André da Silva Lima (*)
Como trazer soluções efetivas em condições de fluxo de atividade em escala?
Foi assim que, dois anos atrás, iniciei estudos sobre a metodologia japonesa Kanban pela renomada Kanban University. E, na como trainer consegui novas oportunidades de carreira com destaque para as respostas dessa pergunta acima.
Atualmente, além de trainer, sou certificado como consultor, coach e liderança em Kanban, sendo responsável por treinamentos sobre como aplicar esse método em empresas de diferentes segmentos, tamanhos e formatos. Com cada treinamento aplicado a didática fica melhor e eu, que estou ali para ensinar, aprendo muito na contribuição de novos profissionais na área.
Mas, como começou minha jornada com o Kanban? – Em um momento importante da minha carreira fui desafiado a pensar em soluções para problemas com o fluxo de atividades em escala. Comecei a procurar referências em livros, depois apostei em cursos, mas nada era realmente efetivo. Uma nova perspectiva surgiu quando encontrei um curso chamado Kanban System Design pela Kanban University.
Durante o curso, comecei a aprender como resolver problemas de ineficiência operacional de colaboradores e equipes. Três meses depois, estava ingressando no segundo curso de Kanban, desta vez o Kanban Systems Improvement, uma continuação do anterior. E, neste curso, aprendi uma das lições mais valiosas em minha carreira: ser um profissional ágil não significa ser o mais rápido, mas desenvolver uma sincronia entre os projetos a serem entregues e o prazo combinado com o cliente.
Tenho observado que a busca por soluções frente às exigências do cotidiano empresarial e as dúvidas sobre como priorizar e organizar as atividades em um mercado concorrido em que a entrega de produtos e serviços inovadores é um requisito, poderiam ser facilmente solucionadas pelo método Kanban.
- – Então, você se pergunta: o que é o Método Kanban? – Foi criado por David Anderson, que utiliza princípios e práticas para gestão do fluxo de atividades.
Atualmente é muito conhecido por ter uma gestão visual para controlar tarefas e fluxos de trabalho em uma empresa. É utilizado para controlar, tanto atividades de times, como até mesmo para estruturar toda uma organização através de cadeias de valor.
Suas origens foram influenciadas no Lean, principalmente pelo uso da Toyota na década de 60, e o termo “Kanban” significa “sinalização”, ou seja, um sinalizar um espaço de trabalho liberado para iniciar uma nova demanda. Inicialmente, ele era utilizado nas linhas de produção e na gestão de estoque nas indústrias, onde eram atividades meramente operacionais, porém com algumas adaptações para ser utilizado em atividades de trabalho de conhecimento, foi possível aplicar tanto em atividades individuais, como em organizações.
Com o Kanban, é possível aplicar mapeando o que faz hoje, sem a necessidade de definir papéis e responsabilidades e sem revoluções, evitando resistências culturais de início. O motivo é a utilização de uma abordagem revolucionária, diferente de outras metodologias e frameworks ágeis. Essa agilidade de produção vem com o uso de cartões coloridos que representam as atividades que precisam ser feitas.
É possível utilizar cores diferentes – técnica conhecida como color coding – para indicar a relevância e prioridade da tarefa ou os responsáveis pela execução.
Os cartões devem ser organizados em fileiras que representam os status das atividades, sendo tarefas a fazer (to do), atividades em andamento (doing) e tarefas concluídas (done). As fileiras são organizadas em um quadro acessível a todos os funcionários, e que podem ser usados de duas principais maneiras:
• Kanban de produção consiste na visualização das etapas de um projeto para a organização e divisão das tarefas. Cada cartão pode conter uma breve explicação da atividade, prazo de conclusão e os nomes dos colaboradores;
• Kanban de Movimentação é utilizado quando diferentes equipes ou departamentos estão envolvidos em um projeto e precisam entender em qual momento devem desempenhar suas atividades de acordo com o andamento deste projeto.
- – Benefícios do Kanban – O método Kanban ensina que eficiência operacional não se resume a fazer mais com menos, mas a realizar atividades de maneira produtiva. Isso com automação de tarefas recorrentes, buscando soluções simples, mas eficazes, respeitando os diferentes cargos estando sempre aberto a mudanças.
O principal benefício do método Kanban é otimizar a gestão de tarefas ao oferecer uma visão ampla dos projetos, isso é fundamental para que os colaboradores de diferentes equipes consigam entender quais atividades cada uma delas precisa desempenhar.
Como o quadro de tarefas consegue reunir as informações mais importantes em um mesmo espaço, não será necessário checar uma infinidade de e-mails, listas de tarefas ou planilhas de atividades, o que impulsiona o aumento de produtividade.
- – Equipes mais bem alinhadas – Quando os colaboradores deixam de trabalhar individualmente e ingressam no trabalho em equipe é estabelecida uma cultura colaborativa na empresa, que deve respeitar a independência e a criatividade de cada funcionário.
O quadro de tarefas também ajuda o gestor a entender a divisão das atividades e o andamento das etapas do projeto para intervir somente quando necessário, o que resulta em uma melhora significativa na gestão de processos e de pessoal, sem que ocorra a microgestão, ou seja, quando o supervisor ou gerente centraliza as tarefas ao invés de delegar, realiza cobranças arbitrárias e supervisiona de maneira excessiva.
Esse aumento na eficiência ajuda a melhorar o relacionamento entre os colaboradores, gestores e clientes, além de influenciar na integração de novos funcionários. O método Kanban também pode representar uma boa ferramenta para a troca de feedbacks, e consequente redução de retrabalho e insatisfações.
O uso do quadro de tarefas também ajuda na detecção de problemas na gestão de projetos, sendo fundamental para estabelecer novas abordagens, adaptações e soluções para os processos através da simplificação ou remoção de atividades e mudanças nos cronogramas.
- – Como implementar na sua estratégia? – Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, o método Kanban não se restringe apenas à área de tecnologia, pelo contrário, qualquer organização pode aderir ao método, desde que possua fluxos de trabalho.
• Desenvolva uma estratégia de implementação gradual que demonstre resultados efetivos tanto internamente, quanto para os clientes, contudo, lembre-se que a implementação de uma nova ferramenta pode gerar certa resistência entre os colaboradores, especialmente quando esta serve para analisar a produtividade, portanto é fundamental preparar sua equipe;
• Em seguida, é importante mapear o processo, organizar o projeto em etapas e distribuir as demandas entre os funcionários. Considere o processo como um todo, da primeira etapa à entrega ao cliente;
• Tenha disciplina para usar o Kanban, ou seja, a participação de todos é fundamental, pois o método só funcionará se os colaboradores atualizarem os cartões de acordo com as etapas de execução do projeto.
- – O uso de Kanban evoluiu bastante desde sua invenção – Há mais de 70 anos atrás, o método consistia em um quadro com notas autoadesivas coloridas. Atualmente, existem maneiras mais modernas de utilizar esse método através de plataformas digitais que oferecem esse recurso.
Como Head de Agilidade na keeggo, recomendo a aplicação do método Kanban digital, especialmente durante essa fase de pandemia de Covid-19, em que o trabalho remoto ou híbrido é a escolha para a maioria das empresas.
É importante ressaltar que o método Kanban é voltado para pessoas, pois são os colaboradores que desenvolvem e entregam projetos de qualidade. Essa ideologia está alinhada à cultura da Keeggo, que investe em pessoas e coloca o cliente no centro das decisões na busca pelo melhor desenvolvimento da transformação digital.
(*) – É Head de agilidade na keeggo (https://keeggo.com/).
