema de folha de pagamento é responsável pelo processamento de dados relacionados aos funcionários, como salários, benefícios, impostos, entre outros. Já o sistema jurídico é utilizado pelo departamento jurídico para gerenciar processos judiciais, acompanhar prazos, elaborar petições, entre outras atividades.
Investimentos estratégicos e desafios na implementação do eSocial
Cada empresa é única em sua natureza, mas todas compartilham o interesse em investir em soluções de software e sistemas integrados para automatizar e agilizar suas atividades. Essas ferramentas visam reduzir o tempo gasto em tarefas manuais, minimizar erros e promover a capacitação dos profissionais responsáveis pela folha de pagamento, RH e departamento jurídico. Além disso, as empresas estão revendo seus processos internos, promovendo uma maior colaboração e troca de informações entre esses departamentos, implementando sistemas de monitoramento e controle para garantir o cumprimento das obrigações legais. Algumas empresas optam por terceirizar as rotinas operacionais do RH, incluindo a elaboração e transmissão do eSocial, buscando estratégias eficientes.
A implementação dos novos eventos do eSocial pode ter um impacto nos custos operacionais das empresas de diferentes maneiras. Embora seja difícil generalizar os custos, pois eles variam de acordo com o tamanho e a complexidade de cada organização, existem alguns aspectos comuns que podem afetar os gastos. Isso inclui investimentos em tecnologia, treinamento e capacitação, ajustes nos processos internos e a necessidade de monitoramento e revisão contínuos.
É importante ressaltar que cada companhia pode enfrentar desafios específicos relacionados ao eSocial. Portanto, é essencial que elas se adaptem às recomendações de acordo com suas necessidades e realidades. Investir em tecnologia e integração entre o setor de RH e o departamento jurídico é vital, embora possa demandar recursos financeiros consideráveis. Além disso, contar com suporte especializado, como consultorias, pode auxiliar na interpretação das normas e regras do eSocial, na revisão dos procedimentos internos e na identificação de possíveis riscos e oportunidades de melhoria. Isso permite que a empresa tome decisões assertivas e efetivas nesse processo de implementação.
No contexto da implementação do eSocial, a terceirização das rotinas operacionais emerge como uma estratégia importante para as empresas lidarem com os desafios. Ao terceirizar atividades como a elaboração da folha de pagamento, o cumprimento das exigências do eSocial e a gestão de benefícios, as organizações podem se concentrar em suas principais atividades, reduzir custos operacionais e ter acesso a especialistas com conhecimento aprofundado na área. Isso garante conformidade legal e eficiência nos processos, tornando-se um ponto estratégico relevante.
(*) Sócio e responsável pelas áreas de BPO e Consultoria Tributária da Bernhoeft,
(**) Sócio e responsável pela área de Cálculos Judiciais da Bernhoeft.
