Com a tecnologia, especialmente inteligência artificial e machine learning, os documentos podem ser classificados, categorizados, processados e armazenados conforme padrões bem estruturados e seu tempo de guarda é determinado. Tudo de acordo com a legislação vigente e as regras de negócio internas da empresa.
Vale lembrar que, em todas as empresas, existe um grande volume de documentação (administrativa, contábil-fiscal, trabalhista, cartorária e forense etc.) que precisa ser gerenciado em cada etapa do seu ciclo de vida – desde a criação até o descarte.
A Docket, legaltech que fornece ao mercado toda a infraestrutura para processos que dependem de documentação, de ponta a ponta, por meio da tecnologia, traz algumas dicas importantes sobre como gerenciar documentos em tempos de transformação digital.
1 – Identifique as falhas no processo produtivo para melhorar a produtividade: pequenos erros comuns no dia a dia, podem facilmente ser identificados e solucionados com o uso da tecnologia para a gestão.
2 – Centralize as informações: centralizar as informações por um único canal economiza tempo e custo, evitando que os colaboradores percam tempo tentando encontrá-las em determinado local. Para isso, existem infraestruturas de gestão avançadas capazes de reunir todos os dados de um departamentos em uma única base.
3 – Utilize métodos de produtividade: a tecnologia pode dar mais celeridade aos processos. Por exemplo: uma rede de shoppings depende da gestão de inúmeros documentos regulatórios para sua funcionalidade. Uma ótima opção, neste caso, seria reunir todos em uma única plataforma, alcançando maior produtividade e visão macro dos vencimentos e solicitações.
4 – Invista em automação: as novas tecnologias ajudam a agilizar as operações diárias e a aumentar a produtividade. Com um sistema automatizado, é possível ter visão completa do setor de toda uma empresa, facilitando a gestão de métricas e diminuindo consideravelmente erros, retrabalhos e desperdício de tempo.
6 – Mapeie processos: grandes melhorias dependem do conhecimento que se tem de todos os processos realizados dentro de uma operação. Por isso, é importante saber qual a função exata de seus colaboradores e a complexidade de suas demandas. Além disso, é muito importante analisar os dados oriundos de cada operação ou processo, de modo a identificar gargalos que possam barrar o desenvolvimento de sua empresa.
7- Invista em segurança da informação: de acordo com uma pesquisa realizada pela Deloitte, o excel foi apontado como uma das principais ferramentas utilizadas para a gestão de informação. Porém, a ferramenta não confere a segurança necessária à informação e pode paralisar uma esteira inteira de processos. É importante investir em tecnologias capazes de centralizar informações de forma segura e prática, evitando erros humanos e o entrave de processos internos.
8 – Mantenha a comunicação fluida: para uma melhora na gestão de processos operacionais, é necessário obter informações confiáveis sobre todos os setores. Para isso, um bom software pode ser capaz de manter uma comunicação clara e favorecer a troca de informações entre eles.
9 – Tenha uma gestão de documentos organizada: fator essencial quando se fala sobre grandes organizações, porque o fluxo de licenças, alvarás e documentos regulatórios é muito grande e exige atenção com datas de vencimentos para evitar multas e interdições.
10 – Adote uma plataforma de gestão: estar atualizado quanto às novas tecnologias do mercado é imprescindível para aqueles que desejam se destacar. A inovação já chegou para quem deseja otimizar processos e garantir maior segurança de informação. Através das plataformas de gestão é possível gerenciar, de forma automatizada, toda uma esteira de processos garantindo a visão macro e assertiva nas decisões estratégicas.
“A transformação digital de documentos é um passo muito importante na modernização das empresas, desburocratização de seus negócios e até mesmo na redução de custos que elas têm”, diz o CEO da Docket, Pedro Roso. – Fonte e outras informações: (https://docket.com.br/).
