Otávio Pepe (*)
Nos últimos anos, a transformação digital e a gestão de dados têm sido temas centrais para empresas no Brasil, especialmente após a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em 2020. A legislação trouxe novos desafios e obrigações para as empresas, impondo a necessidade de revisitar seus processos de gestão documental e implementar tecnologias que garantam segurança e conformidade.
No entanto, apesar da importância evidente, a maioria das empresas brasileiras ainda luta para adotar práticas eficazes de gestão documental. De acordo com a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), boa parte das empresas no Brasil ainda dependem de processos manuais ou pouco automatizados para a gestão de documentos.
Isso revela uma clara deficiência na implementação de soluções tecnológicas que poderiam melhorar significativamente a segurança e eficiência na administração de informações sensíveis. A dependência de métodos tradicionais, como o armazenamento em papel ou sistemas de arquivos sem proteção adequada, expõe as empresas a riscos legais, perdas financeiras e danos à reputação.
A falta de infraestrutura tecnológica adequada é um dos principais obstáculos visto que poucas organizações brasileiras possuem algum nível de automação em seus processos de gestão documental. Este cenário é agravado pelo fato de que muitas empresas ainda não compreendem plenamente o valor dos dados que possuem, tratando-os como um recurso secundário, em vez de um ativo estratégico.
Além das lacunas tecnológicas, há um déficit crítico de conhecimento e capacitação dos funcionários. A pesquisa “Cultura de Privacidade e Proteção de Dados”, conduzida pela ICTS Protiviti, aponta que a maior parte dos profissionais brasileiros não recebem treinamentos regulares sobre gestão de documentos e proteção de dados.
Este cenário é preocupante, pois sem a conscientização e o treinamento adequados, mesmo as melhores soluções tecnológicas falham em garantir a segurança total. O desenvolvimento de uma cultura corporativa orientada para a proteção de dados e a conformidade deve ser uma prioridade para todas as empresas que buscam se manter competitivas no cenário digital.
Outro ponto crucial é o aumento da exposição a ciberataques. Em 2023, o Brasil foi o segundo país mais afetado por cibercrimes no mundo, segundo a Kaspersky. Vemos assim a necessidade urgente de uma estratégia de gestão documental que integre medidas de segurança cibernética eficazes, protegendo tanto os dados dos clientes quanto os próprios interesses da empresa.
O cenário de transformação digital exige que as empresas reavaliem suas prioridades e compreendam a importância da modernização dos processos de gestão documental. A conformidade com a LGPD é apenas a ponta do iceberg; o verdadeiro desafio é criar um ambiente digital seguro, ágil e sustentável que acompanhe o ritmo acelerado das mudanças tecnológicas e regulatórias.
Com isso, empresas brasileiras precisam acelerar a transformação digital de suas práticas de gestão documental, adotando tecnologias inovadoras e promovendo uma cultura organizacional que valorize a segurança e a conformidade. Aqueles que se adaptarem a essa nova realidade não apenas evitarão penalidades legais e danos reputacionais, mas também estarão melhor posicionados para competir em um mercado cada vez mais orientado por dados e tecnologia.
(*) – É diretor Brasil da Externalia Solutions (https://externalia.es/).
