A rotina dos departamentos de Recursos Humanos (RH) é cercada por atividades complexas, especialmente se tratando da documentação que envolve a jornada do colaborador, como contratos, termos aditivos, autorização de férias, licenças e desligamentos. Nesse contexto, as plataformas de assinatura digital cumprem uma função essencial para descomplicar a área, sobretudo, em um cenário no qual o trabalho remoto se tornou uma realidade para muitas empresas.
Pensando em auxiliar os profissionais de RH a terem uma melhor visão sobre os benefícios oferecidos por essa tecnologia, Nahim Silva, CFO da D4Sign, plataforma de assinatura eletrônica e digital, e Gabriela Marinho, coordenadora administrativa da empresa, elencaram alguns pontos importantes para considerar ao implementar a ferramenta na rotina de trabalho. Confira:
Mais agilidade e Menos burocracia
Em primeiro lugar, a utilização de uma plataforma de assinaturas digitais tem o potencial de elevar significativamente a eficiência operacional das equipes de RH, simplificando a maneira de como os documentos são criados, distribuídos e assinados.
“A gestão de documentos torna o processo muito mais ágil, pois não há necessidade de realizar uma operação demorada que inclui a impressão, coleta manual de assinaturas, digitalização e organização de papelada, uma vez que tudo é feito dentro da plataforma, dispensando, também, a exigência de encontros presenciais. Como resultado, o tempo que antes era gasto em tarefas burocráticas pode ser direcionado para atividades estratégicas, como recrutamento, gestão de talentos e desenvolvimento organizacional”, explica Gabriela.
Redução de custos operacionais
Por sua vez, Nahim ressalta que a transição de documentos físicos para o modelo digital também traz uma série de benefícios financeiros para o departamento de RH. Ao diminuir o uso de papel, é possível cortar drasticamente alguns custos que vão além desses próprios insumos, incluindo caixas, armários ou até mesmo salas para armazenamento, que demandam, também, escritórios maiores, juntamente à manutenção de impressoras por uso constante. Tudo isso, somado às despesas com o envio de documentos para outros locais, que se duplicam caso haja algum erro no material.
Segurança de dados e armazenamento: apoio na LGPD
Outro ponto importante é a confidencialidade de dados, preocupação central para os departamentos de RH, que lidam com uma grande quantidade de informações sensíveis sobre os colaboradores.
“Nesse contexto, as plataformas de assinatura eletrônica oferecem um nível mais elevado de segurança, visto que utilizam criptografia e autenticação avançadas para proteger a integridade e a privacidade dos documentos, tratando todos os dados em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP). Além disso, o armazenamento de arquivos em nuvem oferece uma camada adicional de proteção contra perdas e acesso não autorizado”, diz Gabriela.
Reforço das práticas ESG
As empresas estão cada vez mais focadas em adotar práticas que se alinhem à agenda ESG, e a tecnologia é uma forte aliada para tornar as operações mais sustentáveis. Diminuir o uso de documentos físicos significa diminuir, também, a pegada de carbono e a geração de resíduos associados à produção, transporte e descarte de papéis. Paralelamente, isso contribui na construção de uma cultura organizacional sólida, considerando que os valores da sustentabilidade devem fazer parte do cotidiano operacional de uma empresa, não se limitando apenas a ações pontuais.
Transformação digital no RH
A transformação digital tem viabilizado novas soluções para otimizar a rotina dos departamentos de RH, desde a elaboração até a leitura de documentos. “O CLM é capaz de otimizar o tempo na gestão de contratos a partir da padronização de alguns processos, com fluxos mais curtos e assertivos. Já a D4Sign.AI, funcionalidade que utiliza inteligência artificial, auxilia os signatários a ter uma melhor compreensão dos documentos, fornecendo um resumo das cláusulas mais importantes e um chatbot que responde dúvidas simples em tempo real. Juntas, as ferramentas podem agilizar o processo de contratação e fortalecer a transparência da empresa com seus colaboradores, criando uma boa experiência desde os primeiros momentos” finaliza Nahim.
