Automatização de processos: o quê todo gestor precisa saber

Bruna Amaral Castro (*)

Quando pensamos em automatização de processos, logo nos vem à cabeça aquele grupo multidisciplinar colando post its nas paredes e as longas e intermináveis reuniões de mapeamento. Mas diferente disso, já existem outras maneiras muito mais efetivas. Vou explicar como.

Segundo uma pesquisa da Forrester Research de 2020, em 65% das organizações, a TI não consegue concluir tudo aquilo que é pedido pelas áreas de negócios, por conta da grande demanda de projetos. Neste mesmo ano eu também estava olhando para dentro de casa e precisava achar formas de melhorar.

O mais importante é que quando se assume a gestão de determinada área e encontra-se um cenário em que as tarefas são muito manuais, sem conexão com outros departamentos e os procedimentos estão escritos em documentos ou guardados na cabeça das pessoas, um alerta deve ser acionado para toda a organização.

Logo pensamos na TI, mas que via de regra está ajudando em projetos que envolvem demandas de clientes, o que torna muito difícil entrar na fila de priorização. Para sair dessa, ganhar autonomia para automatizar os fluxos da equipe e organizar a conexão entre departamentos, prazos e tarefas, muitos gestores têm usado uma nova tecnologia, o low-code.

A tecnologia low-code trouxe um novo termo chamado Citizen Developer, traduzindo para o português significa desenvolvedor cidadão. Na prática, ele é o colaborador que faz parte da sua equipe e não tem formação em tecnologia da informação e desenvolvimento de sistemas. Porém, consegue liderar a implementação da solução, pois o low-code possibilita a automatização de processos com pouco ou até mesmo nenhum uso de códigos.

Neste momento você deve estar pensando “ninguém tem tempo para isso”. Não tem mesmo. Porque a falta de organização e retrabalho nos processos gera a sensação que estamos sempre trabalhando com o limite da capacidade da equipe. Mas, a partir do momento em que você se permite parar, organizar, conectar departamentos e automatizar processos e tarefas, tudo se torna mais fácil.

Exemplos não faltam para mostrar a efetividade da tecnologia em qualquer área. De um hotel que está tendo problemas com processos financeiros, a uma empresa de mineração que identificou gargalos no departamento de custos. O mais importante é que o low-code cumpre a sua missão em curto prazo. No caso do resort, a redução de custos operacionais chegou a 5% em apenas 6 meses.

O resultado é a otimização, integração e conexão destes fluxos com as demais áreas da empresa, com prazos definidos de maneira transparente e menos retrabalho. Além de responsabilidades claras, menos tempo de treinamento, controle de lead time, de produtividade e claro, conseguir fazer a gestão da empresa. Nada funciona sem gestão.

Uma equipe bem estruturada deve funcionar sem a presença instrutiva da gestão. Por isso, desacelere a sua rotina e organize a sua equipe. Dê estrutura para que as instruções sejam claras e os processos funcionem de forma orquestrada. Para chegar nesse ponto, utilize o poder da tecnologia low-code, escolha um citizen developer, aproveite a autonomia para automatizar processos e mãos na massa!

(*) – É Business Product Manager da Zeev, empresa que fornece softwares com tecnologia low-code (https://zeev.it/).

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