Alexandre Mariano (*)
A forma como os colaboradores se desloca evoluiu ao longo das últimas décadas e trouxe novos desafios para as empresas. No passado, o trajeto se resumia ao percurso residência–empresa. Algumas companhias que buscavam diferenciação contratavam ônibus executivos para seus colaboradores.
Com o tempo, a realidade mudou: áreas comerciais passaram a visitar clientes e prospects, enquanto outros departamentos — como logística, TI e produção — também passaram a se movimentar com mais frequência. Para atender a essa demanda, muitas organizações criaram suas próprias frotas de veículos, disponibilizadas a diferentes usuários.
Essa prática, no entanto, trouxe dores de cabeça: identificação de infrações de trânsito, sinistros, manutenção e a necessidade de uma equipe grande para administrar tudo. O modelo seguinte foi a alocação de um veículo por colaborador, o que reduziu a complexidade de gestão, mas exigiu maior investimento em ativos. Logo, os cálculos financeiros mostraram que a locação era mais vantajosa que manter frota própria.
Foi nesse contexto que surgiram alternativas como, mais recentemente, o modelo em que a empresa concede um valor em dinheiro para que o colaborador adquira e administre o próprio automóvel. À primeira vista, o chamado cash allowance parece simplificar a administração: o usuário ganha autonomia para escolher o carro, seja um modelo superior, complementando o valor, ou um modelo inferior, utilizando a diferença para outros fins.
Porém, essa flexibilidade traz riscos consideráveis para a empresa. Entre eles, destacam-se a dificuldade de manter padrões de imagem corporativa, os altos custos de manutenção indireta e a falta de garantias em casos de desligamento, que podem inviabilizar o retorno do investimento feito pela empresa.
Outro ponto sensível é a legislação. Tanto o veículo concedido como benefício indireto quanto a verba em dinheiro são vistos pelo fisco como salário indireto. Ou seja, incidem sobre eles encargos trabalhistas (INSS e FGTS) e desconto de imposto de renda na fonte.
Já quando o veículo é considerado ferramenta de trabalho, não se fala em benefício indireto ou remuneração. É possível diferenciar os automóveis por função, de acordo com um cardápio estabelecido previamente pelo RH. Nesses casos, o veículo utilitário é classificado como essencial para atividades profissionais: visitas a clientes, fornecedores e eventos, por exemplo. Para períodos em que o colaborador utiliza o veículo fora do horário comercial, a recomendação é formalizar um contrato de locação ou comodato, para garantir segurança para ambas as partes e transparência no uso do bem.
Diante da possibilidade de tantas complicações, a terceirização de frota se consolida como uma alternativa mais segura e previsível. Além de preservar o padrão e a imagem corporativa, ela oferece proteção legal e maior controle sobre os custos e a operação.
(*) Chief Financial Officer (CFO) na X-Fleet – empresa especializada em terceirização de frota executiva premium. Bacharel em Economia pela Universidade de São Paulo (USP) e com MBA em Finanças Corporativas (INSPER).
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