A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor, mas muitas empresas ainda têm dúvidas sobre os impactos da legislação e sobre como proceder em suas rotinas diárias. Uma das áreas sensíveis à nova legislação é o setor contábil. Conforme explica a contadora Mara Denise Poffo Wilhelm (*), ainda existem pontos a serem melhor compreendidos, mas com alguns ajustes nos processos é possível ter mais segurança e estar em conformidade com a lei.
O primordial nestes seis primeiros meses foi absorver por completo dentro das empresas o objetivo principal da lei, que é o de preservar o sigilo dos dados pessoais da população brasileira. Dessa forma, é preciso rever todos os processos e contratos, inclusive de parceiros comerciais e fornecedores, visando estabelecer uma metodologia que proporcione segurança para as informações armazenadas. “O contador lida com dados pessoais diariamente e isso não irá mudar. O que precisamos é adequar a forma que tratamos e armazenamos esses dados, visando à segurança dos mesmos”, analisa Mara.
Importante lembrar que conforme a LGPD, dado pessoal é toda informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável. Isso envolve dados como nome, RG, CPF, endereço, data de nascimento, entre outros. “Com o crescente uso da tecnologia, também são considerados dados pessoais o e-mail, endereço de IP, dados de localização, e que segundo a Lei, esses dados são classificados em três categorias: dados pessoais, sensíveis e anonimizados. Portanto, a cada um deles deve ser dado o respectivo tratamento para a proteção”, explica.
Os contadores e escritórios de contabilidade processam diariamente todos esses dados dos colaboradores e também dos clientes. “O que percebemos nestes primeiros seis meses é que o principal é readequar os processos e conscientizar a equipe sobre a importância dos preceitos da LGPD. Outro ponto importante é analisar como os dados do setor contábil são armazenados, física e digitalmente. E adequar todo processo ou sistema que apresente vulnerabilidade. É preciso muita atenção neste ponto para que não haja vazamentos”, conta Mara.
A especialista também orienta para que sejam revistos contratos com colaboradores, clientes e fornecedores e que se deixe claro os dados que estão sendo obtidos, como serão tratados e armazenados. Mara lembra, ainda, que é preciso que o titular dos dados dê o consentimento para a coleta e o armazenamento destes dados.
Informa que é imprescindível que tenha a transparência entre os escritórios contábeis e seus clientes, fornecedores e empregados, adequando seus contratos e principalmente fazendo menção expressa sobre a responsabilidade do armazenamento dos dados, sigilo e principalmente autorização para divulgação dos mesmos aos órgãos públicos, pois diariamente a contabilidade repassa esses dados a esses órgãos por meio da entrega de declarações acessórias, pois é se sua incumbência fazê-lo.
“A LGPD tem muitas nuances e cada empresa precisa avaliar internamente seus processos, se precisa mesmo de todos os dados que coleta, como lida e armazena essas informações. Percebemos que não há uma receita pronta que vale para todos, razão pela qual, a contratação de profissionais especializados para essa análise é o que se orienta.
Os escritórios de contabilidade lidam com os dados de diferentes empresas diariamente e a LGPD impõe um desafio permanente sobre isso. Por isso, a atenção deve ser redobrada, mas acreditamos que com informação, processos claros e investimentos na segurança dos sistemas utilizados de coleta, armazenamento e tratamento de dados, é possível estar em conformidade”, conclui Mara.
(*) – É contadora e sócia da Contax Contabilidade e Planejamento Tributário (www.contax.srv.br).
