Inon Neves (*)
Priorizar o digital é o caminho a seguir para organizações se manterem competitivas no mercado.
Nosso Relatório sobre o Estado da Indústria de 2023 revelou que 43% dos entrevistados pretendem aumentar o investimento em repositório/gestão de documentos digitais nos próximos 12 meses, embora as restrições orçamentais tenham sido listadas como um desafio para muitos dos mesmos entrevistados.
Não é à toa que as empresas têm buscado por soluções de armazenamento digitais, já que os benefícios são inúmeros e vão da conformidade à acessibilidade.
A seguir, trago alguns motivos e benefícios que o armazenamento digital traz para as organizações.
Disponibilidade e agilidade
Um colaborador pode gastar em média 1,8 horas por dia procurando informações, ou seja, mais de nove horas por semana. O tempo que deveria ser empregado em atividades mais estratégicas é despendido tentando localizar arquivos.
O armazenamento digital permite que os documentos críticos para o negócio estejam prontamente disponíveis em um ambiente organizado e estruturado, podendo ser localizados e acessados rapidamente.
Além disso, a digitalização oferece maior precisão e velocidade em comparação aos processos manuais, com menos erros. O processo altamente escalável acomoda maiores volumes de dados e, ao mesmo tempo, reduz os custos do trabalho manual.
Segurança e Acesso
As organizações necessitam de um método seguro e eficiente para acesso e compartilhamento desses documentos. No entanto, os dados mostram que as empresas precisam melhorar a forma como compartilham documentos.
Um relatório recente sobre perda de dados do Egress revelou que 80% dos funcionários usam e-mail para compartilhar dados e documentos confidenciais com partes internas e externas. Além disso, o relatório indicou que 83% das empresas já sofreram violações de dados por e-mail.
Com um armazenamento digital a organização tem o controle de quando o documento é acessado e por quem, além de poder restringir o acesso apenas para visualização, para que nenhuma cópia seja feita ou encaminhada, além de permitir a criptografia destes documentos, conferindo ainda mais segurança.
Localização
Em organizações que estão geograficamente dispersas, com escritórios em diferentes estados, cidades ou até mesmo países, a troca de documentos físicos é um desafio.
A digitalização de documentos resolve o problema geográfico ao tornar as informações acessíveis de qualquer lugar, gerando inclusive redução de custos com remessas de papéis para outras filiais, e evitando riscos de perda de documentos e até de cópias não autorizadas.
Tornar seus documentos digitais não faz sentido apenas do ponto de vista organizacional, é também a maneira número um de garantir a segurança e a proteção a longo prazo de seus registros.
(*) É vice-presidente sênior da Access Latam.