Cynthia Catlett (*)
É difícil negar nossa dependência pelos aplicativos de mensagens instantâneas como WhatsApp, iMessage, Telegram, etc. Muitos de nós usamos essas e outras ferramentas em nosso dia a dia. Muitas vezes, confiamos nessas plataformas de mensagens e nos comunicamos sobre assuntos delicados, confidenciais, pessoais e profissionais por lá. Apesar dos benefícios e imediatismo que elas nos proporcionam, seu uso traz desafios significativos para a gestão de riscos, principalmente, no que diz respeito a fraudes, corrupção, informações privilegiadas e lavagem de dinheiro, entre outras atividades ilícitas.
O Departamento de Justiça dos EUA (DOJ) deixou clara sua expectativa quanto ao uso de aplicativos de comunicação efêmera no ambiente corporativo: não é o meio ideal de comunicação corporativa devido à dificuldade de rastreamento e controle de registros (exigência de muitos reguladores, especialmente quando lidar com empresas listadas ou de capital aberto). Em 8 de agosto, a Comissão de Valores Mobiliários dos EUA (SEC) e a Commodity Futures Trading Commission. multou nove empresas em US＄ 549 milhões por usarem aplicativos de mensagens pessoais para discutir negócios, operações e outros assuntos corporativos.
As penalidades fazem parte de uma investigação de dois anos sobre o uso de comunicações não oficiais de trabalho, como mensagens de texto e WhatsApp, em violação das regras que exigem que as empresas mantenham registros de certas comunicações relacionadas ao trabalho. As empresas admitiram que seus funcionários frequentemente usavam dispositivos pessoais para se comunicar via iMessage, WhatsApp e Signal, o que a SEC chamou de violação “antiga e generalizada”.
A questão é: como as organizações podem controlar a existência desse meio de comunicação eficaz? Muitas empresas estão criando políticas que definem o tipo de comunicação permitida em mensagens instantâneas. As empresas estão treinando seus funcionários sobre os riscos de se comunicar fora dos meios formais de comunicação corporativa. Basicamente, as empresas estão criando diretrizes sobre o que pode ser dito e trocado por esses meios e o que é proibido discutir ali.
Estas ferramentas desempenham um papel crucial no nosso dia a dia, facilitando a troca de informações e agilizando as comunicações. No entanto, empregadores e funcionários precisam reconhecer os desafios associados ao seu uso, especialmente no nível corporativo, onde o gerenciamento de riscos é crítico.
Como vimos nos EUA, os reguladores estão a lutar para impor regras mais rigorosas, multando as empresas por não manterem registos adequados das comunicações. O não cumprimento destas regras não é apenas uma questão de procedimentos internos, mas também uma ameaça à integridade do negócio. A dificuldade de rastrear e controlar essas comunicações coloca em risco a confidencialidade, a transparência e, em última análise, a reputação das empresas. Para lidar com essa questão, a educação é fundamental. As empresas devem informar e treinar seus colaboradores sobre os riscos envolvidos e a importância do cumprimento das políticas internas. O bom senso também desempenha um papel crucial. É crucial que todos compreendam as consequências que podem surgir do uso inadequado de plataformas de mensagens pessoais para assuntos corporativos.
(*) É VP da Charles River Associates no Brasil.
