Marcelo Araújo (*)
O setor de Recursos Humanos (RH), um dos principais pilares dentro das organizações, vem passando por uma profunda transformação na era digital.
Um bom exemplo é a inteligência artificial, que já se tornou uma ferramenta do dia a dia para três de cada dez profissionais de RH no Brasil, segundo a pesquisa “Transformação Digital do RH”, feita pela Think Work e pela Flash.
De fato, a rotina da área está mudando bastante e, dentro deste contexto, a automação de processos e a digitalização de documentos são essenciais. Afinal, é preciso otimizar sua operação e proporcionar uma experiência mais segura e ágil tanto para os colaboradores quanto para os gestores. Não há para onde fugir: modernizar-se é imprescindível para que o RH acompanhe as demandas crescentes de um mercado cada vez mais competitivo e focado em dados.
Isso porque a gestão de documentos digital é uma das principais ferramentas que suportam a transformação digital neste setor. Através da digitalização, o setor de Recursos Humanos pode reduzir custos operacionais, aumentar a segurança das informações e minimizar erros comuns na manipulação de dados em papel.
Em uma área repleta de processos burocráticos que vão desde a contratação até a gestão de benefícios, digitalizar permite que as informações de cada colaborador sejam armazenadas em plataformas seguras, de fácil acesso e integradas aos demais sistemas da organização. Isso facilita não apenas o armazenamento seguro, mas também o acesso rápido a documentos essenciais para a tomada de decisão e o atendimento a auditorias, normativas de compliance e políticas internas.
Além disso, a segurança digital também precisa ser levada em conta, já que as informações dos colaboradores incluem dados pessoais, financeiros e de saúde, o que exige alto nível de proteção para evitar vazamentos e acessos não autorizados. As soluções digitais de gestão de documentos geralmente são equipadas com funcionalidades de criptografia, autenticação de usuários e controle de acesso, o que significa que apenas pessoas autorizadas podem acessar documentos específicos, evitando riscos de exposição de informações confidenciais. Vemos que a tecnologia facilita ainda o rastreamento de qualquer acesso ou modificação em documentos, proporcionando uma camada adicional de segurança para auditorias e controle de conformidade.
Outro ponto importante é que, com a digitalização e a automação de processos, o RH consegue eliminar tarefas repetitivas e burocráticas. Nos últimos anos, a utilização de softwares de gestão de documentos está se popularizando porque reduz o tempo de execução de diversas tarefas e evita falhas humanas.
Com esse ganho de eficiência, os profissionais de RH têm condições de dedicar mais tempo a atividades estratégicas e de valor agregado, como desenvolvimento de talentos, engajamento de colaboradores e melhorias na cultura organizacional. Outra vantagem é a resposta a demandas emergenciais, possibilitando que o RH atue de forma mais proativa e integrada às metas de negócios.
A tendência é que a gestão de documentos digital tende a evoluir ainda mais no setor de Recursos Humanos nos próximos anos. Com a adoção de tecnologias emergentes, como inteligência artificial e aprendizado de máquina, a previsão é que os processos se tornem ainda mais inteligentes e personalizados, com o RH sendo capaz de identificar padrões, otimizar a experiência do colaborador e tomar decisões mais embasadas.
Sem dúvidas, a segurança e a agilidade oferecidas pela gestão de documentos digital são a base que contribuirão para uma área de Recursos Humanos mais estratégica, eficiente e alinhada às necessidades do mundo moderno. Ao incorporar essas soluções tecnológicas, as empresas podem alcançar novos patamares de eficiência, segurança e produtividade, assegurando que o RH esteja à altura dos desafios de um mercado cada vez mais dinâmico e digital.
(*) Diretor Comercial da eBox Digital.