Maeve Zanetti (*)
Independentemente do contexto, as empresas estão sempre em busca de redução de custos, principalmente os custos ocultos.
Por esse motivo, é preciso analisar bem o orçamento e os gastos com cada setor para que os gastos sejam identificados corretamente e, caso haja cortes, nenhum processo importante seja afetado. Compreender o “Custo Total de Propriedade” – ou TCO (na sigla em inglês) – pode ajudar os líderes de RH a terem uma visão minuciosa sobre o departamento e calcular com mais precisão os investimentos em melhorias do processo, gerando assim uma redução de custos eficiente.
Para entender os custos – O TCO da Folha de Pagamento e outros processos de RH incluem os custos visíveis (comprar e instalar sistemas), como também os custos ocultos (manter estes sistemas funcionando). Também há custos diretos e indiretos de mão de obra conectados com a atualização de sistemas para novas versões. Uma razão para alguns custos serem ocultos é que os processos de RH muitas vezes são “propriedade” parcial do RH, ou seja, algumas operações lideradas pela área, fazem parte do escopo de outros setores das empresas, como finanças, TI, entre outros.
Por isso, quando os departamentos de RH olham seus próprios custos administrativos, acabam deixando de ver os custos de contratar pessoal de TI, por exemplo, que instalam, mantém e atualizam os sistemas que operacionalizam essas ações. Além disso, a escolha de uma solução errada pode ser um custo oculto ainda maior. Por exemplo, se uma empresa precisa criar uma nova equipe de projeto, seus processos de RH precisam ser rápidos e flexíveis.
Identificando custos ocultos e visíveis – Uma análise de custo completa ou Mapeamento TCO de processos de RH deve considerar os custos visíveis – instalação e atualização de sistemas, além da mão de obra direta. Já os custos “ocultos” são mais difíceis de serem identificados. Para ajudar, destacamos uma lista de possíveis custos ocultos do RH:
• Manutenção do Sistema: Os sistemas de TI necessitam de infraestrutura, suporte, software e manutenção regular. Mas como é o pessoal de TI quem geralmente está envolvido na manutenção desses sistemas, pode ser difícil para os gestores de RH rastrearem o real custo desta manutenção.
• Treinamento: O custo de treinar colaboradores para usar sistemas de RH é algumas vezes subestimado. No entanto, o mesmo ainda pode ser elevado, especialmente quando funcionários precisam ser treinados novamente para usar sistemas atualizados ou substituídos.
• Mão de obra Indireta: Estes custos estão relacionados às pessoas trabalhando fora do RH que ajudam a entregar processos da área. Incluem colaboradores que coletam informações para o processamento de Folha de Pagamento ou que respondem às perguntas sobre pagamentos e benefícios.
• Mão de obra Terceirizada: Os custos totais de operar a Folha de Pagamento e outros processos de RH podem incluir taxas pagas a consultores e fornecedores, além de despesas gerais corporativas, tais como aluguel e manutenção predial.
• Custos de Integração: Trata-se do custo para integrar os sistemas de Folha de Pagamento, Ponto e Frequência, administração de dados do RH e sistemas de saúde e benefícios. Muitas vezes esses sistemas estão instalados separadamente, o que gera custos já que os dados devem ser transferidos de um setor para o outro. Isso pode ser feito manual ou eletronicamente – com todos os custos de mão de obra associados. Custos de integração são frequentemente ocultos, mas podem ser um componente significante do TCO de processos de RH.
• Consolidação de Dados: Empresas com múltiplos sistemas de RH podem ter a necessidade de reunir todos os dados – por exemplo, para calcular números de colaboradores globais. A consolidação de dados exige tempo e representa outro custo muitas vezes ignorado.
Estes são apenas alguns apontamentos de como identificar os custos ocultos, por isso, cabe a cada departamento de RH trabalhar em sincronia com as demais áreas da empresa a fim de tornar os processos cada vez mais claros e suas prestações de contas cada vez mais transparentes, assim, a identificação dos custos ocultos será ainda mais fácil de ser percebida e com isso, não ganha apenas o RH mas toda a companhia que terá mais agilidade e eficiência.
(*) – É Gerente de Vendas da ADP.