Pérsio Alberto Mandel (*)
Escrevo este artigo durante a pandemia do COVID -19 e do distanciamento social, que estou fazendo, seguindo as determinações dos competentes guardiões da saúde deste país, como muitos brasileiros.
Todos estamos tendo que lidar com um grande “quebra-cabeça”, ou seja, a tomada de muitas decisões as quais nos afetarão pessoal e profissionalmente. Uso o significado de quebra-cabeça do dicionário, ou seja, “um problema, é uma situação muito complicada ou de difícil solução”. (https://www.dicio.com.br/quebra-cabeca/).
Uma das ações de cunho terapêutico que tomei durante o isolamento social, foi o desafio de montar um quebra-cabeça (QC). Pela primeira vez resolvemos montar, em duas pessoas, um QC com 5.000 peças.
O exemplo de como montar este QC pode servir de referência para qualquer projeto complexo que tenhamos na nossa frente. Quando abri a caixa, para matar a minha curiosidade, havia um saco plástico com 5000 peças e nenhuma instrução que pudesse nos ajudar, nem qualquer referência de por onde iniciar a montagem.
E agora, por onde começar?
Definimos que a montagem deste quebra-cabeça seria tratada como um projeto complexo e seguiríamos algumas etapas. É este processo que quero compartilhar. Demorou três meses para ser concluído, uma lição que levarei e replicarei, sempre que tiver um desafio complexo a liderar e/ou realizar, seja na minha rotina ou em algo novo. O mesmo raciocínio serve para qualquer desafio complexo que você venha a ter.
A primeira etapa do planejamento se deu antes de efetuar a compra, com a escolha da imagem e o tamanho do QC, afinal precisaria caber sobre a mesa. Com o QC em mãos para o enquadramento, depois de pronto, seriam necessárias outras providências. É fundamental que façamos um bom planejamento, para identificar os recursos necessários e assim otimizar o tempo.
Fizemos a separação das peças por cor e, quando concluída essa etapa, em vez de um QC tínhamos 8 sub QC, além das peças que compunham a moldura externa. Cada um pegou um sub QC e começamos a jornada mais difícil, dar vida ao QC.
Cada um focado com sua área, não houve “perda de tempo” procurando peças nos conjuntos do outro. Quantas vezes, em um projeto, perdemos eficiência pois não temos o que necessitamos e ficamos no aguardo da chegada de recursos?
Achamos que fazer a moldura externa seria fácil; ledo engano. Havia 300 peças com formatos semelhantes e cores muito próximas. Conseguimos montar 80% e resolvemos avançar, afinal de contas alguma hora teríamos a moldura completa.
Uma vez por semana, havia uma avaliação do andamento do projeto e, transcorrido um mês do início, concluímos que precisaríamos mudar de estratégia, pois a simples separação das peças por cor não estava permitindo a produtividade esperada. Não é fácil admitir que a estratégia tem que ser alterada, mas como digo, “Se falhou, não chore, apenas faça as correções o mais rápido possível”.
Descobrimos que existiam 8 tipos diferentes de peças. A estratificação permitiu um ganho de agilidade no processo. Aconselho sempre a separar as atividades por pequenas ações, pois quanto mais desdobrarmos as ações, mais rápido chegaremos ao objetivo final.
Ao final do processo, contamos 20 “buracos” e 20 peças desencontradas, o que nos levou a conclusão de que no mínimo vinte peças estavam em locais errados. Fazer uma revisão peça a peça encaixadas, quando temos 5000 a conferir, exige muita dedicação.
Finalmente conseguimos e, como última atividade, reconhecemos a conquista.
Segue um pequeno lembrete de como gerenciar um (“quebra-cabeça”) projeto complexo:
- Faça um bom planejamento, observando recursos, equipamentos, pessoal e definindo etapas, atividades e resultados.
- Divida as atividades de acordo com os conhecimentos e habilidades das pessoas envolvidas.
- Avalie frequentemente o andamento do projeto
- Caso precise, mude de estratégia rapidamente.
- Reconheça o resultado alcançado com todos os envolvidos.
Todos somos capazes de resolver qualquer desafio, por mais complexo que seja. Se tivermos as competências requeridas, os “quebra-cabeças” serão apenas peças de decoração e lembrança de desafios realizados.
(*) É Membro da iniciativa Empreendedores Compulsivos, Químico (UNICAMP), pós-graduação em Administração de Empresas (FGV). Sócio da AKIA Assessoria Empresarial LTDA. com foco em Inovação Estratégica. Coautor do livro “Organizações Inovadoras do Setor Financeiro”. Organizador do livro “Aqui tem Inovação”. Professor convidado no Curso Gestão da Inovação na UFABC. Vencedor do “Bronze Winner in the region of Latin American”no Reimagine Education 2019
