Bruno Doneda (*)
O ano é 2021 e o Brasil ainda aposta em procedimentos burocráticos para diversas operações. Seja ir até um banco para resolver problemas pessoais ou até a abertura de uma empresa.
Muitos processos ainda são presenciais, demandam tempo e, por vezes, ainda há espera em grandes filas. Mas a maioria dessas etapas são regras impostas por órgãos públicos e que não podemos mudar. No entanto, podemos alterar alguns pontos para descomplicar essas tarefas, tornando tudo mais rápido e eficaz. E o que com toda certeza pode ser melhorado dentro das nossas empresas é o tempo gasto de forma desnecessária.
Você já esteve em uma reunião e pensou que aquilo tudo que foi falado poderia ter sido resolvido apenas com um e-mail? Pois é, de acordo com uma pesquisa da Bain & Company, empresas perdem 25% ou mais do seu tempo com atividades burocráticas ou improdutivas. Esse cálculo resulta em cerca de 10 horas semanais de cada um dos funcionários da empresa e uma dessas causas se deve ao número de reuniões desnecessárias ou com pouca objetividade.
Pode não parecer ou talvez a gente nunca tenha reparado, mas existem reuniões realizadas dentro das nossas empresas que duram uma hora e poderiam ter apenas 20 minutos se tivessem sido feitas com mais objetividade e direcionamento. É muito tempo perdido e se pensarmos em documentos em papéis nos damos conta que esse desperdício vai muito além. De acordo com especialistas, parar de preencher manualmente planilhas de estoque ou de contas a pagar, por exemplo, gera à empresa uma economia de até 30% a 40%.
Além disso, quanto mais processos manuais envolvidos, maior a chance de erros. Outro ponto é que muitas vezes nos pegamos procurando algum documento em meio aos quilos deles ou em séries de gavetas. Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos, o brasileiro gasta em média duas horas por dia para encontrar papéis importantes e o total de um mês de trabalho por ano é desperdiçado com gestores buscando informações por conta da desorganização de arquivos.
O uso de documentos digitais é uma ferramenta simples, que pode descomplicar tudo isso e eliminar a parte burocrática de fechar um acordo, levar o documento ao signatário, retornar e ir até o cartório para autenticação. Isso sem contar na eliminação do custo com um funcionário para realizar o processo, gastos com o próprio cartório e correr o risco do extravio do documento que muitas vezes conta com informações sigilosas.
Há algum tempo o Instituto Millenium divulgou que uma grande rede de lojas de materiais para construção passou a investir em certificados digitais, indo a cartórios somente para concluir compra ou aluguel de imóveis (algo que também está mudando atualmente). Com os seus mais de nove mil contratos assinados por meio eletrônico, a economia anual da empresa chegou a R$ 200 mil, apenas com impressão de papéis e reconhecimento de firmas.
O Brasil deu outro passo enorme em busca da digitalização e da desburocratização no ano passado. Em setembro, o presidente Jair Bolsonaro sancionou a Lei 14.063/20, que amplia o uso de assinaturas eletrônicas em documentos públicos e o acesso a serviços digitais.
Apesar de toda essa evolução até do governo, ainda vemos empresas que se prendem ao uso de documentos físicos e preferem continuar realizando suas contas em calculadoras comuns, preenchendo notas manualmente e outros processos que já podem ser feitos de forma digital há algum tempo. Está na hora dessas empresas se abrirem para o novo.
A pandemia foi um dos impulsos para a digitalização, mas não basta. É necessário apostar em novas ferramentas e abolir regras arcaicas dentro das empresas para que elas possam continuar em evolução e não ficando paradas no tempo.
(*) – É CEO e cofundador da Contraktor, plataforma de gestão de contratos e também um dos idealizadores do projeto Assinaturagratis.com.