Fernando Wenceslau (*)
O estoque fantasma é um problema que, embora invisível, pode causar enormes prejuízos às empresas. Este fenômeno, caracterizado pela diferença entre a quantidade de produtos registrada no sistema e a quantidade física disponível, é mais comum do que se imagina e pode afetar qualquer negócio que dependa de um inventário preciso para suas operações. Segundo um estudo da IHL Group, varejistas perdem cerca de US$ 1,75 trilhão em vendas anuais globalmente devido a problemas de estoque, incluindo o estoque fantasma. Isso representa uma perda significativa de receita que poderia ser evitada com uma melhor gestão de inventário.
A ineficiência nos processos de gestão de inventário é uma das principais queixas. Erros manuais na entrada e saída de mercadorias, falhas no sistema de gestão de inventário, como software desatualizado ou mal configurado, agravam ainda mais o problema. Muitas empresas ainda dependem de processos manuais para a atualização de seu inventário, o que aumenta significativamente a probabilidade de erros.
Uma simples falha humana, como a digitação incorreta de uma quantidade ou a omissão de uma entrada, pode criar inconsistências difíceis de corrigir posteriormente. Produtos danificados que não são corretamente retirados do estoque registrado causam confusão, fazendo com que o sistema aponte itens disponíveis que não estão em condições de venda.
Só para se ter uma ideia, as perdas no Brasil chegam a aproximadamente R$ 21 bilhões em 2023 devido a problemas relacionados ao estoque fantasma, segundo a Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil. Pensando nos setores mais atingidos, os de moda, eletrônicos e alimentos são os mais impactados pelo estoque fantasma, com perdas significativas em vendas e aumento de custos operacionais, segundo a pesquisa da ECR Brasil.
As consequências do estoque fantasma são amplas e impactam diretamente a saúde financeira e operacional da empresa. Quando um cliente realiza um pedido de um produto que não está realmente disponível, a empresa perde a venda e a confiança do cliente. Em um mercado competitivo, isso pode significar a diferença entre sucesso e fracasso.
A necessidade de realizar inventários frequentes para corrigir discrepâncias eleva os custos operacionais. Isso inclui custos com mão de obra, tempo e recursos necessários para verificar fisicamente o estoque. Clientes frustrados com a falta de produtos podem deixar avaliações negativas, afetando a reputação da empresa. A confiança do cliente é essencial para a fidelização e para a construção de uma marca forte. Discrepâncias no estoque também complicam a gestão logística, impactando a eficiência na utilização do espaço de armazenagem e na movimentação de mercadorias.
O foco deve ser sempre no consumidor. A falta de organização dos estoques desaponta o consumidor e pode levá-lo para uma loja da concorrência. Os funcionários devem identificar onde isso ocorre e desenvolver uma estratégia para que isso não aconteça com frequência. A contagem física do estoque deve ser realizada de forma estratégica, focando em áreas de grande rotatividade de produto e áreas de risco.
A tecnologia moderna oferece diversas soluções para combater o estoque fantasma e garantir uma gestão de inventário mais eficiente. Entre as soluções mais eficazes estão a automação de processos, que reduz erros manuais e aumenta a precisão do inventário. Sistemas de gestão de estoque automatizados rastreiam e atualizam o inventário em tempo real, reduzindo a margem de erro. Tecnologias como RFID (Identificação por Radiofrequência) e IoT (Internet das Coisas) permitem um rastreamento preciso dos produtos, garantindo que as informações no sistema correspondam ao estoque físico.
O uso de blockchain na gestão de inventário oferece uma solução inovadora para garantir a integridade e a transparência dos dados. Com um registro descentralizado e imutável, é possível rastrear todas as transações de inventário, desde a entrada até a saída dos produtos, garantindo uma auditoria completa e precisa. Segundo a Deloitte, empresas que adotam sistemas automatizados de gestão de estoque conseguem reduzir os erros manuais em até 70%.
Além disso, a precisão do inventário pode aumentar em até 90% com a implementação de tecnologias como RFID e IoT, conforme estudo da McKinsey & Company. Essas tecnologias permitem um controle mais eficiente e preciso dos estoques, minimizando perdas e melhorando a operação logística das empresas. Investir no treinamento e capacitação da equipe é fundamental para garantir que todos os funcionários sigam os procedimentos corretos de registro e manuseio de mercadorias.
Processos claros e padronizados ajudam a minimizar erros humanos e garantir a precisão do inventário. A realização de inventários cíclicos e auditorias regulares é essencial para identificar e corrigir discrepâncias a tempo. Isso ajuda a manter um controle preciso do estoque e identifica problemas recorrentes que precisam ser solucionados. Sistemas avançados de gestão de inventário são projetados para facilitar as rotinas dos funcionários.
Eles são alimentados com dados relevantes que ajudam no monitoramento dos produtos, identificam padrões de perda nas lojas e auxiliam na busca por erros na loja física. Além disso, fazem um trabalho de previsão, identificando possíveis problemas futuros e permitindo que a empresa se prepare adequadamente. No combate ao estoque fantasma, a proatividade é essencial. Os problemas vão ocorrer, mas o trabalho deve focar em não mostrar essas imperfeições ao cliente e em saber lidar com elas.
As lojas físicas e a sede da empresa devem atuar em conjunto para combater esse problema, buscando sempre entender o que está causando as discrepâncias e as ações possíveis a serem realizadas. Como sabemos, o estoque fantasma aumenta o risco de as lojas fazerem pedidos de produtos muito cedo ou tardiamente. O primeiro cenário pode agravar problemas de armazenamento e levar à deterioração de produtos, enquanto o segundo pode resultar em perda de vendas devido a rupturas de estoque.
Os varejistas geralmente só percebem o estoque fantasma quando seus dados mostram que há produtos nas prateleiras, mas elas estão vazias. Para varejistas com um amplo sortimento de produtos ou que alocam o estoque em vários locais, o estoque fantasma pode se tornar rapidamente um problema. Empresas que mantêm registros de estoque imprecisos, devido a problemas na captura de dados em várias partes da cadeia de abastecimento, enfrentam esse desafio constantemente.
Para prevenção o ideal é realizar uma limpeza nos processos que resultam em imprecisões nos registros. Verificações e contagens mais direcionadas podem ajudar as operações da loja a identificar problemas de forma mais eficaz. Vincular essas contagens a uma previsão precisa da demanda é especialmente benéfico para itens perecíveis. A tecnologia preditiva oferece soluções inovadoras. O modelo de estoque preditivo utiliza Machine Learning para prever desvios de estoque e detectar imprecisões.
Esse modelo não apenas prevê o saldo verdadeiro do estoque, mas também recomenda dinamicamente quando as contagens de produtos devem ocorrer na loja. Essas recomendações são priorizadas por impacto nos negócios e sequenciadas com conhecimento do layout da loja. O modelo preditivo também gera estimativas de estoque mais precisas, usadas automaticamente para cálculos de propostas de pedidos. Isso permite ajustes preventivos no reabastecimento, otimizando a alocação de recursos antes das contagens direcionadas.
Sistemas existentes podem detectar e ajudar com problemas de estoque fantasma, mas muitas vezes são separados dos sistemas de estoque que a maioria dos varejistas já têm implementados. A integração do modelo de estoque preditivo em uma solução existente de planejamento da cadeia de suprimentos e execução de lojas pode melhorar a eficiência operacional e a precisão do reabastecimento.
Adotar tecnologia que identifica, prevê e mitiga o impacto do estoque fantasma é fundamental. Superar esse problema requer um gerenciamento de estoque proativo. Em qualquer mercado, ter adaptabilidade é crítico. Os varejistas precisam de um sistema que se ajuste à medida que seus negócios mudam, utilizando dados para informar decisões de estoque em tempo real e garantir uma previsão precisa de demanda e abastecimento no tempo correto.
É um desafio significativo, mas com as ferramentas e estratégias certas, é possível minimizá-lo e garantir uma gestão de inventário mais eficiente. A implementação de tecnologias avançadas, aliada a processos bem definidos e ao treinamento contínuo da equipe, é crucial para manter a integridade do inventário e assegurar o sucesso operacional da empresa. A precisão no controle de estoque não é apenas uma questão de eficiência, mas um diferencial competitivo que pode determinar o futuro do negócio.
(*) – É Diretor de Vendas as REL EX Solutions, multinacional líder em soluções unificadas de cadeia de suprimentos e planejamento de varejo (https://www.relexsolutions.com/customers/).
