O Governo Federal publicou o decreto 10.278/2020, que estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados. A partir de agora, os documentos digitalizados passam a ter os mesmos efeitos legais dos físicos. A medida visa simplificar o processo e proporcionar economia para empresas privadas e órgãos públicos, já que não haverá mais a necessidade de armazenar toda a documentação física.
Já nas relações que envolvam entidades públicas, os documentos vão precisar de um certificado digital padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). De acordo com Hermínio Gonçalves, diretor comercial da SoftExpert – fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento de processos – existem soluções no mercado bastante acessíveis que facilitam o trabalho de digitalização e estar em conformidade com a normativa.
“Para auxiliar no cumprimento dos requisitos do decreto, é fundamental uma plataforma completa para digitalização de documentos e gestão do conteúdo corporativo. É possível, com um conjunto de tecnologias necessárias, criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos relacionados aos processos organizacionais”, afirma.
Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento, assim como a rastreabilidade e a auditoria dos procedimentos empregados. O decreto prevê ainda a utilização de padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado.
Utiliza-se o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para capturar automaticamente as informações relevantes para o negócio. Em seguida, aplica-se a assinatura digital nos documentos, inclusive com carimbo de tempo, que atesta a data e a hora exatas em que um documento recebeu a assinatura digital. Como resultado, elimina a entrada manual de dados, agiliza as operações, garantindo a confiabilidade e integridade do conteúdo (AI/SoftExpert).
