Tailan Oliveira (*)
Implementar um software na empresa é, por si só, uma tarefa complexa. Além disso, esse trabalho pode se intensificar ainda mais quando se pensa na integração de um ERP (Enterprise Resource Planning), uma vez que ele requer um planejamento cuidadoso e a execução de estratégias para superar eventuais desafios.
Para que a jornada de implementação de um ERP alcance o resultado esperado, é fundamental seguir alguns passos durante o caminho. E, por se tratar de um projeto de alta complexidade e que envolve diversas áreas da empresa, essas etapas são primordiais para garantir a integração da ferramenta com os objetivos da empresa – apesar dessa ainda não ser uma realidade em muitas organizações. Como prova disso, segundo pesquisas da Gartner, 70% das estratégias do ERP não estão alinhadas com a do negócio.
Certamente, durante a execução da integração do ERP, podem aparecer alguns obstáculos que, quando não superados, podem acarretar o desempenho da ferramenta. Dentre eles, os desafios mais comuns que se destacam são:
1 Requisitos mal definidos: essa falta de clareza e compreendimento pode levar a resultados insatisfatórios do software. Sendo assim, antes de tudo, é necessário documentar e entender quais são esses pontos, para direcionar com exatidão aquilo que espera obter com a ferramenta.
2 Criação de expectativas não realistas: é preciso ter cautela. Antes de criar altas metas, é fundamental conhecer a fundo a real capacidade do software para evitar frustrações, principalmente se o sistema não tiver estrutura para atender a todas as expectativas.
3 Falta do envolvimento dos usuários: de nada adianta implementar um ERP, sem que aqueles que utilizarão a ferramenta no dia a dia não participarem ativamente deste processo – o que pode levar a problemas. Ou seja, é necessário que os colaboradores sejam englobados neste processo, a fim de garantir que o software irá atender as necessidades do negócio.
4 Resistência à mudança: receios quanto a adotar um novo sistema são algo comum, infelizmente. Toda transformação pode causar desconforto, desta forma, é crucial comunicar as vantagens e benefícios que a ferramenta irá agregar e fornecer treinamentos para preparar os times.
5 Integração com sistemas legados: complementado o tópico anterior, muitas organizações iniciam a implementação do ERP ainda utilizando o software anterior. Isso pode causar um esforço a mais para garantir que os dados sejam transferidos de forma correta, além de abrir margem para eventuais problemas técnicos.
6 Gerenciamento de mudanças: a chegada de um novo software envolve mudanças nos processos e rotinas. Mas, através de um gerenciamento correto dessas etapas, é possível minimizar os impactos e garantir uma transição eficaz.
7 Limites orçamentários e de prazos: restrições em relação a verba e tempo de conclusão do projeto podem afetar a implementação do software. Desta forma, é essencial estabelecer um orçamento condizente com a realidade, bem como levar em conta todo o escopo do projeto.
8 Eficácia do software: atualmente, existem diversas opções no mercado. No entanto, problemas como falhas no desempenho precisam ser registradas durante a implementação. E, para isso, é importante realizar rigorosos testes para identificar e corrigir tais pontos.
Todos os desafios apontados podem surgir durante o processo de implementação do ERP. No entanto, algumas práticas ajudam efetivamente a mitigar esses riscos, como realizar uma análise detalhada para prevenir eventuais obstáculos; desenvolver um planejamento detalhado do processo, englobando as etapas de cronograma, recursos, e definição das responsabilidades e, sobretudo, envolver todas as partes interessadas por meio de treinamentos a fim de sua máxima participação na execução do projeto.
Enfrentar os desafios e superar as dificuldades durante a implementação do ERP é algo contínuo. Desta forma, contar com o apoio de uma consultoria especializada nessa abordagem pode ser uma excelente alternativa para atravessar esses processos com maior eficácia.
Independente do porte e segmento, sem dúvidas, investir no uso de um software como um ERP é uma excelente alternativa para garantir uma melhor gestão e organização da empresa. No entanto, sua implementação é algo desafiador, uma vez que envolve diversos elementos e etapas que precisam ser seguidas, a fim de garantir sua máxima eficiência. Por sua vez, com um planejamento adequado, é possível atravessar todos os obstáculos e garantir o resultado esperado: mais do que agilidade, qualidade e eficiência.
(*) Vice-presidente de Growth da ALFA Sistemas.