Após dois anos de pandemia, as convenções empresariais estão voltando com força total no mundo dos negócios.
“Organizações dos mais diversos segmentos e portes sabem que uma convenção é imprescindível para alinhar objetivos, destacar conquistas e traçar os rumos da empresa”, afirma Silvio Sallowicz, CEO da Duo & Ecco, referência em viagens de incentivo, eventos e campanhas para o setor corporativo.
Para uma convenção ser bem sucedida, é fundamental que haja um planejamento cuidadoso. Veja, a seguir, dicas de Silvio para um evento memorável:
1.– Organize uma agenda e preze pela antecedência – O principal objetivo da convenção é inspirar as pessoas e expandir seus horizontes, e, para isso, é preciso conhecer bem os participantes do seu evento.
É importante entender quais são as expectativas dos colaboradores, quais ações poderiam ajudá-los, esclarecendo também as principais dúvidas deles sobre os rumos da empresa. Para isso, é recomendavel definir, além do cronograma diário de cada dia do encontro, o tipo de programação, bem como seu público.
Exemplo: pondere se todos deverão participar de todas as palestras e atividades ou se estas vão ser executadas simultaneamente e as pessoas poderão escolher quais desejam participar. Cada detalhe conta para o resultado final da convenção, por isso, é interessante preparar a agenda com antecedência, cerca de quatro a seis meses antes, a depender do porte do evento.
- – Procure fazer em um hotel – Os hotéis são excelentes escolhas para as convenções. Muitos hotéis têm áreas de conferência com todas as comodidades necessárias, como projetores e sistemas de som. Além disso, a equipe do hotel pode cuidar de toda a logística, como alimentação e acomodação, o que permite que o time empresarial fique concentrado exclusivamente na programação do evento.
No mais, os hotéis também permitem que você escolha entre uma variedade de espaços para realizar as conferências. É possível realizar a realizar a reunião em espaços fechados ou até mesmo ao ar livre, se o tempo estiver bom. Assim, tudo fica mais animado.
- – Defina quais serão os palestrantes e personalidades das atividades – Um dos passos mais importantes é criar uma lista com nomes de palestrantes ou personalidades para a sua convenção, levando em conta relevância, expertise e credibilidade no mercado. Todos eles devem estar alinhados com os objetivos da empresa e intenções da convenção.
Uma escolha cuidadosa é importante porque esses nomes conseguirão atrair e interessar ainda mais os participantes, transmitindo conteúdos ricos e motivacionais ou propiciando experiências poderosas para criar conexão com o seu público.
- – Tenha as bonificações em vista – Por mais que as convenções sejam encontros profissionais, é importante entender que elas também servem para descontrair e fortalecer os laços de pertencimento entre colaboradores.
São ocasiões favoráveis para premiações, brindes e certificados, que são importantes incentivos para o time. Uma convenção de sucesso deve encantar e surpreender os convidados.
- – Divulgue a conferência amplamente – A convenção deve ser divulgada de forma clara e objetiva entre os convidados. Se o comparecimento for obrigatório – como, por exemplo, uma reunião motivacional para a força de vendas – o departamento de marketing terá o papel de animar e motivar os participantes.
Se não houver obrigatoriedade (como acontece em lançamento de produtos, por exemplo), o marketing deverá criar estratégias que estimulem o engajamento entre os colaboradores. E na hora de divulgar o evento, vale utilizar diversos canais internos de comunicação, como email marketing, redes sociais, boletins informativos, quanto mais, melhor. – Mais informações: (https://br.linkedin.com/in/somos-duo-ecco-22045a131).
